即时通讯相比下电子邮件的传播优势

    吴嘉睿

    【摘 要】当今，即时通讯工具（Instant Message， IM）如微信、QQ、Skype等已成为我们重要的通讯工具，它们方便、简单、快捷，老少皆宜。但是，在IM盛行的当下，很多人仍然喜欢使用电子邮件进行交流。与IM相比，电子邮件的传播有哪些优势？为何邮件服务没有被IM打败？

    【关键词】即时通讯；电子邮件；传播优势

    中图分类号：G206.2 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2016）02-0231-02

    一、延时互动性

    （一）传播速度的非即时性

    IM最大的特点是即时，这是它的优势，但在某种程度上也成了它的劣势。IM会给正在处于沟通的双方带来一种信息的焦虑，因为它本身就要求即时的交流和回复。

    而邮件不同，发送邮件并不是急于让对方马上看到、马上回复。邮件是一种延时互动，是一种全天候的交流工具。使用邮件进行交流互动，可以免受打扰，中断思路，有充分时间思考，对话质量更高。IM虽然也允许两端的人思考，但实际上却隐含即时回复的信息焦虑。特别是在工作等正式场合，非即时的交流，有足够的时间来仔细阅读对方的信息并组织自己的观点和语言，把想表达的内容描述清楚。传播的非即时性是邮件相比于IM最大的优势。

    （二）传播内容的可思考性

    深度思考是回复邮件前提，写邮件时会更严肃的对待，更深思熟虑一些。邮件一般通过思考与斟酌，分析之后写下，具有一定的客观参考与价值性，而不是主观的偏性认识占大部分。邮件有足够的时间行文来使文字被更好地思考和组织，在某种程度上强迫写信的人对自己的信息进行编辑整理，双方在交流过程中“废话”更少，效率和质量更高，包含的信息量更大。接受者可以比较容易地了解事情的整个概况，然后经过深思熟虑来回复，所以邮件的交流通常建立在认真阅读前人的发言为前提，深入理解并回复的基础上的。

    相反，由于IM的随意性、碎片化，不允许思考的从容与充分，经常边输入边思考，往往难以表达全部的内容，甚至不知不觉中加入个人主观因素。所以在这方面。使用IM进行交流，大部分时候对一件事情的描述是分散成多次发送，前后衔接不好容易造成信息碎片。并且IM的消息历史是按照时间流组织的，一般需要即时的答复，回顾成本很高，根本做不到认真阅读理解并回复。

    例如记者通过邮件进行采访时，邮件采访保证了受访者的真实所想，受访者有足够的时间思考和斟酌。特别是一些理论性较强的问题，往往能够得到更为清晰和深入的阐释，这对记者的思考也能有较大的帮助。[1]

    二、办公高效性

    传播的效率是指用最便捷的方式传递最有价值的信息。从受众的角度讲，就是用最短的时间获得尽可能多的准确、可靠、有用的信息。从媒体的角度讲，则是用最简洁的方式，把最有价值的信息、清晰、明了地传递给受众。

    （一）传播方式的多向性

    回复和对话的支持，是交流内容的组织。IM起源于点对点交流，以腾讯QQ为例，双方聊天是点对点传播，交流到一半需要其它人协助，就得将其拉进来进行多人会话，还需要把事情重新说一次；或使用群组工具进行交流，尽管都可参与其中，但人多势必导致效率低下。IM不论一对一还是群组，信息都是实时的时间流，不同的内容没有任何组织。

    而电子邮件不存在这个问题，它的“抄送”功能使传播具有多向性，可进行点对面甚至面对面的交流，电子邮件被公认为办公使用最有效的沟通工具。

    （二）表达形式的书面性

    邮件和IM的交流形式就好比书面和口语。邮箱是以信件的形式编写和发送，常带有称呼和落款，比较正式和规范，而且表达方式多样，字数不限；IM却是类似便条的形式，夹杂表情图片甚至语音，娱乐性强。前者，更加正式，可以留底，而且其作为一种书面性的沟通方式，在一定程度上更具有法律效力。后者虽然也可找出对话记录，但更麻烦且不正式。

    邮件是基于文字等表达方式的书面交流，是思考后的产物，信息明确，它的可存档、可验证保证了内容的有效性。邮件是一份书面的记录，可以轻松地被保存，搜索，打印，转发，而且更容易验证它的发送者，接受者，发送时间，发送内容，可以随时查阅，并且有查阅的公信力。对于最重要的内容，通过电子签名的邮件由于遵循公共认可的安全体系，即可保证内容不会泄密，也可保证收发件人都是确定的账户。

    （三）信息安全的保障性

    邮件更有利于把过去的信息重新进行整理、备份，相比之下的IM：MSN没有消息记录功能，腾讯QQ的消息保存在本地，重装系统或者换个不同设备上的客户端就没有了，必须即时进行备份。

    消息传达在企业内使用频繁，但企业领域的IM到近年才较为受重视，之前都是使用互联网的通用产品。企业用户需要为自己公司内部维护一套“关系网”，成本高不说，安全性没保证，也无法保证信息同步。而邮件服务早早的进入企业，每个企业都自建邮箱，可以自己维护邮件组，推送信息，整合日历，与其它内部系统对接。相当于自成一套成熟的“社交网络”，并且有强大的安全措施和备份方案，所以企业内部的沟通，邮件服务比IM“可靠”。

    三、客户端随意性

    电子邮件具有全世界通用的协议，可以使用任何一种邮件的客户端，以任何一种方式去查看邮件。而IM呢？它的客户端必然是有限的类型，交流必须在同一种IM系统内，它对特定人群而言所满足的需求并不能满足其它人。这一的情况有时候很难尽人意，很可能对方就没有使用相同的IM，例如使用MSN无法给QQ好友发消息，QQ无法直接与微信好友进行交流。IM的交流是封闭的，但收发邮件是开放的，有良好的互通性，任意的邮箱用户可以相互发送邮件，不同品牌的邮箱交流、互通是无障碍的。

    电子邮件是公开协议、互联互通，不会被绑定到某个厂商上，目前所存在的电子邮件客户端不下千种，它们都以不同的方式去满足了不同需求的人群，支持在不同地点，不同方式（WEB客户端）进行登录。IM协议单一，客户端单一，因而不能满足太多的人。目前还没有一款IM在世界上覆盖面广，渗透率又高。如果能在任何时候都能在电脑上或者其他移动设备上使用IM，那么使用的人就多了。而事实上，并不是所有的客户端都装有IM软件，但都装有浏览器，可以使用邮件的收发。邮件能广泛满足人们的需求，而IM只能满足部分人的需求。

    四、结束

    邮件和IM都是为了解决人与人之间的沟通问题，而人和人之间的沟通必然存在正式和非正式的场合。我们也能比较容易发现，邮件在正式场合下（例如公务）使用的几率远高于IM，而在非正式的场合，使用IM的几率要远高于邮件。这意味着人们更愿意使用“文档”这种格式进行正式的交流（例如商务双方签订的合同），所以邮件在这方面能够充分表现其优势，而非正式场合，人们更愿意同朋友进行相对随意的交流，所以IM在这里就派上大用场了。也就是说，邮件往往用于更加正式的表达，IM更适合用于娱乐与闲聊。

    电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。电子邮件的存在极大地方便了人与人之间的沟通与交流，它的延时互动性、办公高效性、客户端随意性是其三大优势，是其面对日新月异的IM时没有被打败的根本原因。在笔者看来，即使IM再便捷、方便，邮件的功能在近年来是无法被取代的，它的传播优势将继续发挥其独特作用。

    参考文献：

    [1]何文琦.如何发挥邮件采访优势[J].新闻知识，2013，（11）：94.