新医改下医院档案管理的改进方法研究
鲁昕
中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-091-02
摘 要 如今，随着综合医疗建设需求的提高，在新医改全面实施的大背景下，国家和社会对医院的医疗水平和管理水平提出了新的更高的要求。在医院的经营管理中，档案管理作为医院最核心、最重要的环节，受到了广泛的关注。同时，随着网络计算机技术的飞速发展，信息管理在档案管理中的应用越来越广泛和多样化。此外，医院管理越来越复杂，档案管理的重要性也越来越明显，这些信息如果得到充分的利用，对增强医院的管理水平显然作用显著。为此，本文结合新医改医院档案管理改进方法进行了深入研究。
关键词 新医改 档案管理 改进方法
一、医院档案管理工作的发展现状
在上世纪末，由国家档案局牵头正式启动了电子档案研究工作，将其列入了正式的科技计划，并对电子档案的标准进行了统一的规范。但是与国际上先进的电子档案管理工作相比，我国医院在电子档案管理方面相关的法律法规以及业务规定等仍不够完善，相对比较落后，对社会大众的开放服务度比较小，难以适应社会经济的发展对电子数据的需求。《电子文件归档与管理规范》是国内关于此专业规定，对电子档案的基本的制度及运行提出了基本的准则，但是很多内容的规定比较简单，停留在文字条框上，缺乏具体的可操作性。因此在新医改的发展背景下应当加强电子档案的制度规范工作，制定并完善统一的制度标准。当前医院在档案管理工作有很多的不足和缺陷，具体主要表现在以下几个方面。首先，档案管理虽然建立起来了，但是由于推广度比较有限，导致其没有充分发挥应有的作用，有效利用率比较低。其次，从现实状况来看，很多医院在对于电子档案运用的过程中，没有积极地加以利用而是被动地进行服务，缺乏有激励竞争机制的市场化。如果只看现在的档案类型上比较丰富，包含了众多的科室和分类，但是在实际的运作过程中往往服务作用极为单一。最后，医院领导层方面在对档案的管理方面的重视程度比较低，追求管理的方便省事造成了专业人员以及信息化资源的巨大浪费。
二、医院档案管理存在的问题
（一）管理方式相对落后
医院档案管理工作起步较慢，加上受我国传统观念的影响，大部分管理人员通常无法适应新型的医院档案管理方式，而是依旧采用传统的管理模式，使医院档案管理工作无法顺利开展。比如，部分医院没有采用影像资料等信息化管理的方式对档案进行整理，而只是采用图片、文字等静态资料的方式，纸质档案的存放大量占用储存空间，造成管理人员查找档案时十分困难，严重浪費人力、物力，影响工作效率。
（二）缺乏专业的档案管理人员
医院档案管理部门中，大多数管理人员普遍身兼数职，未能明确自身的工作职责，工作态度懒散、工作主动意识不强、专业水平不高，因此，在进行档案管理工作时，未能及时、认真地收集档案资料，且由于专业水平低下等原因，无法结合现代化信息技术，采取科学有效的方法进行档案信息化管理，不利于档案管理工作的顺利实施，大幅度降低医院档案管理的工作质量和工作效率。
很多人认为医院档案管理是记录已经发生，它记录和收集了一些患者或一些医疗设备购买的情况下，他们不认为所有这些问题对医院的发展有促进关系，医院档案管理在他们看来是多余的，医院人事档案管理意识不强，医院档案被当做废纸一样扔掉。许多医院的档案管理人员并不是来自他们自己的专业背景，他们往往同时受雇于行政、护理和其他人员。为了维持正常的工作，许多医院在档案管理中雇佣了很多兼职人员。这些兼职人员缺乏专业技能和素养，对工作不重视，在工作中不投入更多的时间和精力，导致医院档案管理进度缓慢。此外，许多医院档案管理人员法律意识不强，难以保证档案管理有法律可循，最终造成民事纠纷等事件，给整个医院的发展带来负面影响。
（三）管理制度还不够完善
今天的医院档案管理与服务体系仍存在许多不足，缺乏管理的自主性和灵活性，导致工作人员的被动和懒散，每天重复机械工作，严重使医院档案管理落后甚至脱离社会。根据如今医院管理的现状，以及我国目前的医疗水平发展阶段，各级医院的人事、财务和管理、医疗和其他部门应当建立专业法规，规范化相关工作。部分档案工作的医院没有相关的规章制度来管理，此外，许多医院并不评估包括文件管理、日常管理等工作内容，这导致相关工作人员缺乏工作积极性，整体工作效率低，不利于医院档案管理工作的有效开展。
（四）医院档案管理资金投入不足
医院档案相关管理人员未能深入了解新型的管理模式，且由于医院资金投入不足等原因，档案管理部门无法置办信息化管理设备，只能采用传统的方式对医院档案进行管理，大幅度降低管理质量和管理效率。如部分地区由于经济条件较为落后、资金投入不足，无法采用新型的计算机等信息化设备进行医院档案管理，而是采用传统纸质等人工信息管理模式来进行档案管理，导致档案信息化管理力度不足，从而降低档案信息管理的准确度。
（五）档案管理工作得不到重视
在医院管理中，档案管理与临床一线管理有着本质上的区别，它并不像临床一线管理那样给医院带来立竿见影的经济效益和社会效益。相比之下，档案管理具有一定的辅助性质。因此，医院没有充分认识到档案管理从管理到职能部门到临床一线的重要性。随着医疗体制改革的深入，医院档案管理的内涵和外延正在发生着明显的变化。目前，医院档案管理还没有形成一套科学、完善、规范的管理模式，导致档案管理的边缘化以及落后。
三、医院档案管理的改进方法
（一）将医院档案进行信息化管理
随着我国信息化技术的不断进步和发展，信息化管理模式被广泛应用于各项工作的管理当中，医院若想对档案进行全面、有效的管理，需要转变传统观念，深入了解信息化管理的重要性，同时充分采用先进的信息技术，给档案管理人员提供相应的硬件、软件、管理系统等基础设备，以此实现医院档案的信息化管理。如：建立完善的电子档案，通过互联网传输和共享信息资源，对医院档案进行多渠道动态化管理，并确保档案信息的安全，防止泄露。
（二）提高医院档案管理人员的综合素质
在新医改背景下，医院若想对档案进行全面管理，需要借助计算机等网络系统的帮助，因此对管理人员的计算机技术要求极高。以往的医院档案管理人员计算机操作水平普遍偏低，在使用计算机工作的过程中容易出现不同类型的失误，从而大幅度降低医院档案的整体管理水平，因此，采取相应措施以提高档案管理人员的综合素质十分必要。医院在挑选档案管理人员时需结合岗位特点，选择专业对口的人才，并确保其具备相关工作经验，从而可以更快地胜任此类工作。医院可通过让管理人员外出培训或聘请专家入院培训等方式，对档案管理相关人员进行专业知识等方面的培训，同时建立奖惩制度，实时进行考核，使其增强责任意识，提高工作积极性。档案管理人员需增强学习主动性，不断提高自身的专业知识水平，并积累实际工作中的经验，不断创新档案管理模式，改变管理方法，以此提高档案管理工作水平和工作效率。
（三）完善医院档案管理制度
档案管理在医院的工作体系中发挥着重要的数据支撑作用，所以需要明确和细化档案的收集、保存和销毁等过程，从整体上加强数据信息的全程控制与管理。为此应当把纸质档案与电子档案进行充分对接，建立一套完善的电子档案的管理流程，把工作中遇到的实际问题进行充分梳理，明确档案归档的要求和相应的操作流程。对档案工作进行有效地安全管理，在出入规则上对机房以及库房等比较重点的场所进行管理。制定一套完善的绩效考核流程，加强对档案管理人员的业务业绩以及规范程度的考察和记录，对在绩效考核中表现比较好的人员进行适当的激励和奖励，而对那些在考核中表现不那么理想的人员进行集中地讲解和示范，促使他们工作能力的提高。
（四）增加医院档案管理的资金投入
传统的档案管理模式由于资金投入不足，导致档案管理部门无法及时更新管理设备，不利于管理工作的順利进行，使档案管理质量和管理水平大幅度降低。因此，国家和政府方面应针对性地给予技术支持，并出台一系列地资金扶持政策，加大对医院档案管理的资金投入，倡导医院积极采用信息化的方式进行档案管理；医院方面需加大对档案管理设备的资金投入，大力引进新型管理设备，使医院档案实现信息化、科学化管理。
（五）从软件与硬件设施上加强医院档案管理工作
医院工作具有一定的琐碎性，这就需要加强医院档案管理工作的进行，为此医院领导应当把档案管理工作放在重要的位置上，从领导层面上充分重视医院档案管理工作的进行，为其提供领导层面上的支持与资助。为了有效地把档案管理工作落实到实处，需要加强建立目标管理责任制，促进档案管理工作的有效运行。首先对档案管理人员进行培训，提升其自身专业技术能力，对于档案管理工作能够有效加强实施管理，建立相应的档案管理流程并确保其有效实施与运营，一旦发现重点与难点问题做到及时处理，把档案管理工作落实到实处和责任到人。同时加大档案管理工作的经济投入，根据档案管理工作的需要，建立相应的软件设备与硬件设施，充分重视办公项目自动化的建设过程，这是档案管理水平提升的首要步骤。
在档案的信息化中立卷方式的管理上可以采用“件”为单位，对不同科室的档案进行有效地检定、接受以及立卷等。此外根据数据资料的变化情况应当对档案资料进行及时地修正、调整与有效补充。在档案完善的过程中充分体现医院现时工作的客观需要，对档案信息资源进行及时补充与调整。
四、结语
总而言之，医院档案管理是一个重要的方式保存各种宝贵的历史资源，而且医院实现可持续发展的重要保障，在如今医疗改革的背景下，医院档案管理也迎来了前所未有的挑战和机遇，所有医院应充分实现档案管理的重要性，通过制度建设、人力资源建设，财政支持等途径完善档案管理模式，提高管理效率，更好地满足医院现代化管理以及新医疗改革的需要。
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