高校实行网上预约报账的探索与思考
吴迪
摘要：为了有效解决“报账难，报账慢”问题，缓解高校财务部门与其他部门之间的紧张关系，高校报账模式急需进行改革。实行网上预约报账能在很大程度上解决现有报账模式存在的问题。文章通过对网上预约报账模式优势进行分析，简述网上预约报账的流程，对网上预约报账的实行提出了优化建议。
关键词：网上预约报账；报账流程；优化建议
随着高校办学规模的不断扩大和经费来源的不断增多，财务会计人员日常的工作量与日俱增，为此会计人员承受了极大的工作压力。不仅如此，新的财经政策法规不断出台，报账政策也随之不断改变，这使得“报账难，报账慢”问题越发凸显，师生在报账过程中怨声载道。在“互联网+”的时代，现有的传统报账模式已经越发不能满足师生的需求，传统报账模式急需向网络化、信息化、数字化方向转变，网上预约报账成为改变高校传统报账模式的有利工具。
一、网上预约报账的优点
（一）有效减少报账排队的时间，提高财务人员工作效率
实行网上预约报账让师生利用空余时间将报销票据分类整理录入预约报销系统，大大减少了会计人员审核原始票据时的工作量，提高报销的工作效率，也减少师生在报账时的等候时间。
（二）提供优质服务，建立和谐关系，树立良好部门形象
实行网上预约报账后报账人员必须学习相关的规则制度流程及简单的会计知识才能将票据整理后正确的录入预约报账系统，这样使得报账人员从思想和心理上认知、理解财务工作，消除误解，同时也能借此进一步做好财务制度的宣传。通过实行网上预约报账后，改变了会计人员的工作范围和职能，使会计人员加强业务知识的学习和业务处理的能力，提高业务处理的速度和为广大师生主动服务的积极性，从而有利于于构建报账人员与会计人员之间的和谐关系。财务部门的报账效率、服务质量、服务态度等的提升也有助于树立财务部门的良好形象。
（三）实现无现金支付，保证资金及时安全周转
报账人员在网上预约报销的业务经制单、审核无误后，通过“银校互联”的系统将报账款项直接转账到报账人员在预约报账系统中录入的收款人账号上，有效避免了出纳人员二次录入出现的差错，同时实现无现金支付的报账模式。在这种模式下不仅避免了财务人员在现金保管及运输环节上的风险，保证了学校资金的安全，同时通过“银校互联”系统可以实现款项及时到账，大大减少银行未达账项，银行对账也变得简单快捷。
（四）加强预算管理力度，强化财务管理职能
在网上预约报账中报账人员在录入报账信息的同时就需要选择使用对应的预算指标额度，这样不仅让项目负责人可以按照项目预算和国家财务管理的要求对项目经费的开支进行有效的控制，及时了解经费到账、使用额度信息，还能跟踪查询每笔业务的报账进度。实行网上预约报账模式后，会计人员从繁重的核算工作中解脱出来，开始由事务型向管理型转变，逐步做到事前有预测，事中有控制，事后有分析，将工作重心转移到财务数据的再加工上，对收入、支出、项目预算支出、绩效评价等方面进行精细化管理，强化内部管理与控制。
二、网上预约报账的流程
首先需登录网上预约报账系统，进入网上报账系统界面根据报销项目不同选择费用报销、差旅费报销或者借款，选好进入下一个界面填写各类报销单中要求填制的内容，选择预算指标信息，最后填写支付方式，全部填写完后提交，根据需要生成并打印报销单，找相应的负责人或职能主管部门领导审批签字后，将报销资料投递到办事大厅或者在选择的预约时间到办事大厅报账，报销手续如果未通过，需要补齐手续或退回到编制人。如果报销手续通过，报销金额会转入报账人填写的收款人账户中。（如图1）
三、高校实行网上预约报账优化建议
（一）全校动员搭建完备的网上预约报账系统
完备的系统平台建设对网上预约报账系统的运行起着关键的作用。网上预约报账系统不仅需要与现有的会计电算化软件和银行系统进行对接，还需要与学校的学生系统、人事系统、科研系统进行对接。这其中任何一个系统不能对接的话，预约报账系统就会受到相应的局限，而不能真正让网上预约系统变得简单、方便、快捷，同时也不利于预约报账系统在学校中的推广使用。
（二）加大前期宣传力度保证网上预约报账的顺利实行
高校财务部门应在充分调研的基础上，制定详细可行的实施方案，争取全校师生的理解、支持与配合。充分利用校园网络平台，在校园网上及时发布网上预约报账的规定和财务方面的知识，宣传实行网上预约报账的优势；在全校范围内举办网上预约报账会计知识的讲座，宣传实行网上预约报账对财务管理的长远影响和意義；深入到各学院和各职能部门系统讲解网上预约报销系统的使用知识，用图文并茂的方式讲解操作步骤以及与网上预约报销的相关财务知识和政策规定；听取教职工在使用网上预约报账系统后提出的意见和建议，进一步完善网上预约报销系统，切实让报账人员感受到方便和快捷。
（三）避免网上预约报账与传统报销模式的冲突
在平时报账业务不太繁忙的时候，办事大厅一般不会排队，采用网上预约报账系统方式的人员必须自己先在预约报账系统中录入相应的信息然后打印报销单据才能去报账，而采用传统报账模式的人员则可以直接去办事大厅报账，这样一来采用预约报账人员需要额外做网上录入信息的这项工作才能完成报销，并没有体现预约报账的优越性反而增加了报账的负担。报账师生使用网上预约报账的积极性就会降低，不利于网上预约报账在全校的推广。建议尽量缩短试运行时间，尽可能早的在全校范围内实行网上预约报账，避免与传统报账模式的冲突。
（四）增加网上经费审批模块
实行预约报账后报账人还是得拿着系统生成的报销单和原始单据去多个部门找领导审批签字报销，这样其实并没有体现出网上预约报销应有的方便快捷，如果在预约报账系统中增加网上经费审批模块，那需要签字的领导即使出差也能在网上进行审批，极大地方便了报账人员，提高了工作效率。但是在经费审批模块应按照高校自身制定的审批流程进行流转，另外还应具有上传附件功能和领导意见反馈功能，这样既方便领导全面了解报销业务的内容也让报账人及时知道审批的结果。
（五）保障网上预约报账系统数据的安全
财务信息和数据至关重要，在构建网上预约报账系统的时候必须以安全性为首要前提，一定要确保网络环境在使用过程中的安全与稳定。及时更新维护服务器，确保其储存数据的安全与保密；加强内部控制和授权管理，确定不同用户的使用权限，防范信息流失和财务人员内部风险；利用专业技术确保财务数据在传输共享中的安全。
（六）定期培训报账人员
随着经济社会的不断发展，国家财务的政策法规也随之发生着变化，报账人员需要不断地更新财务知识。财务处的人员可以定期将需要更新的财务知识制作成宣传单发放给报账人员；可以邀请专家或者技术人员对报账人员进行网上预约报账专题讲座；财务部门的人员还可以深入到各学院、职能部门进行网上预约报账系统操作的讲解，财务知识的宣讲，详解各类报账每个流程，现场解答报账人员在使用过程中的问题，切实提高报账人员的能力和水平，提高财务报账的工作效率，更好地建立财务部门与报账人员之间的和谐关系。
网上预约报账的实行不仅能够提高报账的效率，有效解决“报账难”问题，还能够减轻财务人员的工作量，使会计人员从繁重的事务中解脱出来从事更多的财务管理工作，为高校的发展提供财务数据的支持。但网上预约报账在具体实行的过程中尚存在一些问题，还需要不断改进和完善。
参考文献：
[1]祝鞠锋.高等学校网上预约报账的利弊探讨[J].经济师，2015（08）.
[2]李智敏，李敏.高校经费科学化精细化管理之网上预约报账管理[J].财会与金融，2013（142）.
[3]朱锦珍，王凯.高校网上预约报销的利弊探析[J].合肥工业大学学报，2016（06）.
（作者单位：西华大学计划财务处）
