浅论水文档案信息服务

    王天华

    摘 要：水文信息档案开发利用存在许多问题。水文档案工作根本上是要有效地开发档案信息资源，水文档案工作者应在确保水文档案信息安全的前提下使其发挥作用，挖掘档案的潜在价值，服务于社会主义建设。

    关键词：水文档案；信息化服务

    水文档案是重要的信息资源。大量丰富珍贵的水文档案资料能为社会生产、建设部门提供大量的有效数据，它就像一座矿山，本身具有巨大的能量，但需要我们去开发、利用。档案需要被安全保管，更需要开发、利用，才能成为"活信息"。因此，水文档案工作的关键从根本上来说，就在于开发和利用，水文档案工作人员其价值也在于此。

    1 水文档案信息资源利用过程中存在的问题

    （1）开发利用率低

    毋庸讳言，长期以来，由于种种原因，水文档案的利用价值没有被公众所认知，水文档案管理部门多数时候也处于自我封闭或半封闭的状态，再加上水文档案工作人员缺乏主动服务意识，致使水文档案利用率一直保持低位。

    （2）检索工具不完备

    档案工作也需要与时俱进。开发利用档案信息资源同样也需要新且适用的方法和技术手段。可是很多档案部门，尤其在基层档案部门，水文档案人员至今仍主要依靠传统的、低效率的手工方式开发档案信息资源，没有普及利用计算机、网络等新技术进行各种档案的编目、编研、检索等工作，水文档案的开发利用很难扩大、加深。

    （3）素质不能适应现实需要

    部分水文档案工作人员知识面窄，缺乏水文及相关专业知识，更缺乏实际工作经验，还不能适应档案资源开发利用的要求。这就制约了水文档案的二次文献和三次文献的加工服务，很难很好地把握水文档案利用工作的动向并预测其发展趋势。

    2 努力开发利用好水文档案信息资源

    （1）更新观念，提高认识

    档案人员思想上要把档案的开发利用工作放在整个档案工作的首要位置，变被动利用为主动提供服务，这就要求档案人员当然要注重档案的收集、整理、归档、保管等基础环节，但更要化精力在档案利用这一环节上。提高水文档案利用价值，服务社会。档案部门要同时考虑经济和社会效益。水文档案是进行各项生产和社会建设的重要信息资源。水文档案工作者，除了为水利行业提供信息资料，还应主动走向社会，积极拓宽档案信息利用的层面和领域。

    （2）专人系统分类管理

    建议设立专门的水文资料档案库、房，其目的是为了保证档案的完整和管理的有序。档案的生命力，也是开发利用的前提在于真实、完整、系统。全面管理之后，才有可能真正做到完整地统一地按流域、按年代整编、排架，方便管理，同时也能更好地服务更多技术人员。

    （3）编制高效的档案检索工具

    检索工具完备，档案人员才能及时、准确地为利用者服务。档案人员应该在档案的收集、整理、保管各环节，就要编制，如全宗介绍、案卷目录、水文专题目录、全引目录、文号索引、检索卡等等材料，并逐步将计算机技术引入水文档案管理，使检索工具电子化，提高档案信息资源开发利用的效率。

    （4）加强档案的编研工作

    水文档案具有一定的独立性、系统性、时间性和连续性。水文档案的编制也应考虑到这一特点。在水文档案整编过程中尽量以流域、区域、年代规范整理，简化利用者查询、检索，方便其利用。面对水文档案存量增多，档案人员应加强编研工作，这是档案资源的初步开发。可将其加工整理编写成系统的资料，如水文大事记、水文基础数据汇编、立档单位全宗说明等应用性资料，这样就能把死档案变成活资料信息提供给用户，从而提高水文档案利用率。

    （5）重视信息利用反馈

    信息反馈工作有利于了解利用者现实和潜在的要求。档案人员要收集利用者反馈的信息，并整理、研究反馈信息。这可以全面了解档案工作各环节，特别是开发利用环节实绩和不足之处，促进档案信息资源深层次的开发利用，乃至整个水文档案管理工作水平的进一步提高。

    （6）加强水文档案保密工作

    水文档案关系国计民生，档案人员应十分重视水文档案保密工作。在此基础上，完善档案开发利用职责。对档案密级全面界定，认真执行涉密档案利用规定。对照水文档案保密规定，有些只能查阅，有些须严格执行审批手续进行借阅。

    （7）控制档案利用成本

    水文档案部门需要优化管理资源配置，集中优势人、财、物力量投入到对与利用者满意度直接相关的环节；创新利用服务方式，从整体上间接地降低利用者利用档案资料的费用和时间成本。档案部门除了集中整合相关档案信息外，还应定期主动发布档案信息。国家应保证并逐步加大对水文档案工作人、财、物的支持，而档案部门本身也要优化馆藏，改变馆藏档案中长期保存的档案比例过大、重复件过多的状况。

    （8）促进水文档案资源的共享

    要建立、健全水文档案共享政策和管理机制，国家政策上要支持。上级部门要理顺水文管理机制，流域机构与地方机构、水文部门与其他有关部门建立档案资源共享机制，采用计算机、网络数据库共享技术，各地区、行业、部门之间形成长期、稳定的数据共享运行机制，从而提高水文档案的利用效率。

    档案部门应当通过服务质量的提高和服务方式的现代化来推动和促进档案的开发、利用，也要考虑到水文档案的特点，要提高水文档案的利用效率，还需要整个社会对于档案利用价值的意识和利用者对档案利用的心理需求。

    参考文献：

    [1]马婧如.关于网络环境下水文档案工作的几点认识[J] .黑龙江档案.2010（5）.

    [2]钱光辉.推进上海水文"大档案"管理的建议[J].中国水利. 2012（2）.

    [3]杨桂霞.浅谈水文档案工作的鉴定与利用[J].东西南北·教育 .2010（12）.