探究档案管理在农机监理规范化建设中的作用

    张旭谊

    档案管理是农机管理工作中的重要组成部分，同时也是在农机监理规范化建设中的整合资料的一种手段。在农机监理规范化建设中，档案管理是不容忽视的，但在实际操作中，这一系列的流程也是必须得到规范化建设的。农机安全监理工作需要工作人员具有责任感和严谨的工作态度。对此，农机监理工作才能为社会做出更大的贡献。

    1、农机监理档案的相关内容与常见问题

    （1）农机监理档案管理的分类

    农机监理的档案管理分类大致有三种：行政执法档案、农机监理相关业务的档案与其他档案资料。

    在行政执法档案的管理上，应做到真实记录，并做出相对应的表格与图像，对数据进行系统化的整理与分析，才是完整行政执法档案的备录。在实际的行政执法过程中，还应记录取证的过程，对不同的行业进行不同的档案业务管理，根据实际情况作出更适合的档案数据管理工作。

    在农机监理相关业务的档案管理上，相关单位应达到专业性强和精准度高的要求。对于农机监理的业务档案来说，其根本性质是管理工作的基础部分，那么就必然对记录的专业性有所要求，对于资料的采集上，处理农机问题时一定要具有说服力，同时具备合理的依据进行佐证。这一类的档案管理比较复杂，对于丰富的内容，相关单位更要合理的进行规划。

    在其他档案资料的管理上，应注重记录工作的准确性，如后勤记录与办公室日常工作表格，文秘资料与会计资料等等，都属于其他档案管理工作。其中采访工作等内容，可以根据不同的重要程度进行合理的分类，为资料的整齐化提供分辨类别的依据，为今后的工作参考提高便利性，方便日后取用。

    （2）农机监理档案管理的作用

    文字要求较高是农机监理档案管理的特点之一，要求档案记录中的文字技术性是做好农机监理档案管理的基础，其在监理工作的流程中能够起到重要作用。农机档案多数时候是作为凭据存在的，在处理纠纷中或是应诉中，都可以起到凭证的作用。并且在日常工作中也可以作为依据而存在，为日常的工作提供备案管理，在工作出现需要时，进行预测和决策的数据比对，都能起到良好的分析作用。这对单位的发展具有重要意义，是管理流程中的一大进步。

    （3）建立档案管理中常见的问题

    在日常的農机监理档案管理建设工作中常常出现以下几种问题，如档案不能及时清理导致沉积的数据混淆不清、缺乏定期整理而导致的内容填写有误、对数据的记录不够准确、档案管理人员的专业水平不够、网络化管理难以落实等等，都是农机类企业在档案管理中容易出现的问题。其主要成因可以归结于企业对于档案管理工作的重视程度不够，同时对于管理人员和规章的专业要求不够也是基本成因之一。甚至部分农机监理档案管理工作中，还出现着对于防潮防水方面的工作漏洞，这也是相关单位有待提升的问题所在。

    2、农机监理档案管理规范化建设的优化建议

    （1）加强监管制度与工作流程的规范化

    对监管制度的完善，能够从根本上解决由制度松散造成的管理不严的问题，同时也能够对工作人员形成一定的约束力，使档案管理工作变得更有条例，为相关工作流程起到规范性的作用。对监管制度进行细化，也是具体要求之一。制定制度，不应大致描述，而应将条例列在实处，细化到个人。对此相单位可以实行“专责化”的管理制度，使工作人员的工作性质更加具体，让工作者在日常中对工作更具备责任感，并且在管理制度上要设立奖惩制度，一旦出现失误情况，要依照条例对其进行处罚，起到严格监管、规范流程的作用。对于能够认真工作、积极工作的优秀员工也要予以褒奖，对员工的工作态度予以肯定，这样能够充分的调动工作者的积极性和创新力，为提升单位综合实力打下坚实的基础。

    （2）定期对人员进行培养和训练

    定期对管理人员的专业培训是十分必要的，在当下的许多企业中，从事档案管理工作的人员许多都不是具有档案管理专业水准的，那么就要求单位对相关管理人员进行专业知识的培训，并且需要结合企业自身的档案管理需求进行针对式继续教育。尤其是对于农机监理档案管理的规范化建设工作中，对于文字的功底是具有一定要求的，文字是否表述清楚、记录是否详实，都是对档案管理工作的重要实际考核，那么企业对于相关工作人员的定期培训就体现出其重要程度。同时对于社会中档案管理人才的流向，单位也应提升自身的人才吸引力，从而把握社会动向，通过工作者的专业水准，来提高单位内部的档案管理的科学性与合理性。

    （3）按时整理档案资料与科学化储存

    按时整理档案资料属于规范管理工作流程的一部分，但其重要性却可以放大来看。许多单位在实际工作中存在着对资料整理不清而导致档案管理不完善的问题，那么对于相关单位来讲，按时整理档案资料就显得十分重要。在进行档案管理时，应秉持着科学化储存的理念，对于时间过长的、数据不清晰的资料，要定期的检查和整合，以确保档案的真实性和有效性。在后续的档案建设中，单位应该更注重档案的价值性，也就是说要有针对性的解决档案管理中存在的问题，不能盲目的去清楚主观认为的“废弃档案”，从而给单位造成不必要的损失。要确切核实档案的分类以及作用，将相关档案按照科学化的方式去进行资料整合，才是对于农机监理档案建设的正确途径。

    综上所述，在当下时代中，相关单位应充分结合实际，对日常的农机档案监管工作严格落实科学制度，并善于在管理过程中发现不足和问题加以弥补和改善，且具有针对性的处理问题。随着社会科技的发展，相关管理模式也应该更具有科学依据，在管理人员的基本素质上，相关单位也要予以一定程度的专业要求，才能使农机档案管理建设真正的落实到细处，为单位提供可靠的数据备份。

    （作者单位：265200山东省莱阳市农业机械管理服务站）