即时通讯相比下电子邮件的传播优势

    吴嘉睿

    【摘 要】当今,即时通讯工具(Instant Message, IM)如微信、QQ、Skype等已成为我们重要的通讯工具,它们方便、简单、快捷,老少皆宜。但是,在IM盛行的当下,很多人仍然喜欢使用电子邮件进行交流。与IM相比,电子邮件的传播有哪些优势?为何邮件服务没有被IM打败?

    【关键词】即时通讯;电子邮件;传播优势

    中图分类号:G206.2 文献标志码:A 文章编号:1007-0125(2016)02-0231-02

    一、延时互动性

    (一)传播速度的非即时性

    IM最大的特点是即时,这是它的优势,但在某种程度上也成了它的劣势。IM会给正在处于沟通的双方带来一种信息的焦虑,因为它本身就要求即时的交流和回复。

    而邮件不同,发送邮件并不是急于让对方马上看到、马上回复。邮件是一种延时互动,是一种全天候的交流工具。使用邮件进行交流互动,可以免受打扰,中断思路,有充分时间思考,对话质量更高。IM虽然也允许两端的人思考,但实际上却隐含即时回复的信息焦虑。特别是在工作等正式场合,非即时的交流,有足够的时间来仔细阅读对方的信息并组织自己的观点和语言,把想表达的内容描述清楚。传播的非即时性是邮件相比于IM最大的优势。

    (二)传播内容的可思考性

    深度思考是回复邮件前提,写邮件时会更严肃的对待,更深思熟虑一些。邮件一般通过思考与斟酌,分析之后写下,具有一定的客观参考与价值性,而不是主观的偏性认识占大部分。邮件有足够的时间行文来使文字被更好地思考和组织,在某种程度上强迫写信的人对自己的信息进行编辑整理,双方在交流过程中“废话”更少,效率和质量更高,包含的信息量更大。接受者可以比较容易地了解事情的整个概况,然后经过深思熟虑来回复,所以邮件的交流通常建立在认真阅读前人的发言为前提,深入理解并回复的基础上的。

    相反,由于IM的随意性、碎片化,不允许思考的从容与充分,经常边输入边思考,往往难以表达全部的内容,甚至不知不觉中加入个人主观因素。所以在这方面。使用IM进行交流,大部分时候对一件事情的描述是分散成多次发送,前后衔接不好容易造成信息碎片。并且IM的消息历史是按照时间流组织的,一般需要即时的答复,回顾成本很高,根本做不到认真阅读理解并回复。

    例如记者通过邮件进行采访时,邮件采访保证了受访者的真实所想,受访者有足够的时间思考和斟酌。特别是一些理论性较强的问题,往往能够得到更为清晰和深入的阐释,这对记者的思考也能有较大的帮助。[1]

    二、办公高效性

    传播的效率是指用最便捷的方式传递最有价值的信息。从受众的角度讲,就是用最短的时间获得尽可能多的准确、可靠、有用的信息。从媒体的角度讲,则是用最简洁的方式,把最有价值的信息、清晰、明了地传递给受众。

    (一)传播方式的多向性

    回复和对话的支持,是交流内容的组织。IM起源于点对点交流,以腾讯QQ为例,双方聊天是点对点传播,交流到一半需要其它人协助,就得将其拉进来进行多人会话,还需要把事情重新说一次;或使用群组工具进行交流,尽管都可参与其中,但人多势必导致效率低下。IM不论一对一还是群组,信息都是实时的时间流,不同的内容没有任何组织。

    而电子邮件不存在这个问题,它的“抄送”功能使传播具有多向性,可进行点对面甚至面对面的交流,电子邮件被公认为办公使用最有效的沟通工具。

    (二)表达形式的书面性

    邮件和IM的交流形式就好比书面和口语。邮箱是以信件的形式编写和发送,常带有称呼和落款,比较正式和规范,而且表达方式多样,字数不限;IM却是类似便条的形式,夹杂表情图片甚至语音,娱乐性强。前者,更加正式,可以留底,而且其作为一种书面性的沟通方式,在一定程度上更具有法律效力。后者虽然也可找出对话记录,但更麻烦且不正式。

    邮件是基于文字等表达方式的书面交流,是思考后的产物,信息明确,它的可存档、可验证保证了内容的有效性。邮件是一份书面的记录,可以轻松地被保存,搜索,打印,转发,而且更容易验证它的发送者,接受者,发送时间,发送内容,可以随时查阅,并且有查阅的公信力。对于最重要的内容,通过电子签名的邮件由于遵循公共认可的安全体系,即可保证内容不会泄密,也可保证收发件人都是确定的账户。

    (三)信息安全的保障性

    邮件更有利于把过去的信息重新进行整理、备份,相比之下的IM:MSN没有消息记录功能,腾讯QQ的消息保存在本地,重装系统或者换个不同设备上的客户端就没有了,必须即时进行备份。

    消息传达在企业内使用频繁,但企业领域的IM到近年才较为受重视,之前都是使用互联网的通用产品。企业用户需要为自己公司内部维护一套“关系网”,成本高不说,安全性没保证,也无法保证信息同步。而邮件服务早早的进入企业,每个企业都自建邮箱,可以自己维护邮件组,推送信息,整合日历,与其它内部系统对接。相当于自成一套成熟的“社交网络”,并且有强大的安全措施和备份方案,所以企业内部的沟通,邮件服务比IM“可靠”。

    三、客户端随意性

    电子邮件具有全世界通用的协议,可以使用任何一种邮件的客户端,以任何一种方式去查看邮件。而IM呢?它的客户端必然是有限的类型,交流必须在同一种IM系统内,它对特定人群而言所满足的需求并不能满足其它人。这一的情况有时候很难尽人意,很可能对方就没有使用相同的IM,例如使用MSN无法给QQ好友发消息,QQ无法直接与微信好友进行交流。IM的交流是封闭的,但收发邮件是开放的,有良好的互通性,任意的邮箱用户可以相互发送邮件,不同品牌的邮箱交流、互通是无障碍的。

    电子邮件是公开协议、互联互通,不会被绑定到某个厂商上,目前所存在的电子邮件客户端不下千种,它们都以不同的方式去满足了不同需求的人群,支持在不同地点,不同方式(WEB客户端)进行登录。IM协议单一,客户端单一,因而不能满足太多的人。目前还没有一款IM在世界上覆盖面广,渗透率又高。如果能在任何时候都能在电脑上或者其他移动设备上使用IM,那么使用的人就多了。而事实上,并不是所有的客户端都装有IM软件,但都装有浏览器,可以使用邮件的收发。邮件能广泛满足人们的需求,而IM只能满足部分人的需求。

    四、结束

    邮件和IM都是为了解决人与人之间的沟通问题,而人和人之间的沟通必然存在正式和非正式的场合。我们也能比较容易发现,邮件在正式场合下(例如公务)使用的几率远高于IM,而在非正式的场合,使用IM的几率要远高于邮件。这意味着人们更愿意使用“文档”这种格式进行正式的交流(例如商务双方签订的合同),所以邮件在这方面能够充分表现其优势,而非正式场合,人们更愿意同朋友进行相对随意的交流,所以IM在这里就派上大用场了。也就是说,邮件往往用于更加正式的表达,IM更适合用于娱乐与闲聊。

    电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式,是互联网应用最广的服务。电子邮件的存在极大地方便了人与人之间的沟通与交流,它的延时互动性、办公高效性、客户端随意性是其三大优势,是其面对日新月异的IM时没有被打败的根本原因。在笔者看来,即使IM再便捷、方便,邮件的功能在近年来是无法被取代的,它的传播优势将继续发挥其独特作用。

    参考文献:

    [1]何文琦.如何发挥邮件采访优势[J].新闻知识,2013,(11):94.

相关文章!
  • 生活命题的表现范式及其艺术意

    杨锋文学艺术中关于生活的主题,似乎无法避开人的基础生存层面。只有物质基础足够充实,才能建构起“生活的主题”;而“生活的主题”往往聚焦

  • 谈声乐教学中的情感体验

    【摘 要】在我国的声乐教学中,教育实践很受重视,而情感体验作为一门实践课程,具有重要作用,可以大大地提高学生们的学习兴趣,对课程产生

  • 18世纪朝鲜后期实景山水与中国

    陆怡佳摘要:文章将研究重点放在18世纪后期,朝鲜后期(1700-1850)相当于中国清代,试图以“真景山水”画风代表人物的郑鄯的山水画为主要研