国企办公室秘书沟通协调的技巧及其要点思考

    李娜

    摘要：秘书在企业的经营发展中起着重要的沟通桥梁作用，特别是在上级与其他部门之间的工作交流与沟通，以及上司与其他公司的交往合作等事项上，秘书都扮演着重要的协调角色。而对国有企业而言，办公室秘书需要具备更高的素养与沟通的技巧，才能够协调好方方面面的工作，从而做好本职工作，为公司发展贡献力量。文章简要分析了新时期下国有企业办公室秘书应该具备的沟通技巧，并对此要点做出了详细的说明。

    关键词：国有企业；秘书；沟通与协调技巧；要点

    随着社会主义市场经济的发展，市场上对于人才的要求越来越高，不仅需要他们能够具备较高的专业素质，还要有更高的情商与素养。特别是对秘书来说，所担任的职责工作越来越重要，在企业发展中的地位也逐渐提高，这就需要不断提高秘书的素质，尤其是其沟通能力与协调能力，从而促进企业的顺利发展。而对国有企业而言，传统秘书负责的工作大都是处理一些文件、接待访客以及安排简单的活动等等。在经济深入发展下，秘书的责任与工作范围发生了一定变化，企业也更看重办公室秘书所具备的沟通能力与协调能力。因此，国有企业的办公室秘书需要重视对自身素质的培养，重视沟通与协调技巧的养成。

    一、国有企业办公室秘书的沟通与协调的技巧

    （一）秘书在与领导交流时所需要具备的沟通技巧

    从国有企业的组织结构上来看，办公室秘书处于企业的中心枢纽位置，一方面，需要跟上级领导以及下级同事进行接触，及时传递他们之间的信息；另一方面，也需要负责客户与领导之间的沟通问题，协调好二者的关系，从而来维持企业的正常运转。

    对国有企业办公室秘书来说，在和上级领导的沟通时需要重视几个方面的问题。首先，秘书需要对自身有一个正确的定位，时刻牢记自己是一个助理的身份，在沟通的时候不能够做出超出自身职权范围的事情，并且还要保持理智与界限，在向上级汇报工作的时候，不能够过问到领导的私生活；其次，在向领导汇报工作的时候，要做好万全的准备，汇报的内容要简单明了，且有条理性。对于领导而言，每天要面临着巨大的工作压力，处理的事项极多，而秘书工作的一项重要内容就是要做好对各种信息的筛选工作，汇报的工作能够简单明了且抓住重点，而不是不经过筛选就将内容全部汇报到领导，这样在无形之中会增加领导的工作负担，同时这也是“无能力”表现；最后，办公室秘书应该具有高情商，善于与人打交道，对于不同类型的领导人应该能够灵活的采取不同的沟通技巧。而对于国有企业的办公室秘书来说，由于国有企业的发展规模大，且企业的组织结构具有自身的特征，办公室秘书需要与不同的领导进行沟通。因此，在日常的工作中要多培养自身的沟通能力，学会在面对不同类型的领导的时候能够采取不同的沟通方法。例如，在与处事冷静型的领导进行沟通的时候，對于领导的性格就难以捉摸，不好把握。这时候就要求办公室秘书能够在日常的工作中善于观察，从领导的日常工作中尽可能的了解到更多的信息，分析领导的性格及其处事风格。除此之外，办公室秘书还需要在工作中多征求领导的意见，而不是任意事情都自己做决定，从而提高办事的效率。而对于雷厉风行的领导人来说，这类型的领导通常会更加偏爱于性格直爽、办事效率高的助手，这就需要秘书在日常的工作处理上能敢于表现出自身的才能，在处理事情上能够大胆的提出自身的想法。但是，在表现自己的时候也需要重视把握一个度，否则很可能会适得其反。

    （二）秘书在与同事交流时所需要具备的沟通技巧

    对秘书而言，同事是工作中主要交流的一大主体，做好与同事之间的沟通交流工作有利于提高信息传达质量，提高秘书的工作效率。因此，对于国有企业办公室秘书而言，秘书应当具备较强的沟通技巧与沟通方式。

    一是在和同事沟通的时候，要做到诚信与宽容待人。在人际交往中，诚信是最基本的原则。秘书在和同事沟通的过程中，需要遵循诚信的原则。不要轻易做出承诺，而在做出承诺的时候需要考虑到自己是否能够做到，对于承诺的事情在无法兑现的时候，需要及时向对方说明原因，并且征求对方的原谅。此外，秘书在和同事沟通的时候，还应该保持有一颗宽容的心。对于因同事疏忽而造成的小错误，需要用宽容的心去理解对方，原谅对方，从而提高自己行为处事的能力，在工作中树立威信，提高工作的执行能力。

    二是秘书在和同事交流的时候，需具备团队的精神。秘书应该以企业的利益为重，树立全局意识。对国有企业而言，内部的员工过多，办公室秘书并不是一个独立的个体，而是需要和不同的部门、同事进行交流，这就需要办公室秘书具备一定的团队意识。在开展团队工作的时候，能够敢于承担自身的职责，做到力所能及的事情。并且遇到事情不能斤斤计较，而是要保持有一颗宽容的心，这样才有利于提升企业的内部氛围，提高工作效率。

    三是秘书在和同事的沟通中，要尊重他人，待人要随和，不傲慢。尊重是人与人交流和交往中具备的一个基本原则，每个人都希望能够得到对方的尊重。而对于秘书而言，尊重他人更是沟通中的一个技巧，在工作中注意自身的言语表达，不与人乱开玩笑，议论他人是非，而是要平等对待每一个同事，做到公平，才能够融洽与同事的关系。

    （三）秘书在与客户交流时所需具备的沟通技巧

    秘书还有一个重要的工作职责就是要接待公司的客户。而在与客户的沟通中，秘书便代表着企业的形象，因此，秘书需要具备一定的素养与礼仪。首先，秘书要重视礼仪，保持微笑。秘书在和客户的交往过程中，需要保持好自身的良好形象，礼貌的对待每一个客户，给予客户最美好的印象；其次，在和客户的沟通中，秘书还要做到换位思考。秘书在与客户沟通的过程中，对于客户提出的问题，要不耐其烦的为其解答，尽可能站在客户的角度上思考问题，给客户提供专业化的服务，从而向客户展现公司的形象与文化，促成企业合作。

    二、秘书在沟通与协调工作中的要点分析

    （一）秘书在沟通与协调的过程中要态度谦和

    沟通是一门艺术，十分复杂，并不仅仅是简单的文字堆砌。秘书具备良好的沟通技巧能够帮助自身更好的协调好与周边人的人际关系，有利于促进工作的顺利开展。对于秘书而言，在开展协调工作之前，不管是对于上级、同事还是客户，都需要事先做好自身的定位，能够有一个明确的自我意识，注重自己的沟通言语与心态，态度要谦和，尊重他人，善于倾听别人的心声，这样才有利于提高沟通的效率，做好协调工作，从而推动企业工作的顺利进行。

    （二）秘书在沟通与协调的过程中语气要尽量委婉

    语言与语气表达是一门极其重要的学科，而秘书在沟通的时候，不仅要重视自己的语言表达，还要重视自己的语气表达。无论是对领导、客户还是同事，过于直接、态度强硬的语气都会给人留下一个不好的印象，甚至可能加重双方之间的矛盾。这样不但会影响到与他人间的沟通协调，还会影响到企业的对外形象。

    （三）秘书在沟通与协调的时候要精准、及时

    信息的传达要求实时、精准，而对于秘书的沟通与交流工作来说，二者同样十分重要。对于国有企业办公室秘书来说，秘书需要及时向同事传达领导的重要决策，并能够将下级的执行情况及时反馈到领导那，使领导能够根据信息及时进行调整。而秘书在传达信息的时候，要能精准的把握其中的重点，比如信息反映的内容要把握明确，信息该向谁反映，不能向谁传达等等，都需要秘书能够明确把握其中的尺度。

    三、结语

    对于国有企业而言，发展规模一般都较大，加之员工多，部门数量也多，因此在日常的工作中难免存在沟通交流不畅的情况。这就需要办公室秘书能够担任起沟通交流的桥梁，协调好企业内部的关系，包括和领导、同事以及客户等等之间的关系。这就要求办公室秘书能够具备较强的沟通能力，能够灵活使用沟通的技巧与方法，从而在实际工作中，取得更好的效果。

    参考文献：

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    [2]刘晓鑫.浅析事业单位办公室秘书工作中的沟通技巧[J].东方企业文化，2012（12）.

    [3]曹艺鸣.浅析秘书沟通工作技巧与方法[J].太原大学学报，2011（09）.

    [4]李默颖，潘建华.办公室秘书沟通协调工作技巧及要点解析[J].企业改革与管理，2016（8X）.

    [5]李艳华.新时期国有企业办公室秘书的素质浅析[J].企业文化旬刊，2014（07）.

    （作者单位：中国港湾工程有限责任公司）