如何做好企业机要秘书工作
企业机要秘书是一个特殊的工作岗位，机要文件管理工作是否到位，不仅直接影响到本单位的利益，同时还影响到党与国家的利益。因此，要做好该项工作，最重要的措施就是提高机要秘书的工作思想、业务素质。下面就如何管好机要文件，浅谈几点体会：
1 机要秘书必须具备强烈的工作责任心
机要管理工作是否到位，取决于机要秘书是否对保密文件管理具备强烈的工作责任心。工作责任心强烈的人，其工作由始自终是管理有序的，反之则是杂乱无章，较为容易在工作中出问题。在大多数人看来，机要秘书的工作是一件非常简单、非常容易的事，只是收收发发、传传递递的机械重复工作；一不动脑筋，二不费力气，无论谁都可以把工作做好，表面看的确如此，但事实上从深层看并不是这样。机要文件秘书必须每天面对着资料、文件等，日复一日年复一年地重复着单调的工作，这其中大部分的工作内容都具有较强的政治性以及保密性。如果没有具备强烈的工作责任心，导致容易在工作中出错，且万一出了问题就不是小问题。另外机要秘书一般都兼任很多工作，除文件的收发管理外，还有兼任公司各类印鉴的保管及使用管理、传真机的使用管理，以及其他繁琐的事务等。因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识，做到严格要求自己，对工作中的细节，都要力求把它做得好。同时，工作完成后还要考虑该处理方式是否妥当，确保不出错或少出错。
2 机要秘书必须具备较强的组织管理能力
机要文件的管理工作是一项认真细致的工作，要做好这项工作，对于机要秘书必须具备较强的组织和管理能力。其中包括：
（一）熟悉机要文件的管理程序。
首先要对照发文通知单及时清点、核对文件；其次对文件进行分类、登记、以及编号；最后将供领导批阅的文件及供各职能部门执行的文件递送办公室主任签阅后，及时将文件分内容、分部门、分级别，按时间的先后顺序，及时进行传阅、催办、返回。
（二）加强文件阅办过程中的控制
传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情、实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅，对于提高工作效率具有重要的作用，其中要注意以下几方面：
1、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的，在当今改革开放时期，各种信息、政策的交流，对国家的建设、安全等方面起着越发重要的作用。快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间信息畅通，是对机要文件管理的时间性要求。
2、时效性。机要秘书收到文件后，对每一份文件必须阅览一遍，加深印象并做一个必要的判断。注意文件传递时间，不能因文件传递不及时而造成各方面损失，给工作造成被动形势。对于需要及时落实的文件或事情，如果领导同志因工作忙碌未能及时批阅，机要秘书有责任提醒和督促。
3、保密性。机要文件传阅是具有严格的规定，要严格控制传阅范围，传阅的范围必须合理，要宽严适度。若收文上标具有阅读范围，必须按照规定的的范围组织进行传阅，不允许私自随意扩大阅读范围。凡属于国家秘密的资料、文件，随到随传，必须保证做到人不离件，件不离人，当天送，当天收。为随时掌握文件的流程和走向，避免机要文件横传。同时根据需要，制做文件传阅单，一份附在传阅文件夹内，一份保管在机要秘书手中，随时掌握文件去向，收回后立即清点份数。
4、作用性。文件的作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，某些文件对企业有用，但对于事业单位来说，作用并没那么大；某些文件从标题看，与本单位无关，但在内容上可能涉及到本单位的工作。因此，要充分发挥文件的作用，机要秘书必须做到以下两个熟悉：一要对文件的内容熟悉，二要对本单位的工作情况熟悉；综上所述，才能根据不同类型的文件，结合本单位的实际，有规律性地进行服务，充分发挥文件的作用。
5、灵活性。机要秘书要熟悉领导同志的工作分工，了解领导人和各部门的工作时间安排及工作活动规律，准确理解领导指示精神，掌握文件急缓程序。按合理的传阅顺序进行组织传阅，对于极为重要的急件，要区别对待，快递传阅。
（三）加强文件催办工作
“催办”是文件办理过程中一个重要的必不可少的环节。对有时限性要求的文件，如突发事件、会议通知、领导会见、纪念活动等内容的文件，一般对时限性有紧急的要求，要及时提醒、催办，给相关部门、及有关领导留有一定时间进行准备。在传阅文件过程中，机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”。
“催办”的内涵要宽要广，不仅是要向承办单位要情况、要结果，同时还有大量的协调工作需要机要秘书来沟通。因此，做好催办工作，不仅可以防止机要文件的泄漏或误用，同时亦可加快文件的传阅速度，提高机关服务水平和工作效率，提高机要秘书的协调能力。从某种意义上说，“催办”也是机要秘书应具备的基本功之一。
（四）加强文件的清退、销毁工作
机要文件的清退工作可以说是机要文件管理工作中的亮点。要严格文件清退制度。定期、及时地对文件进行梳理，按文号分类整理，按序号排放整齐，确保文件及时清退。年终要全面清退文件，该上交的应如数上交，该归档的根据单位要求进行存档，该销毁的文件则要按规定执行，切忌任意处理。
3 机要秘书必须按章办事，实行规范化管理
机要保密工作制度化是保密管理的基本措施。机要文件管理工作只依赖教育、依赖自觉性、依赖责任心是不足够的。应同时要结合实际情况，制定与健全机要保密规章制度，做到有法必依，有章必行，实行规范化管理。针对保密工作中出现的新情况、新问题要对保密制度进行及时的补充、完善，努力建立健全规章制度，明确机要保密管理要求，落实工作职责和措施。
4 机要秘书要主动性地工作
机要秘书工作是一项服务性、辅助性的工作，只能根据领导同志的要求来开展工作，这决定了其工作的被动性。作为一个出色的机要秘书，仅处于被动的工作是不够的，可以从以下几个方面发挥工作的主观能动性，主动地为领导做好服务工作。第一，了解领导同志的工作，全面掌握领导同志的在一段时间内抓的工作中心，“知情方能出办”，服务工作才能做到点子上，是掌握工作主动权，搞好主动服务的前提。第二，要善于积累和提供情况。机要秘书应做到，“脑勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤记、勤跑。上至中央和上级党委、政府的重大方针、政策具体规定，下至各部门和基层和各项基础数据以及各种动态、反映，都应进入机要秘书的大脑。只有平时不怕“麻烦”，勤于积累，到了领导同志需要之时，才能得心应手，及时提供，这是搞好主动服务的基础。第三，要注意文件传阅效果，对重要的机要文件，要提炼内容要点，供领导参阅；要注意领导在机要文件上的批示，做好传阅落实；要注意领导批示是否有误，如有误要当面恰当地提出修改意见；要注意领导口头吩咐，做到准确记录；要注意需协调相关单位承办的，要及时向有关领导转达。
5 机要秘书要有一个健康的心态
机要岗位工作环境相对独立封闭，工作人员活动空间比较狭小，工作对象较单一，杂事较多，心理压力较大，不可避免地给机要秘书带来一些负面的影响。如思想钝化、心态老化、社交能力弱化、工作方法机械等倾向就是这种负面影响的具体体现。作为机要秘书，要善于在工作中控制自己的情绪，适时地调整心态，驾驭环境，在领导和同志们面前始终保持一种热情诚恳、乐观向上的良好状态。
6 机要人员需要锐意进取精神
当今时代，以电子计算机技术、现代网络技术为主的新兴技术已被广泛运用于机要部门，机要工作现代化水平越来越高、服从管理范围也越来越大，这给做好新形势下的机要工作提出大量需要解答的新课题。譬如：如何适应、推动机要密码通讯专用网络建设，为党政领导机关提供更好的办公支持；如何构建人机结合的新型管理模式，提高网络安全性；如何为党政系统内部的信息共享、交换、组织、监控提供更好的协同工作环境等等。这些都迫切要求每一个机要人员不但要善于发现传统的工作方法存在的问题，还要善于创造新的工作方法与技术手段，使机要工作水平上一个新的层次。
作者简介
周秀玲（1963-），女，广东恩平，汉，大专，中交广州航道局有限公司任机要秘书，助理政工师。
1 机要秘书必须具备强烈的工作责任心
机要管理工作是否到位，取决于机要秘书是否对保密文件管理具备强烈的工作责任心。工作责任心强烈的人，其工作由始自终是管理有序的，反之则是杂乱无章，较为容易在工作中出问题。在大多数人看来，机要秘书的工作是一件非常简单、非常容易的事，只是收收发发、传传递递的机械重复工作；一不动脑筋，二不费力气，无论谁都可以把工作做好，表面看的确如此，但事实上从深层看并不是这样。机要文件秘书必须每天面对着资料、文件等，日复一日年复一年地重复着单调的工作，这其中大部分的工作内容都具有较强的政治性以及保密性。如果没有具备强烈的工作责任心，导致容易在工作中出错，且万一出了问题就不是小问题。另外机要秘书一般都兼任很多工作，除文件的收发管理外，还有兼任公司各类印鉴的保管及使用管理、传真机的使用管理，以及其他繁琐的事务等。因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识，做到严格要求自己，对工作中的细节，都要力求把它做得好。同时，工作完成后还要考虑该处理方式是否妥当，确保不出错或少出错。
2 机要秘书必须具备较强的组织管理能力
机要文件的管理工作是一项认真细致的工作，要做好这项工作，对于机要秘书必须具备较强的组织和管理能力。其中包括：
（一）熟悉机要文件的管理程序。
首先要对照发文通知单及时清点、核对文件；其次对文件进行分类、登记、以及编号；最后将供领导批阅的文件及供各职能部门执行的文件递送办公室主任签阅后，及时将文件分内容、分部门、分级别，按时间的先后顺序，及时进行传阅、催办、返回。
（二）加强文件阅办过程中的控制
传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情、实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅，对于提高工作效率具有重要的作用，其中要注意以下几方面：
1、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的，在当今改革开放时期，各种信息、政策的交流，对国家的建设、安全等方面起着越发重要的作用。快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间信息畅通，是对机要文件管理的时间性要求。
2、时效性。机要秘书收到文件后，对每一份文件必须阅览一遍，加深印象并做一个必要的判断。注意文件传递时间，不能因文件传递不及时而造成各方面损失，给工作造成被动形势。对于需要及时落实的文件或事情，如果领导同志因工作忙碌未能及时批阅，机要秘书有责任提醒和督促。
3、保密性。机要文件传阅是具有严格的规定，要严格控制传阅范围，传阅的范围必须合理，要宽严适度。若收文上标具有阅读范围，必须按照规定的的范围组织进行传阅，不允许私自随意扩大阅读范围。凡属于国家秘密的资料、文件，随到随传，必须保证做到人不离件，件不离人，当天送，当天收。为随时掌握文件的流程和走向，避免机要文件横传。同时根据需要，制做文件传阅单，一份附在传阅文件夹内，一份保管在机要秘书手中，随时掌握文件去向，收回后立即清点份数。
4、作用性。文件的作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，某些文件对企业有用，但对于事业单位来说，作用并没那么大；某些文件从标题看，与本单位无关，但在内容上可能涉及到本单位的工作。因此，要充分发挥文件的作用，机要秘书必须做到以下两个熟悉：一要对文件的内容熟悉，二要对本单位的工作情况熟悉；综上所述，才能根据不同类型的文件，结合本单位的实际，有规律性地进行服务，充分发挥文件的作用。
5、灵活性。机要秘书要熟悉领导同志的工作分工，了解领导人和各部门的工作时间安排及工作活动规律，准确理解领导指示精神，掌握文件急缓程序。按合理的传阅顺序进行组织传阅，对于极为重要的急件，要区别对待，快递传阅。
（三）加强文件催办工作
“催办”是文件办理过程中一个重要的必不可少的环节。对有时限性要求的文件，如突发事件、会议通知、领导会见、纪念活动等内容的文件，一般对时限性有紧急的要求，要及时提醒、催办，给相关部门、及有关领导留有一定时间进行准备。在传阅文件过程中，机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”。
“催办”的内涵要宽要广，不仅是要向承办单位要情况、要结果，同时还有大量的协调工作需要机要秘书来沟通。因此，做好催办工作，不仅可以防止机要文件的泄漏或误用，同时亦可加快文件的传阅速度，提高机关服务水平和工作效率，提高机要秘书的协调能力。从某种意义上说，“催办”也是机要秘书应具备的基本功之一。
（四）加强文件的清退、销毁工作
机要文件的清退工作可以说是机要文件管理工作中的亮点。要严格文件清退制度。定期、及时地对文件进行梳理，按文号分类整理，按序号排放整齐，确保文件及时清退。年终要全面清退文件，该上交的应如数上交，该归档的根据单位要求进行存档，该销毁的文件则要按规定执行，切忌任意处理。
3 机要秘书必须按章办事，实行规范化管理
机要保密工作制度化是保密管理的基本措施。机要文件管理工作只依赖教育、依赖自觉性、依赖责任心是不足够的。应同时要结合实际情况，制定与健全机要保密规章制度，做到有法必依，有章必行，实行规范化管理。针对保密工作中出现的新情况、新问题要对保密制度进行及时的补充、完善，努力建立健全规章制度，明确机要保密管理要求，落实工作职责和措施。
4 机要秘书要主动性地工作
机要秘书工作是一项服务性、辅助性的工作，只能根据领导同志的要求来开展工作，这决定了其工作的被动性。作为一个出色的机要秘书，仅处于被动的工作是不够的，可以从以下几个方面发挥工作的主观能动性，主动地为领导做好服务工作。第一，了解领导同志的工作，全面掌握领导同志的在一段时间内抓的工作中心，“知情方能出办”，服务工作才能做到点子上，是掌握工作主动权，搞好主动服务的前提。第二，要善于积累和提供情况。机要秘书应做到，“脑勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤记、勤跑。上至中央和上级党委、政府的重大方针、政策具体规定，下至各部门和基层和各项基础数据以及各种动态、反映，都应进入机要秘书的大脑。只有平时不怕“麻烦”，勤于积累，到了领导同志需要之时，才能得心应手，及时提供，这是搞好主动服务的基础。第三，要注意文件传阅效果，对重要的机要文件，要提炼内容要点，供领导参阅；要注意领导在机要文件上的批示，做好传阅落实；要注意领导批示是否有误，如有误要当面恰当地提出修改意见；要注意领导口头吩咐，做到准确记录；要注意需协调相关单位承办的，要及时向有关领导转达。
5 机要秘书要有一个健康的心态
机要岗位工作环境相对独立封闭，工作人员活动空间比较狭小，工作对象较单一，杂事较多，心理压力较大，不可避免地给机要秘书带来一些负面的影响。如思想钝化、心态老化、社交能力弱化、工作方法机械等倾向就是这种负面影响的具体体现。作为机要秘书，要善于在工作中控制自己的情绪，适时地调整心态，驾驭环境，在领导和同志们面前始终保持一种热情诚恳、乐观向上的良好状态。
6 机要人员需要锐意进取精神
当今时代，以电子计算机技术、现代网络技术为主的新兴技术已被广泛运用于机要部门，机要工作现代化水平越来越高、服从管理范围也越来越大，这给做好新形势下的机要工作提出大量需要解答的新课题。譬如：如何适应、推动机要密码通讯专用网络建设，为党政领导机关提供更好的办公支持；如何构建人机结合的新型管理模式，提高网络安全性；如何为党政系统内部的信息共享、交换、组织、监控提供更好的协同工作环境等等。这些都迫切要求每一个机要人员不但要善于发现传统的工作方法存在的问题，还要善于创造新的工作方法与技术手段，使机要工作水平上一个新的层次。
作者简介
周秀玲（1963-），女，广东恩平，汉，大专，中交广州航道局有限公司任机要秘书，助理政工师。
