浅谈电子档案在科研档案管理中的利弊及建议

陈思伽
摘 要:在科研档案管理中,利用电子档案代替纸质档案有利有弊。电子文件具有归档速度快、节约管理成本、减轻劳动强度、强化档案人员的素质等优势,但也有一些缺陷值得我们注意。本文从分析利弊的角度出发,提出完善科研电子档案管理的建议,从而推动该项工作不断发展进步。
关键词:电子档案;科研档案管理;利弊;建议
随着数字信息时代的飞速发展,电子档案应势而生,并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现,给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短,在科研档案管理中发挥电子档案的优势,首先要对電子档案的利弊有一定认识。
1 科研档案管理中电子档案的优势
科研档案管理相对文书档案管理较复杂,一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年,项目课题中各类材料复杂且珍贵,运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力,时间一久更不利于分类归档,并且在过程中查找起来也较麻烦,相比传统纸质档案,电子文档的优势凸显:
(一)减轻劳动强度
传统的科研档案管理通常是在科研项目(课题)完结后,再移交档案室进行整理归档,分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工,档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案,就可以把按“卷”整理归档,改为按“件”整理归档,换言之任何一件材料都可以在科研项目(课题)未完结时按类别进行归档存储,避免了档案形成积存,平时就可以随时整理立卷,节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间,直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,使其从中解放出来,将宝贵的时间花在更有意义的地方。
(二)提高查阅速度
由于传统纸质档案存储的固定性,查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅,不仅浪费时间,更受到地域限制,严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制,一方面查阅者可以不受地域、时间限制,而是通过网络信息技术,任何时间、任何地点远程查阅所需信息;另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制,通过电子信息技术,可以多人共享同一份文档。
(三)利于档案保护
随着科研档案工作不断完善,科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加,重复的翻阅查看纸质的文档,必然会造成原件的受损。同时,查阅档案通常是整件、整卷提供,科研人员或许只是需要文档中某一页的信息,却能够看到整件、整卷档案,不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题,通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置,也达到了档案管理的保密性。
2 目前电子档案的一些问题
任何事物都是一把双刃剑,有优势必然有劣势,通过电子档案的逐步普及使用,也暴露出一些问题。
一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性,它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起,再进行任何篡改都会留下明显痕迹,是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改,电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除,篡改后不会留下痕迹,无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在,现代社会网络安全等问题频发,病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险,不仅保密性得不到保障,安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键,高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响,他的存在和安全取决于载体的存在和安全。
3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议
第一,根据电子档案管理需求,提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案,归根结底是人的工作,档案管理员不仅要加强档案管理能力,还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识,更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员,管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训,认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术,是现代档案管理员不可缺少的素质。
第二,针对电子档案暴露的问题,优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态,该状态下可以读取信息不能更改文档;二是重要或保密案卷,禁止联网查询;三是采用光笔签署方式,对电子档案进行标记;四是重视网络、计算机、软件自身安全,设置安全保障系统并定期检测等。
第三,建立完善电子档案管理查阅制度,规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况,建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准,又便于实际操作的制度。
第四,取长补短,电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势,也有各自无法避免的劣势。因此,纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取,两者相辅相成、取长补短,并存或许是未来科研档案管理的主旋律。
4 结语
电子档案是时代发展的必然趋势,如何顺应时代发展,做好档案管理工作,这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中,不断摸索、创新,跟上时代发展步伐,提升档案管理工作水平和效率。
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