公立医院信息化采购项目参数论证的内控流程

    谢君 李俊忠 王丽

    摘 要：为了探讨公立医院信息化采购项目参数论证的科学流程，应在采购前合理规划、充分论证;注重外出调研，充分调动临床、组织实施部门的主动性、积极性;调研时充分了解临床需求，把握市场行情;确定参数时，充分沟通，反复推敲;出具制定必要的调研报告、参数论证会议记录等，进行风险控制管理，从而使得参数论证可追溯。实践证明，在信息化项目采购前期加强调研、充分论证，可以有效把握临床信息化需求，控制信息系统建设成本，减少建设风险。最终可以得出如下结论：信息化项目以软件类居多，单纯靠物资采购的方式无法满足自身需要;在采购环节加强参数论证管理可以有效保障信息系统建设的准确性，提高信息系统的投入效用比。

    关键词：医院;信息化项目;流程;采购;参数论证

    中图分类号：R197.3 ? ? ? ?文献标志码：A ? ? ?文章编号：1673-291X（2019）33-0158-02

    引言

    随着“互联网+”、物联网、人工智能等技术的发展，以及医院业务的发展，信息系统逐步呈现出种类多、分类细的特点。相比医疗设备，信息系统的种类更加多样化，业务复杂度越来越高。为实现信息系统的全生命周期管理，作为信息系统采购起始阶段的参数论证工作至关重要。

    近年来，笔者所在医院坚持职业化管理方向，力抓内控建设，在信息化建设与管理工作中，将每项工作、各项流程清单化，注重信息发布的公平、公正、公开，注重外出调研及民主决策，将参数论证全面纳入内控管理，起到了良好效果。

    一、信息系统参数论证流程现状

    1.公告发布时信息披露缺失。由于信息系统的需求是一个从模糊到具体的过程，在临床提出需求时，很可能最初无法完整地描述所需系统名称，信息部门通过多渠道打听该系统时，往往停留在较为原始的打电话、上网查询等手段，对该需求在官方渠道（如官网）上的发布往往不够及时，甚至遗漏。此现象可能造成参与的潜在供应商数量偏少，从而影响院方的决策，无法从众多方案中找到优质解决方案，进而影响项目质量。

    2.需求调研时人员间沟通不够。做好市场调研对系统采购的资金预算有着重要作用。关注重点包括：市场上同类功能或同品牌型号市场报价;当地其他医疗机构同类功能设备品牌、型号、实际政府采购价;列入调研及采购意向范围的设备功能、优缺点、售后服务等特点;网络报价参考等[1]。而信息系统购置时，参数评审员往往只关注投标系统参数与科室提出的系统参数功能上是否符合。然而，科室申报人员大多为医务工作者，对信息系统相关的知识了解不多，甚至片面，并不能准确、全面地对参数进行描述，甚至会遗漏一些关键性参数。在评审前，使用科室和信息技术人员并没有针对所提交参数进行过深入讨论，采购失败风险因此增大。

    3.参数论证时对系统理解不够。信息系统涉及面可分为业务面和技术面。业务面涉及临床、行政、后勤等类型部门，其中临床又分为门诊、住院、医技（检验、超声、放射等）、手术麻醉等诸多大业务领域，其内容非常广泛。

    技术面则包括操作系统、软件开發框架、开发模式、架构等诸多层面。目前医院信息系统由众多厂商开发，各厂商所使用技术路线、技术平台、编程技术均不尽相同。当前信息技术发展迅速，技术平台更新换代快。这对从事信息系统调研工作的技术人员提出了较高的要求，不仅要对各领域的知识有所涉猎，还需了解当前先进的技术。

    信息技术人员在大多数医院中配置不足，往往疲于应付具体日常维护事务，很难有足够时间去了解、学习各临床科室的具体业务，听取其诉求，并根据当前信息系统现状，分析系统购置原因、措施。精力投入不够、水平参差不齐，导致技术人员对业务痛点了解梳理不够深入。

    由于理解不足，使用科室在编制参数时，经常照抄某品牌某型号的产品技术参数，编制出的医疗设备招标技术参数不但不全面，而且容易造成倾向性[2]。

    二、某三甲中医医院在信息化采购项目中的参数论证流程

    1.官网发布需求信息进行市场调研。责任部门为信息管理部、医疗装备部，责任岗位为部门负责人。是否关键控制点：否。流程步骤描述为：在官网发布信息建设需求，诚邀商家提供建设方案（方案提交信息管理部）、成本报价（报价提交采购办）。控制要素为：及时发布信息，全面描述采购项目需求，信息接受渠道保持畅通。

    2.组织相关部门到使用单位考察调研。责任部门为信息管理部、医疗装备部，责任岗位为部门负责人。是否关键控制点：否。流程步骤描述为：组织使用科室、审计部、医疗装备部等相关科室组成考察组，向纪检报备后，到外院单位进行考察调研。控制要素为：了解信息系统项目的使用情况、优缺点，及建设该项目需要具备的基本技术参数和要求等。

    3.组织调研部门完成考察调研报告。责任部门为信息管理部、医疗装备部，责任岗位为部门负责人。是否关键控制点：否。流程步骤描述为：考察组在外出调研后，组织参加调研的部门进行充分讨论、总结，形成调研报告。控制要素为：讨论充分，调研报告体现出科室意愿与管理要求。本流程的输出文档为调研报告。

    4.组织报名商家召开需求调研会。责任部门为信息管理部、医疗装备部，责任岗位为部门负责人。是否关键控制点：是。流程步骤描述为：结合外出考察情况，组织在市场调研中报名的商家召开需求调研会。控制要素为：需参会人员：信息管理部、医疗装备部、采购办、审计部、纪检监察办、需求部门及其职能管理部门，议定优选建议。本流程的输出文档为：拟定优选建设方案、参数、确定采购预算成本。

    5.成立参数论证专家组。责任部门为信息管理部，责任岗位为部门负责人。是否关键控制点：否。流程步骤描述为：由信息管理部在院内专家库随机抽取3名专家组成，必要时在院外专家库随机抽取院外专家参与。控制要素为：随机抽取的专家必须具有一定的资历资质。

    6.进行参数论证并确定招标参数。责任部门为专家组，责任岗位为专家组成员。是否关键控制点：否。流程步骤描述为：专家组根据第三、四项输出结果进行论证并确定招标参数。控制要素为：根据医院相关规定和采购项目需求确定招标参数。本流程的输出文档为：专家论证后的招标参数文件。

    7.审批。责任部门为信息化建设领导小组、院长办公会。是否关键控制点：是。流程步骤描述为：信息化建设领导小组对参数等进行再次论证、院長办公会对论证后的信息系统采购参数进行审批。控制要素为：参数论证情况报告科学、合理、能满足科室需求。需求调研会公正公开，商家报名资料齐全，专家组的评分标准科学合理，评分排序结果公正。本流程的输出文档为：论证后的招标参数文件。

    结语

    医院信息系统的全生命周期管理，包括需求论证、外出调研、参数论证、招标采购、安装调试、上线验收、档案管理、二次开发及运行维护等环节，其贯穿信息系统使用寿命的全过程。

    参数论证阶段包括需求发布、考察调研、参数确立、专家论证、审议审批等环节。其中，参数确立是指信息系统调研人员、科室使用人员、纪检审计三方，针对考察调研的报告内容，初步确定所需系统的功能特征描述。专家论证，是由信息系统调研人员、科室使用人员、纪检审计及临床专家四方，针对参数确立环节中初始提交的设备参数，结合医院实际情况，对参数的准确性、实用性等方面进行论证、修正。参数论证包括基本参数提出、前期市场调研、重点参数确认、多方沟通确认参数等环节。

    信息系统参数论证工作是信息系统全生命周期管理至关重要的工作。参数论证工作的好坏，将极大影响购置计划的成功实施。成功的参数论证结果，将提高临床对信息系统需求意愿的符合度，实现服务临床，以临床为中心的目的。认真细致的信息系统参数论证不仅有助于找到最满足临床要求的系统，更有助于以最小的投入实现最大的效益，而且对保证购置信息系统的质量、减少维护费用、提高系统的社会和使用效益有重要意义。同时，通过在信息系统采购的参数论证流程上的改革，使得临床、信息部门及采购部门之间形成相互制约、相互监督的关系，有效地规范了采购行为，促进了廉政建设[3]。

    参考文献：

    [1] ?师炎，付朝霞.应用PDCA开展医疗设备采购与管理效能监察[J].管理观察，2016，（21）：125-127.

    [2] ?陈延德.医院医疗设备招标技术参数的编制和论证[J].医疗装备，2018，（13）：58-60.

    [3] ?姜玮.规范采购流程促进医院廉政建设[J].管理观察，2014，（16）：44-45.