基于ERP信息系统下的企业集团内部控制优化路径研究

    朱胜辉

    摘要：随着我国市场经济的飞跃发展，本土企业集团经营规模与业务多元化也得到了空前的发展机会，然而传统的集团企业管控手段已经无法适应此时的管控要求。与此同时，由于互联网与信息管理的快速发展，其信息管理系统也逐步深入到企业管理的各个方面，为企业管理模式的创新打下了坚实的技术基础；ERP系统的诞生自然也是应运而生。文章将以ERP系统为基点，谈论企业集团的内部控制的优化问题，而内部控制又涵盖了集团的财务管控、信息资源管控、风险管控等重要环节，最后将会阐述在该系统下企业集团优化内部控制的措施。

    关键词：ERP信息系统；企业集团；内部控制；优化路径

    一、ERP信息系统在企业集团内部控制中的重要作用

    （一）周密规划、高效统一的预算管理

    预算是任何管理模式的基点，同时也是企业集团经营模拟规划的具体表现，该部分需要通过以下步骤完成：

    1. 计划。首先需要对某个项目进行量化，通过数字来计量整个项目的耗费资源，这其中包含了总项目、采购、设备、人员、销售、库存、费用等计划，涵盖了方方面面，通过能更有效的完成该步骤。

    2. 紧接着就是企业集团利用ERP系统进行有效资源分配调度，ERP系统能有效将整合整个企业集团的资源，能根据现有的资源对项目的费用预算进行控制与分配。

    （二）通过ERP整合各部门信息数据，实时调控企业的各处资金资产管理

    任何集团企业的资金管理都是非常重要的，传统企业集团对资金管理往往存在诸多问题，例如资金闲置与短缺、资金预算模糊、财务费用繁冗复杂、资金周转率低下等等，这其中又牵涉的企业集团的方方面面，尤其是资金方面，这其中关系到外部银行、企业集团、企业成员等主体利益关系，这就需要利用ERP信息系统建立起这几者严密的运作关系，具体运作关系流程将以图表形式表示。

    （三）ERP中精准归集与缜密合并的报表系统

    在传统的报表制作模式之中，因为大型企业集团的会计工作量是十分巨大的又加上是人为操作，总会出现不同程度的错误，无法做到精准，而新诞生的ERP信息系统有效的解决了报表制作问题；该系统利用的是计算有两种模式，一是等效股权解决复杂投资权益计算，二是财政部购买法、权益法的合并计算规则，这两种计算模式适用于权益比例计算以及内部交易抵消等方面；具体ERP步骤是首先对样表进行管理制作，以自身企业集团的特点为基础，接着是对各表格的合并抵消，消除重复而多余的数据，最后进行汇总分析，这是整个ERP信息系统在报表方面的运用。

    （四）ERP信息系统的财务分析与评估体系

    1. 策略分析：ERP信息系统的策略分析是根据两个模式实施的，一是成员企业指标与行业标准进行对比，二是成员企业对集团指指标的贡献分析；该ERP系统可以通过这样的评估系统模式对整个行业进行预期，同时也能对企业集团的未来业绩进行有效的预测；2. 会计分析：ERP信息化系统最强大使用的自然就是会计分析，它可以通过计算机对各笔资金的来龙去脉进行监控，能及时有效的掌握财务、销售、资金的信息；同时企业集团可以根据自身实际需求在ERP信息系统中设置监控报警，确保企业集团资金不会被挪用与贪污；3. 财务分析：其可以通过系统计算出各种财务指标，同时与标准财务指标进行对比，可以做出财务指标异常分析报告；也可以利用该系统建立各种财务分析模型，例如杜邦分析以此来更加直观明了的获得财务分析信息；4. 前景分析：前景分析同样是利用计算数据，尤其是重点针对折现现金流量分析，通过计算该数据并与历史数据进行比较，从而预测现金流量，再综合考虑行业竞争因素以及资本成本，这样各种数据与环境的有效结合，从而分析出企业集团的前景。

    二、ERP信息系统下企业集团风险内部管控存在的问题

    风险是任何企业集团任何时期都会面临的一个不可捉摸的名词，其容易对人们的生活、生命、财产等各个方面造成影响与损失。而随着ERP信息系统的引进也会带来其它不可预测的风险。

    （一）业务流程的改变带来的风险

    ERP信息系统实施的初期，容易导致企业集团所处的内部环境发生变化，会产生许多不可控制的因素，就会增加企业内部运行混乱的风险，过去由于手工状态下的风险控制将会因为ERP信息系统的引进从而变得更加不可测。这其中一方面是ERP信息系统的实施对原有的业务流程进行优化设计，将会改变企业集团的组织结构，使得企业的管理架构趋向扁平，内部控制由程序执行，自动化程度大大提高，业务人员将面临被裁减的风险；另一方面是ERP实行的是流程化的管理，流程优化的目的就是减少中间的重复、多余的环节，原有的基于手工作业流程中有利于控制的重复环节将消失，造成内部控制体系发生变化。跨职能部门的流程管理使得某个环节出现问题直接影响其他流程的运作，过去职能化的管理也许还有绕过某些环节的变通方法，而集成系统就必须经过每个流程。在这种情况下，任何一个环节出现差错，将直接影响到后续流程的实施。

    （二）企业集团内部环境带来的风险

    1. 针对ERP信息系统的规章制度不健全。我国企业集团因为才利用ERP信息系统进行管理，可能对其缺乏相应的了解，因此无法及时的制定针对ERP信息系统的规章制度。2. 人员素质要与ERP信息系统进行同步。企业集团尽管采取了现金的管理模式，但是可能因为ERP的应用使得内控体系不再仅仅依靠以往传统的检查、审批、核准人员的管理程序，而是主要依靠信息技术对其进行合理设计，经济、高效地达到控制目标。所以，信息技术的运用也增加了企业内部控制的复杂性与难度。

    （三）缺乏相应的外部审计机制与ERP监督审查机制

    ERP 系统的应用使内部控制体系具有了人工控制与程序控制相结合的特点。没有相应的外部审查机制，企业集团无法有效的判断ERP信息系统管理模式的好坏，其对企业的前景与发展是否有帮助；而缺乏ERP监督审查机制容易致使ERP信息系统无法高效率的运行工作，出现问题没有相关人员进行排查。

    （四）网络环境带来的技术风险

    随着 Internet 为工作生活带来的便利，网络在企业内也开始大量地应用。在企业内部建立内网，实现各个部门的业务关联，外网则把异地的分支机构也连接起来。由于网络环境的开放性特点，所有信息在理论上都是可以被访问到的。网络下的信息系统很有可能遭受黑客的非法访问和破坏、或者是病毒侵害，而且内部人的非法访问成功的机会也很高，这些情况一旦发生将造成严重的损失。

    三、ERP信息系统环境下的内部控制优化策略

    （一）加强完善ERP信息系统的业务流程管

    企业集团应及时建立规范的ERP信息系统业务流程管理制度与责任机制。企业对基于 ERP 系统的关键业务流程进行定期的审核，找出业务容易出问题的环节，按照职责划分和授权的内控思想，在整个流程中创新地增加适当的监测点和平衡点，保证对敏感业务交易给予足够的访问。其次是积极推进业务流程规范化，建立公司的 ERP 业务流程管理办法，明确流程负责人职能和权限，落实业务流程管理责任。遵循“风险导向、业务驱动、规范设计、强化执行”的原则，有计划、按专业开展流程规范专项工作。

    （二）加强内部相关制度的建设

    内控工作的基石就是做好制度建设方面的工作，针对ERP信息系统建立起ERP岗位制是最基本的制度，以此明确在ERP信息系统模式下各个职工的工作范围与职责，有利于ERP信息系统安全有效的推行到企业管理中，能将更换新的管理模式的风险降低到最小；当下的ERP 信息系统总体还是由人来进行实际操控的，因此建立的制度还着重针对这部分员工。例如：一般业务部门录入的基础数据，在数据生成后要及时传输给财务部门予以确认，在财务部门确认审核通过后，业务部门不得再对数据进行任何修改。财务部门的员工之间也要做到相互监督与相互控制，财务部门员工对业务部门输入的数据进行审核的时候，应做到审核人员与记账人员相分离，以防止财务人员与业务人员暗中勾结。同时，ERP 系统中的信息数据，应该有日志备份文档，对在系统中的所有操作记录都要进行实时的详细记录，即便有人故意篡改数据，都能够方便、详实地查询到相关操作信息，将系统受人为影响的程度降到最低。

    （三）建立外部审计机构制度与ERP监督审查机制

    企业应聘请外部专业的审计机构对企业的内部控制进行评价与分析，重点是实施 ERP 系统以后，企业的内部控制是更好了还是比以前差了，在 ERP 系统上运行是更安全还是危险增大了，在 ERP 系统上运行的数据是否真实、可靠地反映了企业的经营管理状况，企业的治理是否稳定在一个合理、健康的水平上。因此被审计单位应认真听取审计人员的宝贵意见，不断完善内部控制系统；建立完整的操作日志，对于日志文件的管理应列入重点控制的内容。设置专人保管系统产生的文档，包括电子文件和纸质文件。系统在使用过程中发生错误，应实时通知相关管理人员进行处理。

    （四）加强数据安全性的管理

    系统应根据其岗位职责和内控体系要求分别对上机操作人员设定不同的使用权限，授予相应的用户代码和口令，用户口令应不定期更换；系统内的所有业务操作活动均需经过授权，错误的输入需经授权才可更改；禁止原系统开发人员接触或操作计算机，熟悉计算机的无关人员不允许任意进入机房； 在输出控制方面最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性，保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。建立输出记录；建立输出文件及报告的签章制度；建立输出授权制度。

    当下许多集团企业利用ERP信息系统实施提升了集团内部控制水平，本文基于企业集团，通过ERP系统加强企业集团内部管控为研究对象，在结合ERP信息系统管理的思想，对ERP信息系统来加强企业集团内部管控提出了具体要求。在围绕ERP信息系统下重点对企业集团内部控制存在的问题及对策进行了研究阐述。希望笔者的拙见能对相关企业集团有所帮助，从中摸索出关于ERP信息系统运用下的集团企业内部控制新型管理模型。

    参考文献：

    [1]乔华.ERP环境下集团型企业内部控制研究[J].财会通讯，2013（34）.

    [2]刘惠娟.ERP系统的风险控制机制[C].天津市电视技术研究会2014年年会论文集，2014.

    [3]曹茂莲.ERP系统环境下企业内部控制优化研究——以A企业为例[D].北京林业大学，2014.

    （作者单位：广州市挚联投资管理有限公司）