提高档案管理水平的思考与对策

    崔仲军

    结合区档案局(馆)实际,围绕加强“两个体系”建设,为提高档案管理工作水平,笔者在对海淀区档案局(馆)进行调研的基础上,就如何加强局(馆)建设,提高档案管理水平谈几点看法。

    一、坚持以人为本,突出干部队伍建设

    加强干部队伍建设,抓好干部培训,提高干部队伍的政策法规、业务知识、文化素养等综合素质,是贯彻落实科学发展观,全面推进科学发展的基础保障。应该看到,新时期档案局(馆)发展建设所面临的难题,其根源都在于档案干部队伍的建设。用科学发展观统领档案工作,有效整合档案资源,推进“两个体系”建设,解决存在问题推动科学发展,就要坚持“以人为本”,把干部队伍建设放在首要位置。

    首先,要把干部队伍建设的规划、措施提上局(馆)党组议事日程,着手研究制定档案局(馆)人才培养的中长远规划,明确干部队伍建设的发展思路、培养方式、保障条件和考核标准。

    其次,要突出抓好档案干部队伍的经常化培训工作,采用走出去、请进来,内外结合、上下结合等喜闻乐见的学习培训方式,把在职学习与脱产培训相结合, 加强业务素质和思想政治的教育培训,把教育培训制度化,培训内容具体化,抓好学习效果的落实。

    第三,重点加强对领导干部的教育培养,健全和完善干部考核体系,严格落实《党政领导干部选拔使用条例》,加强对领导干部的年度考察考核力度,增强领导干部的责任意识、大局意识和团结创新意识,提高领导干部述职述廉的自觉性,筑牢思想防线,加强风险防范。

    二、积极解放思想,开展工作创新

    学习实践科学发展观,全面提升档案工作能力和水平,开创档案工作新局面,根本在于发现矛盾,解决问题,在解决自身矛盾中推动科学发展。当前,解决局(馆)建设存在的问题,关键在于能够正视矛盾认识问题,其办法和对策来源于思想解放,来源于干部作风的转变,归根结底在于实现工作创新。

    一是在转变作风上求创新。领导干部的作风影响甚至决定着一个单位的发展,什么样的作风建设什么样的团队。加强档案工作推动局(馆)发展,首先要解决好领导干部的作风问题,要从政绩观上着眼纠正”短视”行为,纠正急功近利的倾向,尤其要防止封闭自我、固执草率、擅自为之的不良作风。领导干部要谋大事想长远,要抓规划打基础,要时刻注重干部群众的思想动态,把相信群众、爱护群众、调动群众积极性放在首位,真正做到以人为本促发展。要从集体领导机制上做出保障,进一步完善党组集体领导制度,规范会议内容;要从思想武装上把好方向,立志高远,胸襟广阔;要从明确职责上规范行为,理清关系,齐心协作。

    二是在找准“定位”中求创新。学习实践坚持科学发展,我们必须认真分析新的社会经济形势给档案事业带来的新机遇、新挑战,全面认识工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化深入发展的新情况、新任务下档案事业的特点和规律,找准自我发展定位。服务经济社会发展保存历史记忆是档案局(馆)的永恒主题,海淀区档案局(馆)是北京历史名城中经济、科技、教育和文化大区中的档案局(馆),其职能定位应着眼于“大”。第一要在档案资源体系建设上规模大,与海淀经济、科技、文化大繁荣大发展的要求相适应,实现行政区划、事业企业、行业协会及新社会组织覆盖范围广,分层次指导、管理水平高;第二要在档案管理和利用的手段与方式上大手笔,充分利用区域科技优势创新和打造现代化的管理与利用模式,加强档案工作存储数字化、管理自动化、利用网络化研究与应用,加快档案管理利用数字化进程,将信息技术的应用有效渗透到档案管理工作各环节,实现精确高效管理;进一步研究加强对电子文件的管理,积极创建电子文件中心,推动档案工作由传统向现代的跨越。第三要在档案资料编研成果上成大“家”, 海淀丰厚的历史、人文、自然及现实资源,为提供服务社会、服务政府决策的编研利用搭建了宽广的舞台,要积极开发馆藏,编辑出版价值高、有品位的档案文化产品;归纳汇总区内高科技产品案例;举办有影响、高质量的档案展览、陈列,积极推动社会经济文化的发展和繁荣,发挥好爱国主义教育基地的作用。

    三是在重点突破上求创新。坚持科学发展,要把“发展”作为第一要务,而发展在于破解难题解决重点矛盾。局(馆)建设发展关键是人,重点在于体制机制和法规制度建设,因此,发展创新必须从调整职能、理顺关系、完善机制入手。一要解决部门职能过度交叉,建立部门间的沟通与协作机制,对涉及多部门合作完成的档案业务工作,要以灵活的方式、严格的制度、明确的要求进行有效管理,要从增强全局思维、战略思维、前瞻思维的能力着手,提高全员服务意识,更加主动地为党和政府中心工作、为各行各业、为人民群众服务。二要修改制定和完善档案工作各项规划,建立健全档案管理标准体系,合理优化档案管理工作流程,规范档案信息化建设,建立长效机制,加强档案质量管理体系建设,确保局馆建设和发展有法可依、有规可循、有纲可据,为推进覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系建设提供保障,为实现档案管理的科学化与规范化打下基础。

    三、突出自身特色,打造局(馆)品牌

    有特点才有色彩,有特色才有亮点。要开创工作新局面,必须要坚持从实际出发,因地制宜,创造性地工作,干出自己的特色。面对新的机遇与挑战,我们必须立足海淀区情,在把握优势突出特色中求发展。

    一是要以档案信息化建设为龙头突出特色促发展。 海淀区档案局(馆)信息化建设起步早,基础好,局域网构建起点高、功能强,设施完备,技术优良,经过系统升级综合技术性能指标已经进入同行业先进行列。我们要充分利用好所具备的档案信息化发展平台,追踪档案信息技术的发展,尽快制定出台《海淀区档案局(馆)信息化建设纲要》,加快构建“档案馆藏数字化”、“档案业务流程自动化”、“档案利用网络化”三位一体功能体系,尽早实现档案管理与政府OA网和互联网的对接,达到档案资料按照权限系统自动归档,实现档案利用网络远程服务。彻底改变局(馆)目前存在的计算机检索功能不够健全,数据库存储的馆藏档案目录信息不够完整,专题数据库、原文数据库、多媒体数据库的科学性、系统性不够完善,PDE流媒体管理系统有待开发的现状,尽快发挥网络信息化硬件平台的功能效益。

    二是要以整合资源体系为核心把握特色抓长远。海淀区经济、科技、文化大区地位蕴涵了丰富的档案资源,有效整合科技、文化、民生等资源,丰富资源体系建设应该成为海淀区档案局(馆)的独有特色,也是档案事业长远发展基础之所在。当前,要从资源清查、摸清家底入手,认真进行系统梳理,突出民生档案体系建立,加大对重点项目重大工程档案的跟踪指导和抢救保护力度,突出历史事件和历史人物等珍贵档案的收集归档工作。要进一步加强为经济、科技工作服务的力度,强化对区属范围内企业和行业协会档案的监督指导,研究制定新时期改进和完善各类企业档案管理及归属和流向的办法措施,确保重要档案安全和为维护企业职工利益服务。要调查探索公共档案系统的信息资源共享模式,改善自身馆藏结构,为领导决策和社会、经济、科技发展提供综合利用服务。

    三是要以档案编研利用为抓手坚持特色搞服务。海淀区深厚的文化底蕴、丰富的信息资源,为档案编研工作提供了坚实的平台。对档案资源进行深度开发、整合编研,提高服务社会、服务领导决策的能力与水平,是推动局(馆)建设的内在动力和外在形象的客观反映。当前,要紧密结合海淀历史与现实的发展,利用馆藏档案资料,汇集西山文化、现代科技发展、中关村历史变迁、高科技成功企业实例以及文化名人及其作品等资源,编辑研究出具有较高利用价值的著作、专著及音像作品,实现档案利用工作由个别查找向系统检索提升,由简单汇总向专题研究提升,使档案局(馆)在为社会提供更多的“增值服务”、为构建和谐海淀、促进“两个文明”建设等方面发挥积极作用。

    作者单位:北京市海淀区档案局(馆)