提高农业档案管理效率的措施探讨

    毛丽娇

    农业档案是指在农业生产活动中形成的具有保存与利用价值的文字材料、计算材料、图表等农业资源，是农业生产研究的真实性记录。随着科技的不断发展，我国农业事业也发展到了新的阶段，在这个阶段需要将提高将农业档案管理工作的效率放到首要位置，充分意识到档案管理工作的意义以及重要性，并从创新的角度出发完善管理模式、提升管理质量。

    1、农业档案管理中存在的问题

    我国是一个农业大国，农业生产活动是市场经济发展的主要推动力。在农业生产活动中，农业档案的保存与管理为后续的农业生产以及科研活动有效开展提供着丰富的有效性、指导性、参考性资源。现如今，我国农业档案管理工作已经有了不错的发展，但在发展进程中也出现了一些不可避免的问题，主要包括了以下三个问题：

    ①农业档案利用率越来越低

    农业档案管理所保存的资料记录了大量的农业活动分析数据以及研究数据，对农业经济的发展有着即时性指导作用。但目前大部分县级基层档案管理单位的工作侧重点放在了保管档案上，忽略了农业档案的研究价值以及利用价值，大量的农业研究成果被搁置起来，在实践活动中的利用率越来越低。

    ②制度缺陷造成档案文件流失

    农业档案文件流失是管理工作面临的一项重大问题，这一问题的形成原因主要分为三个方面。第一，部分管理部门对农业档案的重视程度不够，没有制定完整且有效的管理体系来加强对农业档案的保护与利用;第二，管理工作人员没有形成及时整理资料的习惯，不能第一时间将新的农业档案进行归档与整理;第三，有些工作人员为了一己私欲将具有研究价值的农业档案换取给他人，造成档案丢失。

    ③档案管理人员综合能力不高

    新时代背景下，农业档案管理工作对人员的能力需求越来越高，不仅要求相关管理人员具有一定的专业知识以及技能，还要求管理人员具有创新式的管理理念以及管理意识，并且能够熟练使用现代信息设备。但目前农业档案管理部门的管理人员综合能力参差不齐，部分人员甚至不清楚管理工作要点以及需求，在工作过程中也只是依靠浅薄的知识来进行档案管理，形成敷衍了事的工作状态。

    2、提高农业档案管理效率的有效措施

    ①完善农业档案管理制度

    “无规矩不成方圆”，健全的管理制度与管理体系对农业档案管理工作的高效进行有着积极的促进作用。针对当前的档案管理工作情况，相关管理部门应当遵循科学合理、简洁实用、严格约束的原则，结合当地的实际情况来建立并完善档案管理制度，例如管理单位可以以实际情况为准加强实行“责任到人”的管理制度，将档案管理工作中的每一环节、每一步骤、每一要点进行明确划分，每个管理工作人员根据工作需求以及工作职责严格地完成自己的工作，并对自身的工作负责到底，这样在管理工作出现问题时能够准确定位并追究相应人员的职责。这种责任制的档案管理制度，一方面可以增强管理工作人员对农业管理的重视度以及责任心，另一方面可以及时对档案管理工作中的问题进行处理和补救，进一步提升管理工作质量。除此以外，在完善农业管理制度的基础上要对管理工作方式进行优化，合理规范农业档案的分类划分、整理统计、有效存储等方面工作，在规划化以及合理化的引导下实现提升农业档案管理工作效率的目标。

    ②强化现代信息化档案管理模式

    随着经济社会的不断发展，现代信息技术在人们日常生活以及职业工作中的应用越来越广泛，农业档案管理相關工作也应当合理应用现代化信息设备，增强管理人员的综合能力，从而进一步提升农业档案管理效率。例如，为了避免出现农业档案丢失引起的农业生产活动材料资源不足等问题，档案管理工作人员应当科学地利用现代信息技术将文字性的纸质资料以数字信息的形式备份下来，再按照一定的分类方式进行排序、整理以及储存，以便于迅速地为所需人员提供农业资料。此外，还应当提升农业档案管理工作人员熟练应用现代化设备的能力，管理单位可以开展技术性的培训课程，鼓励所有管理人员积极参加课程培训，并对受培训人员的能力水平进行定期测试，从而使他们能够合理应用现代化设备来提升工作质量以及工作效率。只有将档案管理设备与档案管理人员能力进行同步提升，才能更好的实行现代信息化档案管理模式，进而提升管理工作效率。

    ③提升管理人员的核心素养

    档案管理工作人员的核心素养也是影响档案管理效率的重要因素。档案管理人员一定要以强烈的责任意识以及服务意识来展开档案管理工作，并以积极的心态以及充分的热情投入工作，同时要与各个管理部门之间相互配合、相互合作，共同提升农业档案管理效率。首先，档案管理人员应当能够深入农业前线，主动地搜集农业生产活动中的档案资料以及有效信息，以此来丰富并完善农业档案的资源;其次，档案管理人员一定要协调自身的管理能力以及管理意识，及时处理各农业中心产生的档案资料，并将档案资料进行分类与归档，完整保存在档案室里;最后，为了增强档案管理人员的工作积极性，管理单位应当制定“绩效式”的奖罚制度，拟订相应的标准来对管理人员的工作情况进行评价与打分，超出标准的人员给予奖励，未达到标准的人员进行批评，在压力与动力的共同驱使下能够充分调动管理人员的工作热情。除此以外，管理单位还可以举办“经验分享”等活动，让有管理经验的工作人员在活动上分享适用的管理技巧以及高效的管理方法，其他工作人员尤其是新入职的员工可以从中汲取到丰富的知识以及经验，进而完善自身的综合能力。

    综上所述，当前形势下提高农业档案管理效率是新时期档案管理发展的必然需求，管理单位应当从完善农业档案管理制度、强化现代信息化档案管理模式、提升管理人员的核心素养等方面做起，增强农业档案管理水平，保证档案管理工作规范、科学、有效地开展，并使农业档案在新时代背景下得到有效的开发和利用。

    （作者单位：135200吉林省白山市靖宇县三道湖镇农经服务中心）