新形势下全面提升办公管理的探索

    屈万成

    【摘 要】 中国石化建设世界一流能源化工公司的发展目标提出后，“建设与世界一流能源化工公司相匹配的办公室”目标也顺势而生，作为集团公司下属单位，要实现这一目标对办公室人员整体素质提出了新的、更高的要求。

    【关键词】 新形势 全面提升 办公管理 探索

    办公室在公司对内上下连接、对外左右联系发挥着“桥梁”“枢纽”的重要作用，在服务领导发挥着参谋助手、综合协调和督查督办等职能作用，其工作效率的高低直接影响着整体工作的效率和质量。因此，办公室为公司发展中发挥了不可替代的作用和地位，作为办公室人员如何提升自身能力以适应新形势要求，已成为每位办公室人员必备的一课。

    一、加强管理，严把岗位制度关口

    没有规矩就没有方圆，制度是行动的准则和依据，制度不仅是约束我们行为的标准，更是规范我们各项工作的准绳，让工作更加方法和依据。

    1.切实抓好制度建设。狠抓规章制度执行，重点跟踪检查工作业务流程的执行情况，强化监督与反馈，切实维护制度的严肃性、权威性。不断对办公室现行工作制度、流程的完善、整合与提升工作，进一步完善工作标准体系，使其能够覆盖到所有业务、所有岗位。

    2.不断优化管理机制。通过工作目标的制定和执行，稳步推进计划性工作，坚持“过程和结果并重”的原则，建立完善目标责任考核机制，通过量化的考核评比，促进被动管理向自主管理转变。

    3.不断深化政研制度。紧紧围绕公司发展遇到的难题、难点、热点，全面加大研究力度，上下配合，才能形成较高参谋作用、借鉴价值、指导意义的调研报告，真正成为各级领导的“外脑”，更好地发挥参谋助手作用。

    二、立足岗位，严把履职意识关口

    办公室的重要职能就是给领导提供工作服务，全面把握各类信息，为领导决策做好参谋和助手，服务水平的高低、好坏将直接影响公司的发展。

    1.强化效率意识。办公室作为领导机关的综合办事机构，讲究时间观念，树立讲速度、快节奏，无论办文、办事、办会，领导交办事项，还是下级申报请求解决的问题都迅速准确，力求做到急事急办，特事特办，一般事马上办，能今天办理的，绝不拖到明天，尽量做到当日事当日毕。遇到突发问题时，严肃认真，一丝不苟，先摸清情况，力求准确，避免出现技术性和政策性的错误，确保各项工作一次通过，不返工。

    2.强化超前意识。服务就要有超前意识，要在领导决策前及时准确地提出工作意见，通过对形势的分析和对上级领导指示的领会，分析、预测事情的发展趋势，提出工作预案，更好地发挥参谋助手作用，做到不失职，不越位，为领导决策发挥应有的作用。

    3.强化全局意识。作为公司的中枢部门的办公室，只有把握全局才能更好的发挥协调功能。信息搜集既结合公司的实际又借鉴公司之外的信息;在提供参谋意见时，把每项工作放在大系统中考虑，力求突出重点，多方兼顾，防止只顾一点，不及其余。同时还有全面加强决策前、中、后几个环节的全过程服务，提供预案和辅助材料，归纳、整理意见，督促检查，及时反馈，进而拟出新的方案。

    三、尽心尽责，严把文件管理关口

    公文是上传下达的重要载体，其办结速度和质量直接影响着公司生产效率和对外形象。为此，注重在提高办文工作标准、办文工作效率、办文工作质量上下功夫，有效地推进了公司各项工作的开展。

    1.严把规范关。公司资料是公司各项生产经营管理活动的重要依据，因此，办公室将资料管理规范化作為办公室的一项重要工作。首先将公司的各种资料集中起来，然后对资料按照时间和内容进行归档分类，进行编号，确保需要资料能迅速找到。

    2.严把时效关。公文具有很强的时效性，要做到及时传达、及时处理，要不拖、不压、不误、不漏。每日根据信息提示及时登录OA平台处理公文，每天上下班再各办理一次;同时按照公文的性质和内容，急件急办，特件特办，对阅办人规定阅办时限，缩短公文运转周期，及时、适时、高效地处理好每一份公文。

    3.严把安全关。保证公文安全是公文处理工作政治性的内在要求。不断提高安全保密意识，加强对公文的管理，确保不遗失，不损坏，不泄密。严格按照文件的发放层次限定文件阅读范围，不随意扩大，保证文件发放层次和实际知悉范围向一致。

    4.严把审核关。准确可靠贯穿于公文处理的全过程，不出任何差错。对公司下发的文件以及上行文、基层报告等采取“三审制”，确保每件公文的合格率达到100%。同时，在公文处理工作中通过“去伪存真”、“去粗取精”，及时对公文筛选、分类，将重要的、有时效性首先提供给领导审阅。

    四、强化环节，严把事件落实关口

    严格的规定既是执行的标准，更是保护我们的利剑，只有严格按规矩办事，才能不犯错，不走弯路。

    1.严把文件管理流程。一是登记。对各科室、单位送来的报告，进行详细阅读学习，了解具体内容，规范格式，并进行登记，确保报告及时登记率100%。二是拟办。内部报告登记完毕后，请办公室主任提出拟办意见及时呈经理批示，领导批示后，根据批示意见逐步转交承办单位。三是办理。根据报告内容不同，办理分为转办、协办、自办三类，承办单位按领导批示积极办理。四是催办。定期与承办部门联系，及时掌握办理情况，督促承办单位尽早办结。五是反馈。每周将未办结的进行归纳整理，以书面的形式形成呈报给各相关部门和经理。

    2.严格按照标准办理。按照公司预算审批制度，组织落实公司办公设施、办公用具、办公用品等商品的采购、调配和实物管理工作。按照各部门需求逐步完善了办公用品、通讯等设备的配置工作。切实做好了公司通讯费、招待费、印刷费、车辆使用、用章使用等登记工作，严格按照公司标准进行核定。

    3.严格执行接待标准。接待工作是办公室的职责之一，接待水平的高低直接体现了企业的对外形象，为此我们办公室人员全力以赴，将接待工作做周做全，不仅制定了标准的接待程序，而且对接待人员进行了系统标准的培训，使其达到职业化水平，为公司各项检查工作提供了强有力的后勤保障。