对国家重点档案的预防性保护研究

    张 敏

    摘要：国家重点档案是指国家综合档案馆中具有永久保存价值的档案文献。对那些暂时没有遭遇损毁危险的国家重点档案采取全面和系统的预防性保护措施，对于延长档案寿命可以起到事半功倍的作用。本文所谈的预防性保护措施主要包括三大方面：全面控制档案保护环境；进行预防性脱酸处理；全程跟踪与质量控制。

    关键词：档案国家重点档案预防性保护

    国家重点档案是指国家综合档案馆中具有永久保存价值的档案文献。这部分档案文献作为人类文化遗产的重要组成部分，其物理安全情况近年来受到了国家档案部门的高度重视，先后组织了国家重点档案调查研究和抢救修复等浩大工程。

    作为中华民族珍贵的文化财富，国家重点档案尤其是那些面临着损毁危险的档案文献，受到这样的重视和礼遇是理所应当的。这种重视和礼遇不仅仅包括对损毁档案的抢救和修复，还包括对那些暂时没有遭遇损毁危险的重点档案的预防性保护。这种预防性保护对于延长档案寿命可以起到事半功倍的作用，是抢救和修复工作重要的前奏曲，是档案保管和保护工作的重要组成部分。

    一、全面控制档案保护环境

    档案保护环境是指围绕档案保存和利用等各种环境相关因素的总和。具体包括库房建筑及设备、库房内的环境条件(包括温度、湿度、有害气体、光线)和档案在使用流通中所使用或与之相关的设备或所处的暂时环境条件(包括档案利用、展览、修复过程)。

    一提到档案保护环境，自然联想到防火、防水、防盗、防光、防尘、防微生物、害虫和啮齿动物(主要指鼠类)，保持恒温恒湿，一般来说温度为14℃—18℃，相对湿度为50％—65％。

    一般来说，我国国家综合档案馆库房内的环境已经得到了较大的改善，基本符合保管要求。这里需要特别注意的是重点档案离开库房后所处的保管环境，如展览、提供利用等。在气候比较温和的季节里，库房内外的温度湿度差距较小，但是在寒冷的冬季和炎热的夏日，库房内外的温湿度有较大的差异。如果在这种情况下直接将重点档案转移到展览或者提供利用场所，必然会使档案经历较大的温度和湿度变化。因此，在重点档案出入库以前应该对它们进行一些必要的处理。如在出库和入库之前设立一个缓冲间，以避免这种由于温湿度的剧烈变化而引起的损害。

    档案保管环境不仅涉及到档案库房的选址，以及通风、控温、除湿等设备的配置，还包括档案装具的选择和使用。

    档案装具是指存放档案的各种夹、盒、箱、柜、架等物品，按其作用的不同，可分为内装具与外装具两种。内装具有卷夹、卷皮、卷盒等。外装具有箱、柜、架等。档案装具一般具有保护和方便利用档案的双重功能。

    不论是内装具还是外装具，都直接或间接接触档案实体，对档案都存在不同程度的影响。企图通过装具促使档案改变成分对档案产生好的影响过于苛求，不大可能做到。但最起码要求它们对档案不产生坏的影响，更不能对档案造成直接危害。制作外装具的材料一般应坚固，不释放对档案有害的物质，其表面防护材料尤为重要。内装具由于直接与档案实体接触，因此要求理应更严，需要采取脱酸材料或者碱性材料制作。国家档案局已经出台了《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》(DA／T24—2000)，给出了具体的测试标准，可以遵照执行。

    二、进行预防性脱酸处理

    调查中发现，纸质档案酸化问题突出，应引起足够重视。根据李玉虎和车增亮的实验测试结果，当纸张PH处于3—3.5时，已被水解、氧化为黑褐色碎片，完全失去使用价值，基本被毁。当PH处于3.5—4.5时，纸张黑黄，一接触即破碎，失去强度，无法挽救。当PH处于4.5—5.0时，纸张焦黄，发脆。当PH处于5.0—6.0时，纸张发黄变脆，如及时采取措施，还能维持一定耐久性。PH为6.0—6.5时，纸张发黄，也需及早采取措施。当纸张PH处于6.5—8.5时，保存状况较好(除毛边纸因淀粉施胶，易被虫蛀、发软之外)。当纸张PH处于8.5—9.5时，色灰白，稍微发脆。实际检测结果表明，纸张变色、发脆、损毁程度与酸度存在线性关系。这是由于自然老化和加速老化时的化学反应相似，自然老化时，纸张纤维素的主要化学反应也是酸性水解反应、碱性水解反应和剥皮反应、受热及光催化的氧化反应。因此，纸张PH处于6.5—8.5时，对其耐用性、耐久性均比较适宜，而且不利于霉菌生长。因此对酸性纸张进行脱酸处理，很有必要。

    在美国，任何一家保护部门都会有大型或小型的脱酸设备，脱酸是保护工作的主要任务，原因之一是他们认为酸是导致纸张老化的最主要的原因，要想延长纸张的寿命，需要从根本上解决问题。

    除了美国之外，加拿大国家档案馆、泰国档案馆、日本国会图书馆、法国国家图书馆都对档案或者图书进行脱酸处理。其中，泰国档案馆保护技术部门对凡收集来要入库保管的档案，先经过技术部门把关检查，主要内容是：采用试纸测试酸碱度(PH值测定)，酸度超过规定的就先去酸，然后进行杀虫和除霉，对损毁档案提出修复意见。待这些工序结束后，便得到符合保管条件的档案，移交库房保管。

    在我国，主要是对损毁档案进行托裱、去污、加固等修复工作时，同时进行脱酸处理，提倡把多种修复技术集成于同一流程，步骤能减则减，能合并则合并，减少处理过程对档案的损坏，提高修复效率和修复质量。而对档案事先进行脱酸处理则是很少的。实际上，要求对所有纸质档案进行脱酸处理是不现实的，或者说在相当长的时间之内是办不到的。除了一批珍贵档案可以考虑脱酸处理之外，大量纸质档案仍无法摆脱自身酸性的困扰。

    三、全程跟踪与质量控制

    这里主要谈两点：建立全面的保护档案和开发新的档案保护信息管理系统。建立保护档案并不是一个新的提法。郭莉珠教授在其《档案保护技术学教程》(第二版)中就谈到建立修复档案。即从修复工作开始，应建立起修复档案。修复档案就是将修复全过程的原始信息记录下来，并进行完整、系统的归档。修复档案内容可包含：修复原则、修复方法、修复材料、修复件在修复前后的状态、修复中产生的数据及修复出现的情况等。

    这里所提到的保护档案，除了包括修复档案的内容(以文字及照片的形式将检查情况和处理措施记录在案)之外，还包括下列内容：

    (1)档案进馆时的物理状态，包括其制成材料、耐久性、保存状况；损毁情况(损毁位置、损毁原因、损毁程度的有关数据)和修复建议(修复的时间和修复的紧急程度和修复的措施)。

    (2)案卷质量定期检查的结果，即损毁情况和修复建议。

    (3)每次调卷或者技术加工或者利用后的案卷物理状态，包括损毁情况和修复建议。

    对档案实体保管的物理状态的全程追踪记录的汇总和分析工作要由专业技术人员来进行，这样就保证了对重点档案损毁情况的及时预测、及时发现和及时修复。此外，建立对每一卷册档案至少是重点珍贵档案的全程保管和保护情况的规范记录，并定期进行汇总分析，一是便于及时发现问题并给出修复建议，做到对珍贵档案的及时修复和保护。二是便于寻找档案损毁规律，包括损毁的时间间隔和损毁的特点，为檔案的科学保护提供科学依据和参考。

    在谈到档案保护信息管理系统的开发之前，先谈谈法国国家图书馆开发的信息系统“MEMOREL”。它既有图书分类、图书物理状况方面的信息，也有图书保护方面的记载，比如图书的纸质状况、封面状况、装帧情况等，记录着每本图书的质量信息。

    通过“MEMOREL”信息系统，能够记录、追踪和记忆每一本书是否经过处理以及处理的时间和方法。这样，图书从进馆之日起，不论流通到哪里，其质量状况都处在跟踪之中。图书馆员一旦发现某书损坏严重，立即送交保护部门处理。在保护部门，通过“MEMOREL”可以查看有关该书处理的历史记录，并根据需要作相应的处理。通过这种集成信息，保护部门对藏书质量了如指掌，这对于研究如何延长图书的使用年限有直接的帮助。

    目前我国大部分的档案信息管理系统中的档案保管模块，主要是对档案保管库房温湿度和库房安全性指标的登记，功能包括：温湿度登记、温湿度报表、档案库房安全检查登记、档案库房安全检查报表。而对于档案尤其是重点档案的物理情况、损毁情况、修复情况等基本没有给予记录的机会和空间。实际上，对于重点档案的物理情况的全程跟踪记录对于档案的抢救和修复具有重要意义，既便于具体问题具体分析，又有利于掌握档案的破损和抢救规律。同时，系统具有强大的数据储存、处理、查询和提供利用的功能，这对于档案保管和保护工作具有重大意义，因此，开发档案保护信息管理系统具有重大现实意义。当然，档案保护信息管理系统的开发要基于档案保管和保护工作的全面开展。只有实现了对重点档案物理情况的全程跟踪和质量控制，开发档案保管和保护信息管理系统才是有必要和有意义的，才能对档案保管和保护工作起到推动和促进作用。