数字文件保管合作的典范

    朱铁淼

    

    摘要：澳大拉西亚地区的各行政辖区广泛合作，发起“澳大拉西亚数字文件保管动议”项目，集中成员的资源和知识，携手研究战略工具、公共标准和规范、指南和最佳实践手册、数字文件保管工具和基础设施工具，共同促进研究成果的广泛共享。

    关键词：澳大拉西亚数字文件

    “澳大拉西亚数字文件保管动议”(AustralasianDigitalRecordkeeping Initiative，ADRI)是由澳大拉西亚档案和文件机构委员会(Council of Australasian Archives and RecordsAuthorities，CAARA)主持的合作项目，旨在集中澳大拉西亚行政辖区内的资源、专门知识与技能，寻求确保电子文件保存和利用的最佳方法，共同面对数字文件保管给档案部门带来的挑战。CAARA所有10个成员单位都参加了ADRI，它们是澳大利亚国家档案馆、新西兰国家档案馆以及澳大利亚6个州、2个领地的档案主管机构——塔斯马尼亚档案办公室、维多利亚州公共文件办公室、昆士兰州档案馆、新南威尔士州文件局、南澳大利亚州档案馆、西澳大利亚洲文件办公室、北部领地档案部和首都领地文件办公室。

    一、概况

    在数字时代，澳大利亚和新西兰的公共文件管理机构面临着相似的挑战：如何通过其决策和行动，支持政府部门形成和保管完整、准确的电子文件?如何确保电子文件以真实、可靠、可用的形式保存，随时满足政府和公众的利用需求?在电子文件保存后，如何便于利用?这些挑战促使澳大利亚和新西兰开展广泛合作，发起了ADRI项目。

    2004年3月26日，在澳大利亚公共管理协会首都领地部和澳大利亚政府信息管理部主办的“政府的业务电子化发展”会议上，澳大利亚总理内阁部长皮特·舍戈尔德发表了题为“电子文件的丢失——遗忘未来的危险”的讲话，倡议发起ADRI项目。

    ADRI是具有开创性的项目，着眼于整个澳大拉西亚行政辖区的电子文件保管，它为成员搭建一个交流和信息共享的平台，通过成员们的合作，最大限度地使用共有资源，并针对电子文件管理中的挑战提出策略。ADRI以澳大拉西亚地区在文件保管的概念、工具和策略方面多年的合作为基础，又反过来促进区域性项目的推进。

    二、目标和范围

    (一)目标

    1、愿景

    (1)澳大利亚和新西兰所有的政府共同参与到生成、保管、利用电子文件的研究中来，确保重要文化遗产的问责和长远保护。

    (2)这样的共同参与将促进整个澳大利亚和新西兰地区的效率、效益和协作。

    2、具体目标

    (1)澳大利亚和新西兰的每个政府部拥有一个电子政务制度，这一制度由健全的电子文件生成、保管和利用策略体系来支持。

    (2)澳大利亚和新西兰电子化政府的记录能够被获取、保存，并在当前和长远都便于利用。

    (3)在数字环境下，政府部门能够有效、经济地承担法定职责。

    (4)为澳大利亚和新西兰的数字文件保管提供专业指导，指出发展方向。

    (5)所有ADRI成员致力于为数字文件保管建立标准。

    (6)政府部门负责贯彻ADRI制定的标准。

    (7)成员能够提出主张以支持政府恰当地保管数字文件。

    (8)制定最佳策略以利用有限资源，确保ADRI成员能有效、及时地分享信息。

    (二)指导原则

    1.政府档案和文件机构负责推动公共部门制定综合文件管理计划，以促进政府部门发展。

    2.数字文件保管系统的设计和实施应当能够生成和获取支持职能需要的文件，满足公众的期望，这是数字文件保管成功的一个关键前提。

    3.每个人都参与到数字文件保管过程中来，包括文件生成者、保管者和利用者，应当明确他们的权利和责任，并给予足够的支持和提供培训。

    4.在发展和实施数字文件保管系统时，有一点很重要，就是必须在前期就明确什么样的文件需要生成，这些文件应当保存多久以满足职能和责任的需要和公众的期望。

    5.生成、保管和利用电子文件的系统需要能够获取和保管标准化元数据，这些元数据记录着文件的内容、背景和结构，以及确保文件与它们的功能环境相联系。

    6.数字环境下生成的文件应当以数字形式保存，以适于确保它们发展过程中的完整性、真实性、可保存性和可用性，这些在数字保存中是首要的。

    7.在保持真实、可靠和可用前提下，需要积极地保管和维护电子文件。

    8.电子文件的保存格式不应当取决于所有权或者受所有权的限制。为了避免专有软件和硬件依赖性引起的问题，需要长期利用的电子文件应当以稳定的存档格式保存。

    9.每个行政辖区都应建立和维护安全、稳固、可靠的数字仓储库(类似我国的数字档案馆概念)，以保护和保存有价值的公共电子文件。这些数字仓储库可以在行政辖区间共享。

    10.受各个行政辖区相关法律的限制，公众有着获取公共文件的一般权利。应当建立电子文件的利用制度，以确保一旦文件合法公开，就能充分利用电子科技和公共网促进和扩大利用。

    三、工作范围

    ADRI的工作范围大体分为四个部分：形成和管理电子文件、在文件形成机关和档案馆保存电子文件、向档案馆移交电子文件、利用电子文件和档案(ADRI的档案特指具有档案价值的文件，即需要永久保存的、对全社会具有利用价值的文件，下文中的档案皆此概念)。这也是其标准指南的一个分类框架。

    (一)形成和管理电子文件

    生成、管理、保存和使用电子文件的系统在设计中应充分考虑利用者的需求。利用者包括内部机构人员、公众和团体人员。政府部门需要适当对数字保管元数据做出有意义的和可靠的记录，使它们的电子文件随时满足利用的需求。当文件不再被需要，它们应当根据相关法律和相关档案机构的批准恰當地处置。生成和管理电子文件的架构基础是澳大利亚国家标准ASISO 15489《文件管理》，为了给部门提供细节指导，ADRI同时也制定了或正在制定相关标准、政策和指南。所有这些成果都基于ADRI总体战略和ASISOl5489。

    (二)在文件形成机关和档案馆保存电子文件

    文件形成机关和档案馆应积极地保存为了政府利用和未来研究的需要所留存的电子文件。然而政府部门常常无法很好地适应数字保管系统和相关基础设施的变化。而大部分部门必须使用跨越几代的兼容性较差的硬件和软件。

    ADRI的成员们关注着这一问题相关的其他国际研究。动议的研究表明，电子文件长期保管最好的策略是，将它们标准化成一个稳定的格式。将业务软件程序中生成的电子邮件、电子数据表、文字处理系统文件等文件转化一种稳定的长期保存形式并以之存储，如可以选择基于XML的标准格式。

    (三)向档案馆移交电子文件

    当政府文件需要转化为档案时，它们应当移交给档案保管库。移交的政策和程序依照有关档案部门的指导

    方针制定。

    (四)利用电子文件和档案

    一旦电子文件转化为档案形式，其副本可以通过各种形式提供给部门和公众利用者，如通过国际互联网。同时，公众对档案的利用受各地法规的规范，因此可利用基于标准的在线搜索设备和档案数据库开展利用服务。

    ADRI生成的标准、工具、模型都将归为这四个方面。

    四、工作机制

    (一)管理组织与责任

    ADRI下设的机构有理事会、筹划指导委员会、ADRI全体会议、项目研究小组、秘书处，机构间相互合作，各有分工。

    1、理事会

    理事会的成员与CAARA成员相同，并随机邀请其他组织参与其中。理事会主要负责主持ADRI，掌握着ADKI最主要的权利，为动议提供全面的指导，解决将会出现的冲突和问题。

    2、筹划指导委员会

    筹划指导委员会负责管理具体事务，为CAARA提供战略性意见。其成员来自维多利亚公共文件办公室、澳大利亚国家档案馆，成员们具有数字保管、信息技术和信息管理的专业技能。

    3、ADRI全体会议

    ADRI全体会议两年召开一次，与会人员有项目管理人、技术课题领导人和ADRI筹划指导委员会。会议的目标是：信息交流、商讨有关问题和更新项目成果。

    4、项目研究小组

    成员机构与筹划指导委员会达成协议后，可发起项目，并成立项目研究小组。项目发起机构派出一位项目管理人，由该项目管理人负责项目的日常事务，适时召开项目小组会议，确保项目成果及时交付。

    5、秘书处

    秘书处负责召开筹划指导委员会，起草议事日程和会议记录，维护文件、信息和资源，以及ADRI和ADRI网站的连接。

    (二)运作规范

    所有ADRI成员都要遵循以下要求：支持ADRI的共同目标；开发和颁布一个未来10年的数字保管策略；为数字保管相关活动开发一个执行计划；为数字保管动议确定一个主要联系人；致力于各尽其责(包括预算的保证)；致力于分享在数字保管工具的实际应用中得到的知识和专业技能；ADRI成员间共享关于数字保管的所有研究。

    (三)风险管理机制

    所有的ADRI项目都应当有一个风险分析和风险管理策略。根据风险发生的可能性，ADRI目标风险按高到低为：

    1、ADRI成员提供的资源不足以确保ADRI可交付成果的研究；

    2、信息技术市场转入一个不同的竞争趋势；

    3、科技发展过快，ADRI小组无法生产满足科技变化的可交付工具；

    4、共同研究失败，不同行政辖区向不同、竞争的方向发展。

    (四)利益相关者

    ADRI拥有众多的利益相关者，以成员代表的政府、成员机构自身及其职员、他们服务的政府机构为主体。其他的利益相关者包括：公众、团体或部门的文件利用者；信息管理、文件管理、档案和信息技术领域的专家；政府公职官员和部长；标准制定组织，如国际档案理事会、国际标准化组织和澳大利亚标准化组织；学校、图书馆、相关专业研究者和国际研究动议。ADRI谋求和利益相关者的广泛合作。

    五、进展及成果

    ADRI按照形成和管理电子文件、向档案馆移交电子文件、利用电子文件和档案这样四个部分组成的框架，开发一系列的战略工具、指南、最佳实践手册和通用规范，以在整个成员的行政辖区范围内使用。根据2009年业务计划，ADRI项目类型主要有五种：战略工具、公共标准和规范、指南和最佳实践手册、数字文件保管工具和基础设施工具。目前已交付项目10项，在研项目14项，完整清单如下表所示。

    在上述所有成果中，2005年ADRI與国际档案理事会(ICA)合作的《电子化办公环境下文件的规范和功能需求》最为引人关注，共包括三个模块：《规范概述》、《电子文件管理系统的指导方针和功能需求》、《业务系统

    
中文件的指导方针和功能需求》。2008年，这个标准成为ICA标准，ICA通过快速通道提交给国际标准化组织(ISO)。今年6月份，该标准中第一、三模块已经获得ISO投票通过，这意味着其即将成为国际标准。