浅析数字化转型中容易忽略的几个业务流程问题

    

    

    

    在传统出版向数字出版转型的过程中，企业战略、数字产品、商业模式和市场营销往往会成为关注的焦点，一些最基本的工作却会被忽视或漠视，其中就包括本文谈到的传统出版流程的优化和改造。

    笔者不想从宏观的层面上去谈数字出版流程，因为整体的流程设计或流程再造显然是顶层设计的问题，真正实施起来不仅需要周密的规划和强力的推动，而且周期也会比较长。基于自己的工作实践和对行业现状的认知，笔者认为不妨从小处着眼，从微观切入，通对现有流程的调整和优化，为数字化转型奠定必要的基础。

    一、数字化内容资源的存档

    笔者认为，无论学界如何争论，对于出版社来说，内容始终为王，出版社提供给用户的无论是产品还是服务，都离不开自己现有的内容资源或能够组织、把控和调动的内容资源。虽然内容资源的重要性不言而喻，但笔者发现，真正能够把数字化内容资源的存档工作做到位的出版社其实并不多。

    内容资源的存档涉及内容、管理两个层面的问题。

    从内容本身来看，存档就涉及内容的完整性、准确性、关联性、及时性和可追溯性。所谓完整性，是指出版物相关的文件已收集齐全，比如封面、正文、版权页、配套音频、配套视频、插图、字体、营销文件等。所谓准确性，是指上述文件必须是相应版本的最终文件。所谓关联性，是指要在上述文件之间建立关联关系（文件夹、一书一档、内容资源采集工具）。所谓及时性，是指上述文件要在最终定稿的第一时间提交存档。所谓可追溯性，是指当出现内容修订时，要能够追溯到与所修订内容相关的所有文件，进而完成必要的修正后重新存档。

    从管理的角度来看，内容资源的存档与出版社内部的许多部门息息相关，其中就包括编辑部、总编室、设计排版部、印制出版部、内容资源管理部、数字产品制作部和市场营销部。责任编辑需要对内容本身负责；总编室需要协调年度/月度选题计划；设计排版部需要管理社内外的美编和排版人员，并拟定相应的标准；印制出版部需要协调内容修订的环节把控；内容资源管理部需要收集和审核需要存档的内容资源；数字产品制作部需要提出数字产品所需的内容资源及具体要求；市场营销部需要针对不同的分销渠道提出对营销数据和营销文件的具体要求。

    由此可见，数字化内容资源的存档工作的确比较复杂，无论是哪个环节出现问题，可能都会带来诸多麻烦。出版社应高度重视内容资源的全流程管理，力求统一流程、明确边界、界定责权，否则必然会出现流程不畅、效率低下和重复返工的现象。

    以下6个问题或许有助于给出版社敲响警钟：

    1.排版厂提交文件的周期和结账周期分别是多久？（3个月是否太长了？）

    2.在哪里可以看到全社每月的选题信息和每月已出版新书的信息？（信息是否不透明？）

    3.如果市场人员需要一本图书第三章和第六章的无角线PDF文件，他如何才能得到？多久才能得到？（是否能提前沟通而不是每次都说急用？）

    4.责任编辑是否有权直接找印刷厂更换用于印刷的胶片？（换掉后数字内容的更正谁来负责？）

    5.社里决定在微信平台开设微店，微店所需的封面图片和书目信息是否需要编辑参与提供？此前在为三大电商提供相关信息时，编辑是否已经参与过？（编辑到底要填多少种表格？）

    6.数字编辑是否要从PDF中复制文本出来用于网络产品的制作？（谁把数字编辑变成搬运工？）

    二、电子样书和营销文件的制作

    随着出版社宣传渠道和分销渠道的多元化，无论是纸质书还是电子书，都会涉及电子样书制作的问题。移动运营商阅读基地、三大电商平台、微店、淘宝旗舰店、版权输出，全部都离不开样书的制作，而且每一个渠道对样书的要求可能都各不相同。在出版社内部，这些需求的发起方很可能是销售部、市场部和国际部，而不是编辑部或内容资源管理部，但电子样书的制作工作却跟这两类部门密切相关。就笔者观察，由于缺乏前期的沟通和对彼此的工作性质、工作内容及工作环节缺乏了解，需求部门与样书的制作部门往往会相互埋怨，结果造成电子样书无法按时完成制作。

    事实上，电子样书的制作完全可以变被动为主动，社里应组织相关部门一起坐下来认真梳理一下整个流程，思考以下问题：

    1.各个渠道的需求有哪些共性和个性？（列出对比表）

    2.样书到底由哪些要素组成，如何做出不同的模板？ （封面、版权页、目录、精彩章节、封底）

    3.每个要素在出版社内部的哪个环节完成效率最高？（应明确节点和责任）

    4.如果要在这个环节完成，需要对现有的工作做何调整？（应就优化措施达成一致意见，比如美编不能仅提供全封文件、版权页必须存档PDF文件、目录必须要有纯文本格式、编辑在图书付印时必须明确精彩样章的具体页码等）

    只要能够真正找到这些问题的答案，不仅可以确保电子样书及时有效完成制作，而且还能够同时做好相关的营销数据和营销文件。就笔者了解，很多出版畅销书的民营文化公司都会要求自己的责任编辑在图书付印前必须制作一个WORD版本的选题信息单，并在公司内部网络指定位置共享，此信息单的内容可用于图书的预售，而且在所有分销渠道宣传时，都统一使用此信息单中提供的数据和内容，这显然是一种行之有效的办法。

    三、版权页的制作

    版权页的组成要素包括版权归属信息；图书在版编目（CIP）数据；出版者、发行者和印刷者的名称及地点；开本、印张和字数；出版年月、版次、印次和印数；统一书号和定价，等等。在出版社内，通常要由责任编辑负责核对版权页上所有的信息，在图书付印前，版权页也要通过质量管理部门的审核，有些出版社甚至会要求责任编辑、编辑部主任、质量管理部门的负责人和版权页的排版人员、印制人员在版权页上签字。为了这个小小的版权页，责任编辑不知道要在各个部门之间奔波多少趟，其间的辛苦可能只有自己知道。

    事实上，只要把出版社内部的流程和分工做一些小的调整，就可以大大提升版权页的制作效率，从而显著降低编辑人员及其他相关人员的工作量。

    首先，版权页上的这些要素及其字体、位置等都有相应的标准要求。

    其次，所有的信息基本可以划分为几大区域，而且每一区域都能找到相应的归口负责部门或人员。比如：引进版权图书的版权声明可由国际部负责；图书在版编目（CIP）数据可由总编室负责；出版者、发行者和印刷者的名称及地点，开本、印张和字数以及出版年月、版次、印次和印数可由出版印制部门负责；书名、统一书号和定价可由责任编辑负责。

    再次，出版社内部显然有常用的图书开本，异型开本必定是少数，这意味着大部分图书的版权页版式都是比较规范的，换句话说，都是可以设计出固定模板的。

    最后，版权页上的所有信息都有比较明确的确定时间，而且能够理出先后顺序。

    由此可见，只要在出版社内部做一个简单的流程管理程序（可以依托ERP、协同编辑平台或者自动化办公系统），配置好流程节点和每个节点的角色及权限，就可以让所有的信息都通过在线的系统流转，所有的签字确认在线完成。同时在出版社内部设计出常用的版权页版式模板，在所有的信息确认无误后进入排版环节，完成排版的同时输出PDF文件，一则方便责任编辑最终核对所有信息后提交付印，再则也为后续制作电子书及对外授权合同的签署奠定基础。

    四、内容资源的版权管理及积累自有版权内容资源的UGC模式

    其实出版社的人都很清楚，自己拥有版权的内容资源比较有限，如果仅就数字出版而言，出版社能够调用的资源更是少之又少。不过，这倒不是说出版社就无法去做数字出版物了。至少在目前看来，出版社还有两大优势存在，一是历史及现有纸质出版物的作者通常愿意让出版社代为行使自己所创作作品的信息网络传播权，二是出版社可以依托掌握的作者资源为特定的用户和市场定制内容，这一点在专业和教育出版领域表现得更为突出。为了充分发挥这两大优势，出版社可以去做两件事情。

    首先，对现有内容资源的版权问题进行一次全面的梳理，明确自己拥有或者可以代理哪些产品的哪些权利，哪些产品的哪些权利是需要尽快去跟作者沟通的，哪些产品是肯定不能用于数字化产品的，哪些产品的哪些权利已经授予了哪些公司。出版社可以建立自己的合同管理系统和版权管理系统，针对每一种内容资源标注以下最基本的属性，进而实现对内容资源版权的全流程管理：

    ·来源产品合同号

    ·版权类型

    ·（共有）版权方名称

    ·已获得授权项

    —授权时间

    —授权地区

    —授权版本

    —版税结算方法

    —是否有转授权权利

    ·对外授权情况

    —授权时间

    —授权地区

    —授权版本

    —版税结算方法

    如果这些内容资源还有可能去做衍生产品和周边产品的开发，需要标注的版权属性就要更加详细了。

    其次，出版社应基于市场需求，对未来的内容资源开发进行前瞻性地规划，很多有明确需求的碎片化资源完全可以充分利用草根精英的力量，内部策划，委托创作，进而把这些内容的版权牢牢把控在自己手中。换句话说，就是要设计一个简单的流程，基于UGC（用户生成内容）模式快速积累自有版权的内容资源。

    下面是来自speak2me网站的一个例子，这是一个很简单的听力课程，课程的基本信息如下：

    课程的主要页面如下：

    [摘要]数字化转型升级已成为传统出版社改革的热点，这不仅仅是针对数字产品和服务而言，在数字化时代，即便是传统的纸质图书出版也同样面临诸多的数字化问题，比如纸质书生产流程的数字化、纸质书营销渠道的数字化等，如果这些问题不能得到很好的解决，整个出版社的转型升级就会举步维艰。本文从数字化内容资源的存档、电子样书和营销文件的制作、版权页的制作、内容资源的版权管理，以及积累自有版权内容资源的UGC模式四个方面，探讨如何对传统的出版流程进行优化和数字化改造。

    [关键词]存档；数字化；版权页；UGC；电子样书；版权

    [作者简介]路本福，外语教学与研究出版社。

    我们从页面上可以看出课程主要由几个部分组成：几段（限定字数和难度级别的）英文、中文译文、由外籍人士朗读的英文语音、词汇表。其实，这个课程后面还有练习部分和社区分享部分。很显然，类似这样的课程并不需要专家或者大牌作者制作，由于设定了固定的模板，完全可以通过网络方式让有意愿的用户自动上传内容，经过简单的审核和编辑加工后就可以成为一个完整的微课。出版社如果要针对特定的用户推出微课产品，完全可以照搬这种UGC模式，设计一个基于Web的采集流程即可快速积累大量内容资源。

    以上仅仅列出了几个比较常见的流程问题，实际上，出版社内部并不是没有流程，而是流程尚处于自发状态。很多人都在日复一日地做同样的工作，但却很少有人思考某件事情在社内运转的整个流程是什么，很少有人把这个流程记录下来并加以研究分析。关于流程的优化和改造，有很多专业的理论和方法，在此，笔者推荐一个简单有效的模型，即GROW模型。见下图。

    GROW是成长的意思，该模型由目标、现状、可选方案和意愿四个部分组成，是一个循环往复的过程。

    无论面临的是什么样的流程问题，只要能按照这个模型去思考，就不难发现问题所在，进而找出可能的改进方法，并最终确定如何去优化当前的流程。

    有人说，流程是一个组织管理体系的血脉，如果血液流通不畅，组织一定会运行不畅。在传统出版社向数字化转型的今天，如果我们不能从根本上解决好流程问题，那么我们的转型必将效率低下、举步维艰。