浅谈如何做好企业干部人事档案管理工作

    白智慧

    摘 要：人事档案真实地记载和反映干部本人经历、政治思想、品德作风、业务水平，是干部个人自身成长历史的真实记载，为企业的组织工作、人力资源管理工作的决策提供了可靠的依据。

    关键词：人事档案管理；重要意义；人才；前提；基础工作

    人事档案是按有关规定进行整理后组成的文字资料，它如实地反映了干部本人德、能、勤、绩、廉等内容，是企业发现人才、使用人才、管理人才的重要依据。因此，做好企业人事档案管理工作，是做好人事工作的基础和前提，在企业发展中具有举足轻重的作用。

    本文结合我几年来人事档案管理工作的实践，就如何做好企业干部人事档案管理工作谈几点体会。

    一、提高各级领导的重视程度

    档案管理工作是一项默默无闻的工作，提高各级领导对档案工作的认知程度，是做好干部人事档案工作的关键。要做好档案管理工作，要坚决克服各级领导对档案工作的"说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉"的现象。分管领导要定期向档案管理员了解干部档案工作情况，积极地帮助档案管理员研究解决工作中遇到的问题，形成"主要领导重点抓，分管领导主要抓，档案管理人员具体抓"的良好工作格局。

    二、要不断健全和完善人事档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、档案转递制度、保密制度等，并且认真按照规定的制度和程序办事

    档案管理员要坚决做到五不查，即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查；四不借，即未经领导批准不借， 非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；三不转，即个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转，有效提高档案的准确性和工作效率。

    三、拓宽材料的收集渠道，完善档案内容

    干部人事档案材料涉及面广，收集渠道多，收集难度大。作为档案管理部门要想系统、完整地收集一个干部的全部材料，只局限于等人送材料是不行的，我们一定要变被动为主动，千方百计找材料，想方设法要材料。全面完整地收集材料是做好人事档案管理工作的前提。一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合，重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止缺漏。二是做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，保证全面性、完整性。同时还要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高。三是收集能够反映个人政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。使档案内容更加全面完整，提高档案的价值和利用率。

    四、鉴别、审核收集归档材料的真伪，做好材料鉴别工作

    鉴别工作政策性强，是维护人事档案真实性和完整性的重要保证，是保证人事档案质量的重要环节。因此，人事档案管理人员应本着向组织负责的态度，对每-份收集上来的材料进行鉴别、甄选，确保干部档案真实、准确。首先要确定该材料是否属于人事档案归档的范畴，对于不属于归档范围的材料应视不同情况分别处理。其次要对归档材料内容的真实性进行鉴别，经过鉴别后的材料必须是真实、完整、实用、精练。

    五、做好档案整理工作，对档案材料精心分类，提高人事档案的质量

    档案整理是档案管理中重要的基础工作，是一项经常性的工作。对收集的材料要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》，严把质量关，做到逐份鉴别，认真筛选，并进行分类、排序、编制目录和加工，最后装订成卷，保证档案材料能真实地反映干部的成长经历，确保人事档案整体质量的提高。

    六、做好干部人事档案的保管和保护，完善各项基础设施

    加强档案基础设施建设，可保障档案管理的标准化、规范化和信息化。因干部人事档案的不可再生性，万一损毁，就无法补救，维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。要严格按照《干部档案工作条例》落实好档案库房、阅档室和档案管理人员办公室"三室分开"，并符合"六防"（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）设施要求。档案室要配置铁质的档案柜，应设置空调、去湿、灭火等设备。

    七、提高档案管理工作者的素质，加强继续教育，使其掌握现代化管理技能，提高综合素质

    要加大对人事档案工作者的培训力度，有针对性和计划性地举办培训班，组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律、法规。通过学习切实提高档案工作水平，培养出一支思想过硬、作风扎实，乐于奉献的综合型档案管理人员。

    八、实现档案管理现代化，利用现代化技术，整理档案

    随着企业的不断发展，人事档案数量越来越多，需归档的材料也越来越多，因此，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前那种以"卷"为单位时案卷目录这一检案工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在材料归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会、服务于企业。

    总之，档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能更好地了解过去、把握现在、预见未来。企业人事档案管理工作是企业发展的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时也应解放思想、大胆创新以适应时代发展的步伐，适应新形势下的要求，为企业的发展做出更大的贡献。

    参考文献：

    [1]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利[J].山西广播电视大学学报，2009 年（2）.

    [2]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J]. 山西广播电视大学学报，2009年 （2）.