浅谈企业电子档案数字信息化管理

    许洋

    【摘 要】 长期以来，企业干部人事档案管理工作一直沿袭传统的、简单的手工操作、纸质存储等方式方法，存在诸多不足，严重阻碍了企业干部人事档案管理数字化进程，与信息化飞速发展的时代背景极不适应，加强企业干部人事档案信息化建设迫在眉睫。实现企业档案信息数字化管理，充分应用现代信息技术和智能化检索手段，对干部人事档案信息数据进行集中统一管理，方便、准确、快捷地提供档案信息资料，既可以提高工作效率，又可以为领导决策提供有力的服务保障。

    【关键词】 电子档案 数字信息化 管理

    1企业电子档案的形成与利用

    1.1档案信息数字化。档案信息数字化，运用计算机、扫描仪等一系列现代办公设施及辅助工具，对档案进行数字化加工，将其转化为可存储载体。通过网络等现代技术实现异地远程利用，为用户提供方便快捷的服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要最大限度的保护档案。档案信息数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。

    1.2人事档案管理系统。人事档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始面貌的特点。为档案信息数字化提供了极大的便捷服务。人事档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;人事档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询、浏览、统计功能，为干部人事档案查借阅利用，实现档案服务功能提供了有力支撑。

    1.3实现档案纸质化向电子化的转变。在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸質的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。按照相关流程，档案数字化一般分为以下十个步骤：档案出库、整理编码、目录录入、档案扫描、原始图像制作、数据初审、高清图像制作、打印装订、数据复审、总审入库等。

    1.4电子档案的存储与利用。电子档案通过计算机硬盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有光盘和固态硬盘等。对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

    2电子档案在企业档案管理中存在的问题

    2.1档案队伍的素质与企业的发展还存在差距。历史原因，许多单位档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生。认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业发展的重要性。同时，管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。

    2.2企业的档案管理得不到高层领导应有的重视。很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视，档案管理人员收集整理作责任心不强，导致原有档案资料缺失，企业库藏档案资源不够丰富，无法为企业提供高质量、高效能的服务。

    2.3企业的档案管理的信息化建设滞后。一是企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。二是企业档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。三是企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。四是企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

    3推进电子档案在企业中加快发展的办法[1]

    3.1提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构。人是管理档案质量保证的关键。长期以来，人事档案专业培训的不足是制约科学管理人事档案的重要因素之一。确保档案管理人员的岗前培训，加强档案管理人员理论知识和业务技能的培训，鼓励加强相关系统间的业务交流，才能促使档案管理人员不断掌握新知识，科学管理提高档案利用价值，才能促进档案工作水平的提高。同时，档案管理人员应注重培养具有档案工作特色的核心价值观。档案工作枯燥无味，常需要与多个部门接触收集各类材料，工作量大而繁琐。这要求档案管理人员应始终坚持爱岗敬业、严谨细致的工作作风，面对较难收集的材料，要主动出击，尽可能使档案材料完整。

    3.2加快企业档案信息化的建设，促进电子档案的发展。干部人事档案管理要紧紧围绕干部人事制度改革需要，提升服务意识，变“死档案”为“活档案”，从线下整理到线上管理，促进干部人事档案管理信息化进程。依托干部人事档案信息平台，对重要信息全面录入，组织日常维护，提高档案的管理与利用效率，实现档案全面、动态化长效管理机制。

    3.3提高企业对档案工作的重视，优化档案审核流程。干部人事档案审核是顺利进行档案管理的基础。要从源头抓起，及时组织好档案收集工作，加强与有关部门的联系，疏通材料来源渠道，发挥档案管理者的主观能动性，以积极主动和高度负责的工作态度，形成档案材料收集的长效管理。要严把入档关，对入档材料鉴别真伪、查漏补缺，强力保障干部人事档案的真实性、权威性。干部人事档案是经组织审查或认可的集中保存的“原始记录”。对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的材料退回补充信息，虚假信息坚决禁止入档，保障干部人事档案内容的真实性。

    3.4加大企业电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识。只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大对其使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

    综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案信息数字化建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

    【参考文献】

    [1] 黄凯.事业单位人事档案信息管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程， 2018 （14） ：209.