云计算环境下电子文件管理研究综述
薛四新 黄萃
摘要：云计算引领ICT发展新态势，电子文件管理离不开ICT生态环境。本文对国内外学者在云计算环境下电子文件与数字档案管理方面的学术成果进行文献调研和概要总结，阐述了云时代电子文件与数字档案研究的新动向，为开展云计算环境下电子文件研究奠定基础。
关键字: 云计算 电子文件 电子文件管理 数字档案馆
电子文件作为一类重要的社会信息资源，产生于网络计算机环境中，人们对它的形成、管控、使用、留存和传承已经难以脱离信息与通讯技术（ICT）环境。当前，云计算引领ICT发展新动向、变革信息资源管理新趋向。云计算的快速着陆和广泛应用无疑会对电子文件及管理带来前所未有的影响。本文以“Cloud Computing + Record”和“Cloud Computing + Archive”为主题关键词，对ProQuest Digital Dissertations、Web of Science三大引文库、ProQuest系列数据库进行英文文献检索，同时以“云计算+电子文件”和“云计算+档案”为主题关键词对中国期刊全文数据库、中文科技期刊数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库进行中文文献检索（检索时间为2011-8-20），并对检索的文献进行研究分析，发现国内外已經有机构和个人开始关注和研究云计算环境下电子文件与数字档案管理方面的问题，但公开发表的论文数量非常有限，其中国内学术文献主要研究云计算环境下数字档案馆的相关问题，共7篇；国外学术期刊上与云计算环境下电子文件和数字档案研究内容关联度较高的文献有8篇。本文分别对这些文献内容进行概要总结，旨在探析云时代电子文件研究的新思考和新行动。
一、云计算环境下数字档案馆研究概述
从对检索到的文献分析看，自2009年以来，我国文件档案管理领域就有学者开始关注云计算理念与技术，并结合对云计算的认识和特点，探讨云时代档案信息化和数字档案馆的应用解决方案。
尹雪梅认为云计算是顺应企业和个人消费者对数据中心处理能力不断提高的社会趋势而出现的新技术，代表了一种新的数据处理方式和未来人们的一种生活方式，是一种处理信息资源的超前理念，将给图书、档案界在知识共享方面带来新的启示，文章借鉴了云计算环境下数字图书馆的研究成果，提出了基于云计算的个人数字档案馆模型[1]。方昀等认为云计算是顺应低碳经济发展的需要而提出的一种共享的IT基础架构方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT 服务，虚拟化、整合、安全、高效是其最基本的特性；云计算能够按照用户对资源和计算能力的需求而动态部署虚拟资源，不受物理资源的限制；云计算与用户之间的关系模型是XaaS，即提供各类云服务；文中结合档案信息服务的基本职能要求，分析了云服务模式在档案信息化工作中实现资源共享、节约投资成本、提高可靠性、解决IT人才短缺、提高运维效率等方面的优势[2]。彭小芹、程结晶认为云计算作为一种新思维在网络中应用，必然会形成新的信息管理与信息服务体系，这种新的资源管理与服务体系的目标正是数字档案馆基本特征和属性的表现，文中首先总结了云计算的特点和优势是能够提供可靠安全的数据存储、方便快捷的云服务、强大的网络计算能力、诸多技术的集合体、个性化服务和以用户为中心的服务思想，并从信息资源、信息用户、信息工作者、信息基础设施层面入手，探讨云计算在数字档案馆信息服务与资源管理中的应用，目的在于促进数字档案馆更好地调整服务角色，增强数字档案信息服务功能以及拓宽服务空间[3]。文杰认为云计算具有超大规模、虚拟化、通用性、高可靠性、高扩展性、按需服务和廉价等特征，其核心理念就是通过不断提高“云”端处理能力，减少用户端的处理负担，使用户端最终简化为一个单纯的输入输出设备并能够按照用户的需要来享受“云”的强大计算处理能力，文中阐述了云计算在数字档案馆中的几大应用优势，即确保档案服务器的可靠运行，最大限度地降低服务器的出错概率，降低相关费用，极大地扩展了信息资源的共享范围，同时还提出基于云计算而满足多个高校共同使用的数字档案馆的构建模型[4]。
胡亚南从档案馆职能的改变、档案馆运营成本的降低和档案工作质量的提高三个方面分析了云计算对档案工作带来的影响，认为档案馆应重点考虑如何尽快开展云计算的应用服务，明确服务方式，提高服务效能[5]。田雷在解读 “云计算”的概念和本质的基础上，分析了“云计算”在档案领域的应用前景，认为云计算基础设施、云平台通用技术和云存储资源体系等都能够加快档案信息化的建设进程，提升档案管理水平，拉近档案与群众的距离；同时也指出，云计算在安全管理和标准开放方面依然需要不断提升和改进，提醒档案领域在运用“云计算”技术时必须要在先期充分考虑数字档案资源的安全[6]。黄正鸿认为云计算不仅影响人们的工作方式和商业模式，更重要的是带来思维方式的挑战。呼吁档案行业在开展信息化过程中应吸纳 “云理念”提高服务水平，基于“云架构”构建全国性、区域性云平台，利用“云存储”更好地保存档案、提供利用， 借助“云模式”节约成本、提高效率，打造“低碳经济”档案信息化建构模式，同时也指出云计算在信息安全、 隐私保护、标准规范与资金投入、技术透明等方面尚存在许多未解决的问题，但坚持认为云计算能够实现档案工作信息化领域更多的创新，能从根本上改变档案信息获取和知识传播的方式[7]。
从这几篇论文内容来看，云计算在档案管理方面的研究还处于了解、认识和探讨的初级涉入阶段，有关云计算对档案学基础理论影响、对档案实践工作的变革以及云计算与档案信息化整合等方面的研究涉及不多，尚需要进一步开展更深层的跨学科融合研究。
二、云计算环境下电子文件管理研究概述
云计算环境下电子文件相关研究的学术文献在国内尚未有公开发表的论文，国外的一些学者自2009年就开始有所研究，下面对这些研究成果进行概要总结。
Brent Gatewood从云计算环境下软件即服务（SaaS）的应用角度探讨了电子文件管理的相关问题。他认为云时代电子文件研究重点应聚焦于如何将文件管理规则应用于云计算信息存储解决方案中，指出云计算被认为是易用、易访问的，能够提供包括硬件、开发平台、软件与数据服务在内的IT虚拟资源池，并对SaaS与云计算之间的相互关系进行了讨论；认为使用SaaS模式的用户并不能真正拥有软件，而是按照对软件的计量付费后授权使用，用户并不知道所形成的文件和信息存放在哪个地方、哪台设备和哪块硬盘上，并且提供软件服务的云供应商并没有充分考虑到文件管理的控制条例或规则，认为云环境下文件和信息管理将会失控。建议在采取SaaS解决方案之前应充分考虑和加强电子文件管理在云服务软件中的法规遵从性，认为云软件服务的供应商应能够充分理解法规制度中对机构电子文件管理和证据留存的各类要求，以确保管理机构对文件形成机构进行复查和审计时，通过保障其原始记录文件来确保电子文件的真实性和完整性，提醒用户在实施云计算方案时应在契约、审计、集成、政策遵从等方面做好充分的论证和考虑[8]。
Jeremy Leighton John和Jim Ericson从云计算环境下非结构化数据存储技术的应用层面探讨数字文件与档案管理的相关问题。Jeremy从数字记录革命角度分析了越来越多的个人数字档案信息将形成，借助IDC 2010年发布的70%数字信息由个人形成而非组织形成的信息，从英国国家图书馆收集人物档案情景出发，论证了大量的非结构化数据收集与保存将需要云计算虚拟存储的支持，以及可信任数字仓储系统对云存储的应用需求，分析了云计算环境下哪些信息需要存储、归档、保存和用于检索[9]。Jim 认为云计算为档案信息的存储提供了新的解决方案，美国一些大型组织内部建立了档案保管部门，而小型组织将档案保存在文件或数据中心以减少内部档案管理的昂贵费用；云计算档案服务模式走向市场，降低了成本，提供了可以“无限使用”的基础设施服务、安全保障、容灾备份和统计分析等功能，文章从文件信息的机构资产保存和运行维护负担的二元性进行分析，对于电子发现而言，文件或信息获取的时间和速度是非常重要的；从文件形成者自己管理还是委托第三方机构管理Email服务器、Email记录及其归档等方面，提出云计算能够提供集成服务和帮助文件形成与创建，将大大降低IT运维负担、提供专业的IT服务等众多优点，并进一步从收费服务的角度分析云计算档案服务工作模式的拓展[10]。James Lappin认为当前使用EDRMS被认为是主流的、正统的电子文件管理方式，但2010年电子文件管理处于一个变化的十字路口。文中就两个方面提出质疑：一是云计算的出现和应用，EDRMS是否会出现停滞或后退，怀疑电子文件管理模型背后的支撑理论的适用性；二是在未来五年是否会有新的文件管理的主流、正统思想出现，特别是在云计算新技术的冲击下，电子文件管理系统将会以何种方式出现及其是否会对电子文件管理理论产生影响[11]。
Katharine Stuart 和David Bromage主要基于实践经验及其与公共和私人机构交互基础上，介绍云计算环境下信息存储现状、挑战和管理状况。强调“Web2.0”和“云”会成为组织改变业务行为的主要方式，管理文件需要特别注意可能存在的风险。认为在实际工作中,提供“云”服务的组织开展业务,不应仅基于技术而做出决定,更应考虑机构信息存在的众多风险，认为“云”本身就存在先天的安全风险。如果更多的制约“云”的政策或立法被制定出来,云计算将有助于管理层使用和管理组织内的信息和文件，良好的政策和立法,将会是解决威胁云存储面临的机遇和方法，文件管理者提高在线信息管理能力与风险意识,在“云环境”背景下显得尤为迫切[12]。
Roger James从利用角度探讨云计算对电子文件管理的影响。认为传统的文件管理的成本正在增加，云计算为文件管理者提供了在保持费用的同时增强可控制性的机会，在应对数字或纸质载体文件管理方面,良好的文件管理是可持续发展的基础。云计算因其操作层面的易用性与推动性,在专业的文件管理方面得到不断的扩大,包括向前端延伸的文件管理；同时云计算也为文件管理提供了一个新机遇——档案开放,为他人参与和使用,而不是把它封装起来独家享用。作者认为云计算会刺激组织考虑他们希望保护哪些信息以及信息开放的范围。在数字世界里,并不是保护度越高影响越大或安全性越高,正像英国政府计划开放的数据研究中心，认为新文件管理应该是促进其内容的使用而不仅仅是一味地提倡保护[13]。
Beverly Oswalt 和Roslyn L. Turner提出随着数字时代的到来，文件管理存储介质从纸质变迁为数字媒体，这个转变必然带来对存储机构能力和空间提升的要求，目前网络存储和云存储是比较流行的两种方式。但是对于云存储用户来说，存在一些不利因素，主要是因为云存储虽然可以使用户通过互聯网方便获取数据，但是会出现数据存储在其他国家或地区的情况，或是容易出现数据丢失等问题，云环境中，数据一旦丢失，将难以恢复，整体安全性是最大的冲击和挑战[14]。
Lawrence W. Serewicz提出，再大的存储空间也需要有更好的搜索引擎，无限量空间的出现和语义网搜索呈现出对未来数字文件与档案管理的重大机遇。相对而言，无限量存贮对于文件档案管理的意义,并未涉及潜在档案意义的挑战；而语义网革命将会长远地影响公共部门或组织管理文件和档案的思路。因为在公共管理过程中，web2.0的应用，使得用户能够通过标签、记号等方式更好地定义他们控制及形成的信息与记录。这种公众和公共管理部门创造性的需求将会引发电子文件管理的新方式，并不仅仅像形成巨大的云存储系统或空间那样简单，而是巨大的无限云存储空间与语义 Web搜索引擎服务之间的一场博弈[15]。
以上分析可以看出，云计算在资源存储和信息检索等方面给电子文件带来前所未有机遇，但云计算如何从深层次影响电子文件的形成、管控和保存，特别是对电子文件的信息构建、生命周期理论和连续体模式等带来挑战、影响和变革等方面，还有待深入研究和分析。
三、结论
云计算的出现宣告了以低成本方式提供超级网络计算服务时代的到来，它以超强的计算能力和低成本、高可靠性、计量服务和安全、开放、持续之理念将全社会推到一个能够实现超共享的数字时代。尽管目前云计算的应用发展还有待完善，将云计算应用于安全可靠性要求较高的电子文件领域还有很长的探索之路。但未来10年注定是云计算快速发展的黄金时期，云基础设施的可靠性追求、云存储的海量扩展能力、云平台与云应用的即时服务模式以及云计算的IT集约化、专业化、持续有效性运营态势等都会得到更多关注、研究、发展和改进，各国政府和IT巨商都已经且还在加大力度不断地在云计算研究方面给予强劲的支持和投入，有理由相信，云计算将必然会给电子文件信息管理带来新机遇，特别是对电子文件的理论延伸、业务扩展、管理模式以及共建共享等带来新变革。
注释：
[1] 尹雪梅.从云计算到个人数字档案馆[J].山西档案,2009(2):18-22.
[2] 方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示.档案学研究,(4):70-73.
[3] 彭小芹,程结晶.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探.档案学研究,(6)：71-75.
[4] 文杰.基于云计算的数字档案馆建设研究[J].档案与建设,2011(1):46-49.
[5] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探.兰台世界,2011(3下)：20-21.
[6] 田雷.“云计算”在档案领域的应用[J].北京档案,2011(5):24-25.
[7] 黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案,2011(5):61-63.
[8] Brent Gatewood.CLOUDS ON THE INFORMATION HORIZON: HOW TO AVOID THE STORM[J],Information Management Journal.Lenexa:Jul/Aug 2009. Vol.43, Iss.4; p32-36.
[9] Jeremy Leighton John.The future of saving our past[J].Nature.London:Jun 11, 2009,Vol.459,Iss.7248,p775-778.
[10] Jim Ericson. New Ideas for Old Information; Software/service providers are a natural fit for a growing archival headache; for many organizations, the cloud looks like the best answer[J].Information Management.New York:Nov 1, 2009,Vol.19,p8.
[11] James Lappin .What will be the next records anagement orthodoxy[J].Records Management Journal Vol. 20 No.3, 2010, p252-264.
[12] NATIONAL ARCHIVES, RECORDS ADMINISTRATION ISSUES GUIDELINES ON CLOUD COMPUTING,US Fed News Service, Including US State News. Washington, D.C.: Sep 23, 2010.
[13] Current state of play: records management and the cloud. K Stuart… - Records Management Journal, 2010 .
[14] Records management in the CloudRecords management IS the Cloud! R James - Business Information Review, 2010 .
[15] Amit Roy Choudhury. New tech reshaping record keeping; Retrieving records gets easier as social networking, cloud computing converge, The Business Times. Singapore: May 9, 2011.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院，清华大学档案馆；浙江大学公共管理学院
