浅谈《秘书英语口语》教材的出版与借鉴意义

    余意梦婷　黄晓萍　梁永飞

    【摘要】《秘书英语口语》教材融秘书技能培养、实际案例展示以及仿真模拟实训为一体，通过设计秘书工作遇到的各种工作情景，让学生操练职场英语，提高学生涉外口语交际的能力。教材以实践为导向，以应用为宗旨，定位准确，符合秘书的职业特点。从使用情况的调查显示，使用者对该教材总体满意度较高。本文总结《秘书英语口语》的出版经验，以期为该专业教材的编写提供借鉴。

    【关键词】《秘书英语口语》；教材出版；教材使用；教材改进。

    【作者单位】余意梦婷，桂林旅游学院外语系；黄晓萍，桂林旅游学院外语系；梁永飞，桂林旅游学院外语系。

    【基金项目】国家教育部文秘教职委重点课题《高职涉外文秘专业教材质量满意度研究——以桂林旅游高等专科学校为例》（项目编号：JYBWMWZD201533）。

    《秘书英语口语》教材由桂林旅游学院等学校教师以及外语教学与研究出版社联合开发，从构思、策划、撰写、修改到审批、出版经历了近两年的时间，于2014年9月正式出版。该教材经全国职业教育教材审定委员会审定，是“十二五”职业教育国家规划教材，并荣获2014年度教育部文秘教学指导委员会教学成果特等奖。这些成绩是对编者们辛劳付出的肯定，也促使我们更深入地思考，这本教材有哪些突出的特点，对于我国秘书英语口语教材的编写有什么广泛的借鉴意义，教材还有哪些不足之处，应该如何改进？

    一、《秘书英语口语》的出版背景

    秘书英语口语作为高校文秘专业，尤其涉外文秘专业的一门重要课程，现阶段仍然没有一本统一使用的教材。通过个别走访和电话调查，笔者发现国内大部分高校文秘专业在开设英语口语课和使用英语口语教材方面有如下几种情况：一是有些院校文秘专业没有开设专门的秘书英语课，只开设一般的基础英语课；二是有些院校开设秘书英语课，但只是作为任意选修课而不是专业必修课；三是有些院校开设的秘书英语课只是专业英语，而没有单设英语口语课，其教材以书面语为主，内容繁杂，难以上口；四是有些院校文秘专业开设英语口语课，但只是基础英语口语，不是专门的秘书英语口语，使用的教材也与其他专业一样，大多是日常用语口语教材，几乎不涉及文秘专业领域的知识，专业性不强。调查结果显示，高校中开设文秘专业的并不多，文秘专业仍以中等职业教育层次为主。面对用人单位对于高素质秘书的需求，我国高端人才培养严重不足，亟须大力发展。而对于开设文秘专业的高校而言，其涉外英语教材的专业性、针对性不足，没有专门为高端文秘人才培养口语技能的专业教材。教材与教学需求不匹配，出版机构亟须研发专门的文秘英语口语教材。

    编写者继而又进行图书市场调查，发现市面上也有几种秘书英语口语的书籍，但并不适合作为高校文秘专业的教材。这些书预设的受众为正在从事秘书工作的人，即已经进入职场工作的秘书，学习内容与秘书繁杂的日常工作联系紧密，但内容容量设定和编排结构不适合课堂教学。有些书中的口语句子太长、太难，有用英语讲解专业知识之嫌，不适合口头表达。还有的书只有单一的纸质书，没有其他多媒体辅助教学内容，呈现方式比较单一。纸质教材适用于传统的讲授—接受式教学模式，没有学生参与的空间，无法配合多样化的教学方法。因为课本没有辅助教学资源的支持，所以，即使学生课后想自己进行口语练习，也没有可以凭借的现代辅助训练系统。英语口语学习仅仅利用课堂上的学习时间远远不能达到能力提升的目的，学生课下的自主学习、练习至关重要。而学生的自主学习需要一定的学习资源支持、辅助，开发与教材配套的多媒体学习资源就显得非常必要。多媒体学习资源使用方便，生动、有趣和智能化的设计还能实现人机交互，满足学生课下练习的需要。

    二、《秘书英语口语》教材出版的目的

    由于文秘英语口语的教材并不尽如人意，编写者们很想出版一本能解决上述问题的教材。通常教材的编写都应以教育部门制定的教学大纲为依据，但是到目前为止，这门课程还没有一个统一的教学大纲，也很少有学校开设这门课程。因此，在编写教材之前，编写者首要的任务就是根据该专业的培养目标，拟定这门课的教学大纲。

    教材编写要建立在科学研究的基础之上。教材编写目标的确定是否合理，决定着教材质量的高低和教学适用性的好坏。编写组在着手进行编写工作之前，做了大量的调查研究工作。调查结果显示，国内各大院校文秘专业的培养目标大同小异，而其涉外方向的培养目标基本上是培养“爱岗敬业，具有健康的身心素质，既掌握秘书专业知识与技能、管理和法律知识，又能熟练运用计算机技术，掌握一门外语，有良好的沟通能力和组织协调能力，在企事业单位及涉外机构从事文秘、公关、宣传、策划及相关工作的高等复合型、应用型专门人才”。这些培养目标明确要求该专业学生除了要熟练掌握一般秘书应掌握的技能，还应该懂得并能流利使用一门外语。一本旨在培养应用型人才的教材，其编写除了要把握人才培养目标，还应根据行业的发展方向、对专业人才的需求状况与评价标准，以及现阶段该专业学生的学习特点等，来调整教学内容与教学要求。在确定教材使用人群为高职高专涉外文秘专业的学生后，教材编写组首先对桂林旅游学院、桂林师范高等专科学校和南宁职业技术学院等相关专业的学生做了抽样调查，对该专业学生具有的英语口语能力进行摸底；其次，与用人单位沟通，了解该行业的用人需求；再次，对现有的口语教材做文献梳理，对照学生的口语能力和用人单位的需求，权衡现有口语教材中的优点与不足；第四，访谈授课教师，获取他们对教材的要求与建议；最后，对已经毕业的学生进行广泛的问卷调查，收集他们对教学的建议和意见。

    由此，从该专业人才培养总体目标出发，整合各方面调研的结果，教材编写组最后确定教材的编写目的是：向学生提供涉外秘书职场所需的基本英语知识和技能，培养其使用涉外业务英语的能力，使学生通过本课程的学习，熟悉涉外秘书职场中的常规活动，掌握文秘英语口语交流的基本技能，并有能熟练、连贯、顺畅和得体地使用行业英语进行日常工作交流的能力。

    三、《秘书英语口语》主要内容及出版特点

    在确定教材编写目的之后，编写组又明确了其教学目的是让学生掌握必要的秘书职场所需的口语技能，熟练使用英语进行沟通交流。教材预设采取情境化对话教学的课堂授课方式与学生课下自主修习相配合的课内外结合的学习模式。下面简述该教材的主要内容和出版特点。

    1.主要内容

    教材以主人公Lisa的职场经历为线索，展现了她从应聘初级秘书，升职为中级秘书，最后成功晋升为高级秘书的奋斗过程，情境设置真实合理，同时向学生传递了“凭借优秀专业素养，实现成功秘书梦”的正能量，引导学生树立积极的专业学习态度。教材内容包括求职面试、日常工作、沟通与协调、社会交际和情况应对几大板块，在秘书的工作情境中，贯穿口语表达。而主人公Lisa从前台秘书（初级秘书）到人力资源总监助理（中级秘书），再到最后荣升为总经理助理（高级秘书）的经历，催人奋进，使学生在知识技能习得的过程中，潜移默化地受到了要树立职业理想的思想熏陶。

    2.出版特点

    （1）编写特色

    首先，教材的编排凸显实用性，符合高等职业教育的基本特点。教材集技能培养、案例展示和模拟实训为一体，体现秘书职业生涯发展的规律。其次，教材强化培养秘书职业能力的理念。该教材突出学生的学习主体地位，沿着“项目引领、任务驱动”的思路，把秘书岗位的工作任务与过程转化为学习内容，并通过层层深入的结构设计，把英语口头表达与工作项目进行融合，实现培养学生职业能力的目标。第三，教材注重培养秘书的思维能力。表达是思维能力的体现，而思维能力直接决定口头表达的效果。工作任务繁重、人际关系微妙的特殊性要求不同层级的秘书具有既缜密又灵活的思维能力，口语表达也要准确、得体，善于沟通交流。该教材援引美国教材中流行的思维地图的编排方式，来帮助学生培养搜集信息、总结概括、逻辑推理和简洁表达等从事秘书工作所需要的职业能力。

    （2）多方参与编写

    高职教材的编写任务，不应仅仅由高校的教师来承担，还需要融入用人单位的视角。《秘书英语口语》教材吸纳了企业的管理人员参与编写工作。国际知名企业微软（中国）有限公司的管理者在教材的编写过程中，从“做事的真实性、语言的地道性”等方面提出了宝贵的意见与建议，使教材更贴近真实的企业秘书工作情境。此外，外研社的编辑也对教材的编写提供了很多中肯的建议。多方人员的参与，保证了教材编写的系统性、科学性和实用性，是该教材获得成功的重要原因。

    （3）配套多媒体教学资源

    课堂学习时间非常有限，尤其对于语言学习来说，实际练习比理论领悟更显重要。教材虽然提供了良好的情境让学生了解必须具备哪些技能，但是技能的习得、内化，还需要学习主体进行自觉、刻苦的练习。在课下，学生的自主学习离开了老师的亲身指导，盲目练习不一定能获得好的学习效果。该教材除了在结构上、内容上具有系统性、实用性和创新性，还附有光盘，为的是能让学生课后练习口语时模仿、纠音所用。学生拥有了这些附加的学习资源，可以全方位地开展口语学习活动，不断巩固课上所学的新知识，达到温故知新的学习效果。教材的功用从课内延伸到了课外，让学生的正式学习和非正式学习结合起来，这是教材未来发展的趋势。

    四、《秘书英语口语》教材使用情况

    从2014年9月开始，该教材在桂林旅游学院、桂林师范高等专科学校和南宁职业技术学院等高职高专院校投入使用，至今已有一年多的时间。编者对教材的使用情况进行了回访调查，分别对这三所学校使用过该教材的学生和授课教师做了问卷调查或个别访谈，了解他们的满意度，并向与秘书工作紧密相关的职场人士征询了对教材的意见。

    首先，编者对使用过该教材的学生进行了问卷调查。问卷参照了美国的 NSSE 调查问卷模板，大体就教材的四个方面（教材内容、教材结构、教材设计版式、学生对教材的适应程度）编制了一份问卷，共 18道选择题和2道开放问答题。问卷在课堂上发放，共发放102份，收回102份，收回率为100%。大部分学生对教材的满意度较高，也有小部分学生对教材表示不满意。11.87%的学生认为教材的教学资源“立体化”“多元化”程度不够高；4.7%的学生认为教材的教学内容还不够丰富，可以适当地增加教学内容；8.9%的学生认为课后补充内容不够，可以适当增加课后练习等。

    然后，编者深度访谈了6位使用过该教材的专业教师。6位教师总体上对这本教材的评价较高，同时也指出了教材可以进一步改进的地方。比如，他们认为可以增加与教材配套的教学课件，这样既减轻了教师的备课量，又增加了教材的趣味性等。

    最后，我们约谈了4位来自外资企业或合资企业的高级行政秘书和经理人，请他们在看完整本教材后，提出自己的意见与建议。4位行业人士一致认为，教材内容基本上覆盖了秘书工作可能涉及的工作场景以及可能用到的语言内容。他们建议，可以适当提高教学内容的难度，增加企业秘书应该了解的商业谈判、法律文书和合同协议等方面的内容。

    五、对教材的反思

    根据教材回访的结果，我们对教材的不足之处进行了深刻反思，对于如何改进教材，有如下想法：

    首先，虽然该教材已配有多媒体光盘，但仍有部分学生和教师觉得该教材教学资源的“立体化”“多元化”“智慧化”程度不够。在今后教材的修订中，我们考虑增加优秀的多媒体课件，并且添加真实的模拟视频，这样不仅满足了教师对同步课件的需求，也能让学生感到趣味盎然、直观生动。针对教师和学生提出的教学内容不足的问题，我们对照教学大纲和其他课程安排的需求，认为该教材中课堂教学的内容是充足的，已经没有办法，也不能再增加教学内容了。任何教材都不可能包容所有的内容，繁复、厚重的教学内容会给教师和学生增加过重的学习负担，如果不能按课时安排完成教学任务，也会影响教学的效果。为了解决这一问题，我们会在本教材附件部分添设课后网络课程（比如，微课、慕课），以满足学生课后自主学习的需求。对于行业人士提出的提高教学的难度，添加商业谈判、法律合同等教学内容的建议，我们认为，高职高专的在校生对于这些内容接受起来有一定的难度，可以考虑在课后自主学习的附件中加入这些内容。这样学生可以根据自身情况、接受程度进行选择性学习。另外，在教材的附件中，编写者还可以增设口语测评软件（比如，人机对话软件等），以便于学生课后进行自我口语测评。这种立体、多元的教学资源，可以充分调动学生的主观能动性，促使他们真正成为学习的主人。

    上述设想的实施需要庞大的资金支持和成熟的技术支持。而由于编写成本的增加，教材售价也会相应提高，如何定价才能不致影响使用者的购买意愿也是我们必须考虑的问题。

    《秘书英语口语》教材得到试用学校师生与相关人士的一致认可，其出版经验包括多方人员参与教材编写、明确教材编写目的、以实用性和应用性为导向、为教材配套多媒体资源、坚持编前调研和对使用情况的回访等，具有广泛的借鉴意义。纸本教材与多媒体教学资源相互配合，搭建课内外优质的学习环境，是未来教材立体化发展的总趋势。如何使教材的多媒体资源更生动形象，更好地实现交互功能，以及变革现有的教学模式是教材出版需要不断思考的问题。语言总是在不断变化的，行业也是在不断发展的，新专业语汇的出现，也要求教材不断地进行更新补充。编写者只有不断修订完善教材，才能使教材与时俱进，更加贴近教学需求。

    [1]黄晓萍. 秘书英语口语[M].北京：外语教学与研究出版社，2014.

    [2]黄丽萍，沈肇圻. 浅谈《船员实用英语口语》教材及其应用[J].航海教育研究，2003 （4）：42.

    [3]何静，文玉菊. 谈高职涉外文秘专业人才的培养[J].职教论坛，2005 （1）：11.