浅析分类管理在科研档案资料管理中的应用

    牛儒

    【摘要】科研档案资料种类繁杂、范围广泛、内容形式多样化。科学合理的确定归档课题范围，依据科研课题级别、进展、是否完结或职称级别类型等对科研档案资料进行分类管理。以提高本单位科研档案资料的质量、管理效果、查阅效率。

    【关键词】档案管理;科研档案;分类;应用

    【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1004-597X（2019）17-0262-01

    科研档案资料是科研部门工作人员进行科研工作中，形成的数据、图表、文字及声像学记录。随着医疗水平发展，高水平、高层次科研技能成为衡量医院发展水平的关键性标志之一，因此产生的科研档案也越来越多。面对纷杂的科研方案，如何管理才能更好地发挥它的参考价值成为档案管理者需慎重考虑的问题。本文旨在探析分类管理在医院科研档案资料管理中的应用。一、档案范围筛选

    为更好的发挥科研档案参考价值，在归档保存前需进行筛选，挑选质量高、价值高的资料进行存档。通常依据档案资料可分为以下方面：（1）课题立项阶段：即相关部门课题批准立项问价、合同等;（2）课题实施阶段：包括调研报告、开题报告、方案论证材料等，实验过程中产生的各种结果的原始记录、计算材料、实验报告，项目进展报告及专利申请相关材料文件等;（3）课题鉴定阶段：包括鉴定申请表、课题工作和技术报告、课题鉴定流程、课题鉴定证书、撰写论文及专著、照片等;（4）课题报奖阶段：包括报奖申报书、获奖公告（文件）及证书等。二、科研方案分类方法

    科研档案资料的分类即依据课题大小及形成原因，将一定时期及一定范围内的科研档案资料进行层次类别的划分，从而形成不同等级的具有从属和平行关系的档案管理系统。档案管理分类是档案部门对原始档案资料做进一步整理的开始。因此，要想实现档案的科学管理，对其进行细化区分则是关键：

    （一）依据课题级别对科研档案资料进行分类

    本院按照如下标准对科研档案资料进行分级：（1）国家级的科研项目：国家高技术研究发展计划项目、国家重点基础研究发展计划项目、国家科技支撑项目、国家自然科学基金项目、国家社科基金项目等;（2）省级科技计划项目：教育部留学回国人员科研启动基金及人文社科研究项目、国家中医药科技研究项目、全国统计科研计划、卫生部科研基金、国家人口计划生育及省级的科技攻关计划、杰出青年基金项目、省软科学计划进行项目、社会科学规划研究项目等;（3）地厅级的科技计划项目：省高校的社科计划项目、科技计划项目、省医药卫生科技发展计划、省中医药科技发展技术项目、省统计科研重点课题及。肾医学科研项目等。

    科研课题中除上述立项课题外，还存在另一种课题形式，即自选课题。针对此类课题档案资料管理模式与立项课题间不尽相同。近年来，在职称晋升评审条件的迫使下，自选课题呈现逐年增加趋势。目前，各省市级医疗单位对自选课题的鉴定多以申报市级奖励为主，因此所述内容多较为简单、甚至出现重复，科研质量欠佳，科学参考价值不高。因此，需要院内科研专家委员会成员对该类课题内容及指标做重点审查、核实，合格者才可进行课题鉴定。此阶段专家委员会成员的审核意见表，不仅关系到课题能否顺利进入鉴定阶段，而且也是课题档案资料的重要组成部分。

    （二）依据课题进展分类

    从课题立项开始，依据其进展，跟踪收集其相应材料，建立内容全面详尽的科研档案。在资料收集建档过程中，力争做到四个同步：第一、提出归档要求需与下达科研计划任务同步;第二、科研文件材料形成需与课题计划进度检查同步;第三、验收及鉴定科研材料形成需与课题验收及科研成果鉴定同步;第四、档案部门科研课题归档材料出具需与课题科技成果上报登记及评审等同步。课题负责人应在课题立项、实施、成果鉴定及报奖各阶段，将对应的入档材料准备齐全，并准时提交给科研科室，建立相对应的档案文件。避免在课题结束后，出现负责人推诿、拒交材料等行为出现，进而影响科研档案资料的完整性。

    （三）依据课题是否完结进行分类管理

    每項课题在申报时都有完结时间的严格限制。但在实际工作中发现，常存在一些由于课题负责人退休、出差、或其它原因，导致课题无法按期进行成果鉴定。这部分课题中有的因为逾期时间过于长久，无法进行成果鉴定，因此只能做结题处理;另外，存在个别课题虽未完成，但已产生了较为突出的科研成果、论文、或产生较高的社会经济效益，这类课题则可完成鉴定。上述课题科研档案资料不够完整，其材料的归档过程持续时间较长，因此需要单独存放，以待其鉴定完成或结题，拥有完成的档案资料时尚可重新进行分类管理。

    （四）依据是否建立信息化管理进行分类

    传统的科研档案资料多以纸质形式保存。管理人员需依据课题立项、实施、鉴定、报奖等进展状况对其做科学的整理、分类后才可归档，工作量大。后续若想要查阅相关内容则需亲自去科研部门查阅，程序繁琐、浪费时间。信息化管理是现代化管理模式，其借助网络平台，不仅查阅方便，且存储具有永久性，防止丢失，意外损坏。将信息化技术应用到科研档案资料管理中，可实现科研项目管理的数据化、科研相关资料管理的标签化、信息资料整理的标准化、档案查阅记录的信息化。因此，为提高单位科研档案资料、乃至所有档案资料的科学分类管理，单位需要引进科学的管理软件，加强对档案管理人员自身业务素养的培训。三、科研档案资料分类管理的意义

    科研档案资料来源广泛、名目繁多、内容形式多样，因此在管理过程中一定要注重其质量。对科研档案资料的科学化分类管理对管理人员工作及查阅者查阅效率、效果等均具有重要意义。

    1.有利于档案整理科学的分类管理便于管理者对档案进行归类、排列、编号等;

    2.有利于档案质量提升科学的分类管理可使档案管理人员工作系统化、调理化;

    3.有利于管理者在归档中突出重点、防止遗漏;

    4.便于后面的检索查阅 科学的分类管理可使档案资料纲目清晰，方便查阅，极大提高研究者查阅效率。