信息化背景下加强数字档案管理的探索
高士成
摘要：信息技术的高速发展改变了我国各个领域的发展模式，其中，数字档案便是其中之一。数字档案管理模式打破了传统档案管理工作的诸多弊端，无论是保存、保管，还是编研等方面都呈现出了其独具的高效性。然而，由于我国数字档案管理工作的应用尚处于初期发展阶段，受多种内外因素的影响还存在着一定问题有待解决。本文就信息化背景下数字档案管理的有关问题进行分析，并提出相应解决对策，希望能为相关工作人员提供一定的参考。
关键词：信息化 数字档案 解决对策 管理资源
中图分类号：G271 文献标识码：A
信息技术在档案管理工作中的应用是一个不断发展的过程，在传统的档案管理工作中，各类档案都需要人工对其进行分录、编码和排列，不仅任务量大、工作效率低，还容易因个人的疏忽而出现各种错误。然而，随着信息化技术的不断渗透融入，数字化档案管理模式逐渐应用到各个档案管理工作中去，极大地解放了人力资源，让整个分录、编码和排列工作全部在网络系统中进行集约式完成，不仅提高了档案管理工作效率，还减少了人工管理中的常见错误问题。
1 信息技术对档案管理的影响分析
1.1优化管理模式
互聯网的高速发展使得数字档案管理模式在网络技术的支撑下应运而生，数字档案是大数据时代下的发展成果，其使得从事档案管理工作技术人员的职业意识得到了一定提升，在档案管理的过程中也逐渐认识到了档案的附加价值，并在日常工作中注重对其档案利用价值的分析，从而使得我国数字档案管理向服务型和开放型的工作性质转变。档案管理工作的另一个管理模式的转变是空间转变，传统档案管理受工作空间限制比较明显，工作人员需要大量的空间对不同档案进行分类、整理，而数字档案管理则通过互联网云数据进行记录，不仅打破了空间限制，更提高了档案管理工作的效率，并让整个档案管理实现了实时传送[1]。
1.2削弱管理者对管理资源的掌控力
传统的档案管理工作中受到了严格的限制与管控，甚至可以说整个档案记录都被档案管理部门所垄断，其他人是很难在档案管理部门轻易得到相关性信息和资料。然而，随着数字化档案管理模式的出现，档案管理逐渐成了一种可利用的信息资源，其获取途径也逐渐变得开放化，很多档案资料能够在特定的密码和账号解锁中获得，人们能够通过特定的方式对档案信息进行获取，这样的档案管理模式极大地解放了档案管理部门对档案的掌控力。
1.3档案管理工作核心日趋完善
传统档案管理工作十分重视对档案的封存、归类和管理，却忽视了档案管理之间的文书工作，这样的档案管理方式导致两者之间出现了明显的界限。网络技术的不断发展也推动了各类软件和文档的革新，档案管理人员能够通过互联网对档案的前期文书工作进行归档和存储，从而保证档案的统一和完整。为了能够切实保证电子档案和电子文件的真实性，在电子文件生成的过程中就必须对其进行实时监督，从而保证档案的真实性。因此，我们要认识到数字档案管理已经将传统的档案文件管理向数字文档信息的整体迈进[2]。
2 当前我国数字档案管理中存在的问题分析
2.1数字档案管理模式未受到足够的重视
数字档案管理模式的建立是档案管理工作的改革，其不仅改变了传统档案管理的方式和过程，还涉及了档案管理所需要的各方面条件。例如，在数字档案管理模式的构建中除了要保证档案管理室的应用，还要建立完备的档案管理制度、数字档案数据库和相关的计算机硬件设备等。这些内容的构建都需要一定的专业要求和人员配置。然而，虽然信息技术的发展已经逐渐融入到了档案管理工作中，并形成了完备的数字档案管理工作。但很多人对数字档案管理的重视程度还不够，无论在人员配置还是技能培训方面都存在着较大的漏洞，这对我国数字档案管理的发展产生了极为不良的影响。
2.2档案管理人员信息技术水平较弱
数字档案管理是一项集综合化与复杂化为一身的工作，其对工作人员的技术素养要求较高。当今很多数字档案管理部门的工作人员缺乏完备的技术能力，在设计计算机软硬件的综合问题方面往往表现得过于低效，特别是关于扫描和数字影像等方面的内容，很多档案管理人员的能力都是难以胜任的。当前诸多从事档案管理工作的技术人员具备一定的专业化水平，却在信息技术方面存在着一定的不足，从而让档案管理工作的效率大打折扣。为此，强化档案管理人员信息技术水平是当前我国数字档案管理工作中的重中之重。
2.3数字档案管理的法律效率问题
档案资料和信息是对原始资料的记忆和保存，在传统的档案管理工作中，其档案的完整保存不仅能够在一些特殊工作中用作凭证，还具备一定的法律效率。然而，随着数字电子档案的出现，这种档案信息和档案资料便能够通过某些技术手段进行修改，且被修改的档案资料很难再对其进行甄别，让档案资料和档案信息的真实性缺失，严重影响了档案管理的安全性。此外，数字档案信息存储在互联网云端和电子硬盘中，这样的存储方式很容易让档案信息与其载体发生分离，从而导致个人档案信息的泄露，并以此引发“信任危机”。
2.4数字档案管理存在一定的安全风险
虽然数字档案的出现提高了档案管理工作的便捷性，并有着传统档案管理方式中不具备的多种优势，但其在安全方面也存在着诸多的隐患。主要表现在如下三个方面：第一，硬件设备故障。硬件设备故障是对档案管理工作形成最大的安全故障，数字档案主要存储在电子设备中进行随时整理和分类安排，一旦硬件设备出现故障便容易导致数字电子档案文件损坏，使得档案信息发生丢失或因代码错误无法打开。第二，软件系统故障。就目前而言，数字档案管理中的信息资料大部分保存在数据库中，而一旦软件系统出现故障便容易使得数据库中的信息资料消失或损坏，并造成不可恢复的严重后果。第三，病毒入侵问题。数字档案依赖于互联网，这便容易让其信息暴露在整个网络视野下，一些不法黑客容易利用互联网病毒对数字档案进行攻击，从而窃取或摧毁相关的档案信息内容，让数字档案管理的安全性受到极大的威胁。
3 基于信息化背景下加强我国数字档案管理的路径
3.1加强档案信息基础设施建设，提高数字档案重视程度
档案管理除了能够对一些重要的资料信息进行记录，还能为各个部门的任务提供资料保障。为此，若想提高数字档案管理的规范性和安全性，需要优先强化工作人员对其的重视程度。将强化档案基础设施建设作为各个档案部门的重点任务进行推进。数字档案管理不能完全脱离纸质档案而独立存在，其档案管理工作部门仍然要建立在充足的室内空间，在电子设备的采购中一定要保证其配置，确保对档案进行收集、存储、加工和传输等工作时能够高效、顺利完工。
3.2强化人才素质培养，建設人才培训机制
人才队伍建设在任何部门的发展中都需要作为首要任务推进，档案管理部门同样如此。尤其是数字档案管理工作更需要高技术素养的人才进行管理，这样才能保证档案管理工作的稳健运行。为此，档案管理部门的工作人员必须要进行严格的选拔，除了要对其技术水平进行测试以外，还要定期进行业务能力的强化，即举办一定的数字档案管理工作研讨会，对技术人员进行培训。需要注意的是，由于数字电子档案重点应用互联网技术进行工作，因此，其培训内容亦要特备注重计算机技术、网络技术和信息安全技术等方面内容的培训。唯有如此，才能建立起具有高素质的档案管理人才队伍。
3.3减少“信任危机”，加强档案信息技术应用
电子档案容易出现存储媒介与档案信息分离的风险，从而引发“信任危机”，此类问题单凭档案管理技术人员的个人努力是无法避免的，必须要对档案的信息技术、应用水平进行革新，即在档案管理时采用一系列的档案安全信息技术，对档案进行双重加密，这样能够保证档案信息的安全性。例如，在档案数据访问的过程中需要对访问人员设置严格的身份确认，并对档案中容易被修改的内容和数字进行权限设置，这样便能有效地避免档案信息被修改，从而降低信任危机。
3.4建设数字档案安全保障体系，维护档案信息安全
数字档案安全管理对数字档案信息安全的维护起着至关重要的作用，在档案管理工作中要将其安全问题置于首要位置。首先，硬件方面的安全管理工作必须落实。档案管理部门要周期性对计算机等硬件设备进行更换，保证硬件系统的稳定性，防止因硬件老化或损坏而发生信息数据丢失的问题。其次，要对数字档案管理工作制定针对性的安全管理制度。其管理制度中要对文档管理制度和人员管理制度进行额外强化。最后，打造先进的信息系统。独立的档案信息管理系统更能够提高其数据信息的安全性，档案管理部门要重点对信息系统进行研发和设计，还可以对相对机密的数据进行加密操作，有针对性地采取安全对策。
随着信息技术的不断发展，数字档案管理模式的应用已经成为时代发展的必然结果，不仅提高了档案管理的效率，更保证了档案管理的规范性与科学性。现阶段档案管理的工作人员，能够通过数字档案管理全面实现档案的收集、鉴定、整理、保管和开发利用一体化。随着数字档案的开发，我国数字档案亦被提出了更高的要求和标准，各个档案管理部门的工作人员，需要积极开发利用数字档案，从而保证档案管理工作的稳健运行。
参考文献：
[1] 程春艳.大数据时代下档案管理的应对策略研究[J].智库时代，2017（13）：180- 181.
[2] 刘思洋.基于用户体验的数字档案资源服务品质提升[J].山西档案，2017（5）：68- 70.
摘要：信息技术的高速发展改变了我国各个领域的发展模式，其中，数字档案便是其中之一。数字档案管理模式打破了传统档案管理工作的诸多弊端，无论是保存、保管，还是编研等方面都呈现出了其独具的高效性。然而，由于我国数字档案管理工作的应用尚处于初期发展阶段，受多种内外因素的影响还存在着一定问题有待解决。本文就信息化背景下数字档案管理的有关问题进行分析，并提出相应解决对策，希望能为相关工作人员提供一定的参考。
关键词：信息化 数字档案 解决对策 管理资源
中图分类号：G271 文献标识码：A
信息技术在档案管理工作中的应用是一个不断发展的过程，在传统的档案管理工作中，各类档案都需要人工对其进行分录、编码和排列，不仅任务量大、工作效率低，还容易因个人的疏忽而出现各种错误。然而，随着信息化技术的不断渗透融入，数字化档案管理模式逐渐应用到各个档案管理工作中去，极大地解放了人力资源，让整个分录、编码和排列工作全部在网络系统中进行集约式完成，不仅提高了档案管理工作效率，还减少了人工管理中的常见错误问题。
1 信息技术对档案管理的影响分析
1.1优化管理模式
互聯网的高速发展使得数字档案管理模式在网络技术的支撑下应运而生，数字档案是大数据时代下的发展成果，其使得从事档案管理工作技术人员的职业意识得到了一定提升，在档案管理的过程中也逐渐认识到了档案的附加价值，并在日常工作中注重对其档案利用价值的分析，从而使得我国数字档案管理向服务型和开放型的工作性质转变。档案管理工作的另一个管理模式的转变是空间转变，传统档案管理受工作空间限制比较明显，工作人员需要大量的空间对不同档案进行分类、整理，而数字档案管理则通过互联网云数据进行记录，不仅打破了空间限制，更提高了档案管理工作的效率，并让整个档案管理实现了实时传送[1]。
1.2削弱管理者对管理资源的掌控力
传统的档案管理工作中受到了严格的限制与管控，甚至可以说整个档案记录都被档案管理部门所垄断，其他人是很难在档案管理部门轻易得到相关性信息和资料。然而，随着数字化档案管理模式的出现，档案管理逐渐成了一种可利用的信息资源，其获取途径也逐渐变得开放化，很多档案资料能够在特定的密码和账号解锁中获得，人们能够通过特定的方式对档案信息进行获取，这样的档案管理模式极大地解放了档案管理部门对档案的掌控力。
1.3档案管理工作核心日趋完善
传统档案管理工作十分重视对档案的封存、归类和管理，却忽视了档案管理之间的文书工作，这样的档案管理方式导致两者之间出现了明显的界限。网络技术的不断发展也推动了各类软件和文档的革新，档案管理人员能够通过互联网对档案的前期文书工作进行归档和存储，从而保证档案的统一和完整。为了能够切实保证电子档案和电子文件的真实性，在电子文件生成的过程中就必须对其进行实时监督，从而保证档案的真实性。因此，我们要认识到数字档案管理已经将传统的档案文件管理向数字文档信息的整体迈进[2]。
2 当前我国数字档案管理中存在的问题分析
2.1数字档案管理模式未受到足够的重视
数字档案管理模式的建立是档案管理工作的改革，其不仅改变了传统档案管理的方式和过程，还涉及了档案管理所需要的各方面条件。例如，在数字档案管理模式的构建中除了要保证档案管理室的应用，还要建立完备的档案管理制度、数字档案数据库和相关的计算机硬件设备等。这些内容的构建都需要一定的专业要求和人员配置。然而，虽然信息技术的发展已经逐渐融入到了档案管理工作中，并形成了完备的数字档案管理工作。但很多人对数字档案管理的重视程度还不够，无论在人员配置还是技能培训方面都存在着较大的漏洞，这对我国数字档案管理的发展产生了极为不良的影响。
2.2档案管理人员信息技术水平较弱
数字档案管理是一项集综合化与复杂化为一身的工作，其对工作人员的技术素养要求较高。当今很多数字档案管理部门的工作人员缺乏完备的技术能力，在设计计算机软硬件的综合问题方面往往表现得过于低效，特别是关于扫描和数字影像等方面的内容，很多档案管理人员的能力都是难以胜任的。当前诸多从事档案管理工作的技术人员具备一定的专业化水平，却在信息技术方面存在着一定的不足，从而让档案管理工作的效率大打折扣。为此，强化档案管理人员信息技术水平是当前我国数字档案管理工作中的重中之重。
2.3数字档案管理的法律效率问题
档案资料和信息是对原始资料的记忆和保存，在传统的档案管理工作中，其档案的完整保存不仅能够在一些特殊工作中用作凭证，还具备一定的法律效率。然而，随着数字电子档案的出现，这种档案信息和档案资料便能够通过某些技术手段进行修改，且被修改的档案资料很难再对其进行甄别，让档案资料和档案信息的真实性缺失，严重影响了档案管理的安全性。此外，数字档案信息存储在互联网云端和电子硬盘中，这样的存储方式很容易让档案信息与其载体发生分离，从而导致个人档案信息的泄露，并以此引发“信任危机”。
2.4数字档案管理存在一定的安全风险
虽然数字档案的出现提高了档案管理工作的便捷性，并有着传统档案管理方式中不具备的多种优势，但其在安全方面也存在着诸多的隐患。主要表现在如下三个方面：第一，硬件设备故障。硬件设备故障是对档案管理工作形成最大的安全故障，数字档案主要存储在电子设备中进行随时整理和分类安排，一旦硬件设备出现故障便容易导致数字电子档案文件损坏，使得档案信息发生丢失或因代码错误无法打开。第二，软件系统故障。就目前而言，数字档案管理中的信息资料大部分保存在数据库中，而一旦软件系统出现故障便容易使得数据库中的信息资料消失或损坏，并造成不可恢复的严重后果。第三，病毒入侵问题。数字档案依赖于互联网，这便容易让其信息暴露在整个网络视野下，一些不法黑客容易利用互联网病毒对数字档案进行攻击，从而窃取或摧毁相关的档案信息内容，让数字档案管理的安全性受到极大的威胁。
3 基于信息化背景下加强我国数字档案管理的路径
3.1加强档案信息基础设施建设，提高数字档案重视程度
档案管理除了能够对一些重要的资料信息进行记录，还能为各个部门的任务提供资料保障。为此，若想提高数字档案管理的规范性和安全性，需要优先强化工作人员对其的重视程度。将强化档案基础设施建设作为各个档案部门的重点任务进行推进。数字档案管理不能完全脱离纸质档案而独立存在，其档案管理工作部门仍然要建立在充足的室内空间，在电子设备的采购中一定要保证其配置，确保对档案进行收集、存储、加工和传输等工作时能够高效、顺利完工。
3.2强化人才素质培养，建設人才培训机制
人才队伍建设在任何部门的发展中都需要作为首要任务推进，档案管理部门同样如此。尤其是数字档案管理工作更需要高技术素养的人才进行管理，这样才能保证档案管理工作的稳健运行。为此，档案管理部门的工作人员必须要进行严格的选拔，除了要对其技术水平进行测试以外，还要定期进行业务能力的强化，即举办一定的数字档案管理工作研讨会，对技术人员进行培训。需要注意的是，由于数字电子档案重点应用互联网技术进行工作，因此，其培训内容亦要特备注重计算机技术、网络技术和信息安全技术等方面内容的培训。唯有如此，才能建立起具有高素质的档案管理人才队伍。
3.3减少“信任危机”，加强档案信息技术应用
电子档案容易出现存储媒介与档案信息分离的风险，从而引发“信任危机”，此类问题单凭档案管理技术人员的个人努力是无法避免的，必须要对档案的信息技术、应用水平进行革新，即在档案管理时采用一系列的档案安全信息技术，对档案进行双重加密，这样能够保证档案信息的安全性。例如，在档案数据访问的过程中需要对访问人员设置严格的身份确认，并对档案中容易被修改的内容和数字进行权限设置，这样便能有效地避免档案信息被修改，从而降低信任危机。
3.4建设数字档案安全保障体系，维护档案信息安全
数字档案安全管理对数字档案信息安全的维护起着至关重要的作用，在档案管理工作中要将其安全问题置于首要位置。首先，硬件方面的安全管理工作必须落实。档案管理部门要周期性对计算机等硬件设备进行更换，保证硬件系统的稳定性，防止因硬件老化或损坏而发生信息数据丢失的问题。其次，要对数字档案管理工作制定针对性的安全管理制度。其管理制度中要对文档管理制度和人员管理制度进行额外强化。最后，打造先进的信息系统。独立的档案信息管理系统更能够提高其数据信息的安全性，档案管理部门要重点对信息系统进行研发和设计，还可以对相对机密的数据进行加密操作，有针对性地采取安全对策。
随着信息技术的不断发展，数字档案管理模式的应用已经成为时代发展的必然结果，不仅提高了档案管理的效率，更保证了档案管理的规范性与科学性。现阶段档案管理的工作人员，能够通过数字档案管理全面实现档案的收集、鉴定、整理、保管和开发利用一体化。随着数字档案的开发，我国数字档案亦被提出了更高的要求和标准，各个档案管理部门的工作人员，需要积极开发利用数字档案，从而保证档案管理工作的稳健运行。
参考文献：
[1] 程春艳.大数据时代下档案管理的应对策略研究[J].智库时代，2017（13）：180- 181.
[2] 刘思洋.基于用户体验的数字档案资源服务品质提升[J].山西档案，2017（5）：68- 70.
