会计档案管理存在问题浅析

    薛琼

    摘要：会计档案作为会计工作的最终表现形式，对于单位日常财务核算有着重要的作用，是经济业务发生的重要证据及报销依据，具有保存时间长，保存必须保密，要有连续性和完整性的多项要求。但会计档案的保存却很少受到重视，很多单位会计凭证无人专门管理，会出现会计凭证遗失，缺乏连续性。为以后会计档案查阅，会计审计的正常进行造成困扰。

    关键词：会计档案；存在问题；应对办法

    一、会计档案的特点

    会计档案是所有经济实体在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、和财务报表、财务决算等具有保存价值应作为历史资料长期保存的专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案由会计凭证、会计账簿、会计报表、财务决算等会计材料组成。

    （一）会计资料具有以年度划分整体性的特点

    会计资料是以一个年度为一个整体的，从1月到12月产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等相互关联，到年末形成一个财务决算，作为一个年度的结束，形成一个不可分割的整体，保持会计档案的完整性、整体性、不可分割性是会计档案管理好坏的基础。

    （二）会计资料的种类的固定性

    会计资料每一笔的形成都是不同的，内容多样，业务量大，但是它的组成形式却基本相同，主要由会计凭证、会计账簿和会计报表三部分组成。

    （三）会计资料的收集整理具有规律性

    一个会计年度从业务的发生开始，不断的形成会计凭证，记录会计账簿，月末形成会计报表，年末形成会计决算等，能连续不断的记录业务每一个经济活动，并进行必要的数据分析，能保证经济业务间的相互联系，为以后业务的开展提供历史数据，这种规律性是其他档案所没有的。

    （四）会计资料归档特殊性

    会计档案是以数字记录业务发生的数字档案，是反映经济业务的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表、财务决算都有特定的格式和记录的内容，与其他文字资料不同，会计档案的装订样式、保管形式也与一般文件资料不同，具有特殊性。

    二、会计档案存在的重要作用

    （一）会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要历史和重要物证

    会计档案是单位经济活动的重要载体。会计凭证，会计账簿，编制会计报表，年末编制年度决算，形成了一年整体的会计档案，多年会计档案连续起来，能够直接反映每个历史时期单位各项经济活动。使会计档案具有连续性和制约性的特点。

    （二）会计档案是查处打击经济问题重要依据

    会计档案连续客观地记录了各项经济活动轨迹，在审计中会计档案为之提供了重要的凭证，可以为查处经济犯罪的蛛丝马迹提供可靠的书面证据。

    （三）会计档案是经济发展研究的重要资料

    会计档案记录了经济活动的发展轨迹，记录了经营过程中经历的成功和失败，为经济发展研究提供各种精准的数据和历年对比资料，具有重要利用价值。

    （四）会计档案是对经济实体会计监督的重要资料

    会计档案在审计和工商、税务、检察院等行政机关的检查过程中有极高的使用效率。各个行政机关首先就会对经济实体的会计凭证、账簿、财务报表等原始资料进行审核，综合评估被审查单位经济业务是否依法合规，会计处理是否实事求是。通过对会计流程和业务处理的审核，发现单位财务处理和内部财务管理方面的问题，从而做出整改建议或处理决定。

    三、会计档案管理工作中存在的问题

    （一）对会计档案归档整理工作的重要性认识不充分

    单位领导不够重视，财务人员管理意识淡薄，导致财务日常工作与会计档案管理相脱节。多数单位只对会计日常核算是否合法重视，对会计档案管理置之不理，没有设置财务档案管理人员，对财务档案管理人员的监管更是少之又少。会计人员培训学习中，很少进行会计档案的装订和保管进行培训，大多数是由会计人员兼管，会计人员大多忙于日常会计核算，疏于档案管理工作，对档案的基本规范，档案的归档范围和标准不明确，使得归档整理的会计档案不规范，不能达到科学归档管理的要求。

    （二）会计档案资料归档不完整

    大多数经济实体单位只认为会计凭证、账簿、报表等会计专业资料应该整理归档，却对会计文件材料如：财务预算、决算，单位制定的财务制度等会计文件材料的汇集、整理和归档工作，日积月累会计档案的完整性和连续性受到了严重影响。

    （三）会计档案管理人员综合素质需要进一步提高

    综合素质的提高是多方面的，思想意思和业务水平是提高综合素质的关键。一些单位财会人员兼管财务档案缺乏应有的专业知识，不遵守会计法关于档案管理的相关规定，规章制度不能认真落实，重日常财务核算轻会计账务保存管理，不按法律法规执行，伪造、篡改、更换记录凭证的现象也个别出现：也为自设假账、自建账外账等违规行为创造了便利条件。造成会计核算工作不严谨不规范，导致会计信息严重失实，千里之堤溃于蚁穴，会计人员一点点小过失长期积累严重影响了国家宏观决策、危害极大。

    （四）财务档案管理部门设立不完善、归档不规范

    单位设立财会档案管理部门是当代财务工作的迫切需要，也是法律法规的刚性要求，但实际工作各单位对财务档案工作均重视程度不够，管理规范，大多数段位都没有设立专门的财务档案管理部门，财务档案管理工作由会计人员兼任。财务会计档案的整理、归档、保管、销毁工作不受重视，大多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，也没有按照会计法的规定定期销毁，由于多种因素导致会计档案的鉴定销毁工作无法完成，造成已经过期的会计档案仍长期存放无人管理，严重影响了档案管理整体工作的质量和成果。

    （五）存储会计数据的磁介质档案管理没有全面展开

    许多单位对于会计数据磁介管理还很陌生，只是将纸质会计档案归档，不知道纸质会计档案要与会计数据磁介档案同步共同管理，有的单位虽然将会计信息存入磁性介质，但对磁盘、光盘中的会计信息疏于日常管理维护，磁盘、光盘消磁损坏，造成会计信息丢失：会计电算化软件中的账务信息没有定期做备份处理，一旦会计软件出现问题，就会造成会计数据丢失，电算化软件升级换代也很快，许多单位没有把会计正版软件及相关财务数据归档保存，从而造成会计电算化档案无法正常调取阅读。

    四、完善会计档案管理工作的对策

    （一）加强单位领导和财务人员对财务档案管理重要性的认识，提高财务档案管理的规范程度

    《会计档案管理办法》、《档案法实施办法》都对会计档案管理工作加强领导，妥善保管，依法保管做出了相关规定。由法律可知，财务会计的档案管理是法律行为，必须严格按照相关法律执行。各单位的领导要有会计档案管理工作是一项重要工作的意识，从法制的层面来依法加强管理，要将会计档案管理工作作为领导工作考核的一项重要内容，使领导和会计人员切实知道会计档案管理的重要性，用法律法规来约束会计档案管理走上正轨。

    （二）加强会计人员和会计档案管理人员的业务培训，提高财务人员和会计档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德

    《档案法实施办法》、《档案法》对加强档案工作人员培训、提高档案管理质量、档案工作人员应尽职责做出了相关规定。各单位加强对会计人员和会计档案工作人员的业务培训，会计档案管理知识和会计档案归档的操作技能，作为会计人员上岗前培训的一项重要内容，做好业务培训的同时，继续教育也是十分重要的，要持续不断的强化会计档案管理在会计工作中的重要性，要统一领导和财务人员、会计档案管理人员的思想，坚持依法管理、增强责任心、做好工作中的协调工作，逐渐捋顺工作中的程序，将问题消灭在萌芽，使财务管理工作在程序和质量上都得到质的提高和飞跃，对各个单位的经济发展、竞争力的增强会起到很强的推动作用。

    （三）各单位要建立健全财务档案管理的规章制度

    做到财务档案管理有法可依有章可循，要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入常规工作的体系中来，制定档案工作管理制度规定，明确分工，加强管理，建立一套完整的档案管理制度体系，使档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作都能按照规章制度执行、使财务档案管理工作有序开展。

    （四）对于超期的会计档案，要定期进行会计档案资料鉴定销毁工作

    《会计档案管理办法》对会计档案的鉴定销毁工作做出了详细规定。依据以上规定，会计档案管理人员会同会计部门，认真做好会计档案的检定核查工作，对于保管期限已满的会计档案，履行正常审批手续予以销毁，对于有债权债务等问题原始凭证暂时无法销毁的应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明，待相关事宜处理结束后做销毁处理。

    （五）开发利用会计档案管理的相关软件，做到会计纸质档案与会计磁介档案同步储存，并将财务办公软件系统和档案管理文件的升级同步

    财务办公软件升级较快，常出现财务办公软件查询会计档案时打不开档案管理系统的问提。需要将系统恢复到较低版本才能打开系统，严重影响了工作效率，更严重的还会造成数据丢失、系统失灵的情况。所以，要做到财务办公软件系统和档案管理文件的同步升级。并做好保存工作，做到磁性储存介质防高温、防霉、防尘保护并远离磁场。

    综上所述，会计档案管理是一项长期性、艰巨性、责任性很强的工作，在新的社会形式下，做好会计档案管理工作尤为重要，要从观念上认识到会计档案管理对于总结单位经济工作发展，防止贪污腐败，研究经济发展方针策略都起到重要作用，做好会计档案管理是会计工作中不可缺少的组成部分，要转换旧思维，扩展新思路，更好的做好会计档案管理工作，积极探索新的会计档案管理模式，促进会计档案管理工作更加合理高效的运转，为单位的经济发展，社会和谐助力。