烟草商业企业定点采购优化探讨
鲍捷
摘要：近几年，烟草行业聚焦规范管理，各商业企业结合自身实际纷纷对各种采购方式进行探索。定点采购作为一种高效便捷的采购方式，克服了小额零散项目这个难题，在兼顾规范的前提下有效提高了采购效率。但同时随着采购范围和使用规模的不断扩大，定点采购也凸显出一系列的问题，包括：定点期限不具针对性，过于依赖招标代理机构且招标文件编制浮于表面，具体项目采购实施与合同有异，供应商管理不够严谨等等。文章借助专项调查的手段，重新梳理定点采购的流程，既梳理了调研中发现的问题，也结合特殊行业特定情况，从标准、执行、过程管控和供应商管理等四个维度，对存在的问题提出了对策建议。
关键词：烟草企业；定点采购；供应商管理
近年来，行业规范管理工作持续推进，各级各单位在认真贯彻落实《烟草企业采购管理规定》的基础上，结合自身实际对采购工作方式方法进行探索和实践。浙江烟草商业系统探索实施了定点采购。作为一种高效便捷的采购方法，定点采购有效缩短采购周期，解决了小额零散项目这一采购难题，在有效兼顾规范的基础上，达到了降低采购成本，提高采购效率的目标。随着推广的规模和范围不断扩大，定点采购在实践操作中也逐渐凸显出一些问题。
一、烟草商业企业定点采购的问题分析
（一）定点标准不够明晰
现有供应商管理办法明确了部分服务类和物资类项目可优先选择定点采购，期限规定2～5年，但对不同项目适用定点的限额、时限等未作详细规定。因此实际操作中，采购部门往往为“定点”，有的将定点期限设置较长，但诸如IT设备、电子设备电器设备等项目，价格变化频率快，定点期限过长价格就不容易控制：有的采购部门将定点金额无限扩大，但诸如招标代理服务，项目的规模不同，对供应商技术、实力和服务要求差别很大，倘若不考虑规模大小，采购时仅在招标限定的几家供应商中抽取，势必造成大型项目满足不了需求、小型项目因价格低，供应商积极性不高，直接影响到采购质量。
（二）定点招标不够深入
现实招标过程中，因行业缺少专业招标人才，基本借助外力进行招标采购，因此操作中会出现以下情况：有些招标人认为代理包揽全过程，自己不用去管很多：有些怕自己参与太多，落下非法干涉代理机构正常工作的嫌疑：有些由于经办人员业务能力、专业水平的限制，出现采购文件编制内容不完整、需求提报不明确、评标细则设置不合理、约定合同条款不完善等情形，导致后期采购给供应商提供了自由发挥空间：有些代理机构责任性不强，不会与招标人就供应商资质、采购需求、标书编制质量、评分合理性等关键要素进行充分交流，对范围、深度、业务量的大小等方面的详细界定仅仅履行招标程序走到位，容易造成招标结果满足不了需求，招标流于形式。
（三）定点实施不够严谨
定点采购项目一般品名多、金额小，造成定点招标后经办人员以为只要在库内选购就合规，忽视后续价格、验收、痕迹等方面管理，如采购价格一般以中标单价或下浮率作为结算依据，缺乏后续二次报价机制，造成实际操作时，有些项目如办公家具、电子产品、电器设备等，实际市场价格会因各种因素而上下浮动，长久以往，导致原先的约定采购价格无法执行，优惠率变成善意摆设：有些招标后不少人对瞬息万变的市场缺乏了解，误以为定点采购就是自行随意采购，只要在定点供应商处采购即可，全然不考虑价格，甚至出现部分采购价格远高于市场价格：验收时也仅就规格、数量上的验收，不会进行价格核对、质量抽查，每次采购痕迹因记录繁琐也无法完整保留。同时目前采购监督除招标环节是现场监督，其他全过程监督基本以事后监督为主，“办事公开”要求具体的采购项目从采购立项到最终合同签订，整个采购流程中各个环节均须公示，让项目在阳光下操作，接受广大干部职工的监督。
（四）供应商管理不够完善
定点确定了供应商一段时间内的参与权，但定点采购频率高、供应期限较长，因此部分供应商中标就意味着能在长时间占据市场，他们会认为捧上了“铁饭碗”，注意力难以集中在提供质优价廉商品价格、完善服务上，而是逐步转移到怎样增加采购量，甚至诱导采购质次价高的产品，达到利润最大化：部分定点采购单次采购金额小，当采购量长期低于预期量时，一部分供应商的积极性受挫，不愿意配合二次报价，供货质量和服务都会下降，使采购目标无法真正实现。同时行业对供应商评价机制还在探索中，目前对供应商评价时间一年一评，指标也基本以定性为主，如有些采取“好、一般、差”作为评价标准，而价格这一重要评价内容往往缺乏有效评价方法：有些采取等级管理，但由于评价扣分细则设置存在缺陷，扣分较少且幅度不大，无法真正实现对供应商“优胜劣汰”。
二、烟草商业企业定点采购问题的对策建议
在市场化条件下，供应商优胜劣汰，进退周期趋短，定点期限过长，反而不利于掌握最佳的供应商，使定点采购目的和效果无法真正。对此，有必要针对存在的问题，从以下方面优化完善定点采购，确保采购工作的质量和规范管理的有效落地。
（一）科学确定采购标准
科学合理地确定是做好定点采购工作的前提。一是要合理设定点适用范围，应充分调查市场现状、项目需求、项目特点，确定实施定点采购还是一次性采购，如办公用品、办公电器适用定点采购，但工作服适合一次性采购。二合同设置定点限额，不能不分金额大小，笼统确定定点供应商，以工程服务为例，可按单次工程金额300万元以下、300万元以上到3000万元以下等设定不同档次的定点供应商范围。三是要合理设定定点期限，根据项目特点，综合竞争性和稳定性原则，分别确定其适用期限，如相对固定的中介服务，期限可适当放长；电子、电器设备、信息化设备等价格变动频繁的物资，期限不宜过长，体现采购活动的时效性。
（二）严格控制招标过程
招标好坏是控制采购成本和质量的关键。一是要强化采购经办人员的责任和规范意识，提升其工作态度、业务技能和专业知识，进一步规范和完善采购行为。二要提高招标质量，要在深入调查采购内容、业务量、价格、服务和质量等各项要素基础上编制招标文件，确保需求能准确在文件中表达：要优化评分细则，针对不同项目设置资质、技术及商务分值权重，保证入围供应商有较强综合能力：规范合同条款，明确价格浮动机制、验收机制、供应商管理等要款，真正要从源头上防范后期供货服务、验收及付款等风险：三要完善代理机构管理，不仅仅考评其程序的到位，更要对其在招标文件编制、专家选择、评标、定标等每一环节的把关是否严谨进行考评，同时要实施动态管理，从年度评价转向一项一评，保证代理机构为招标人控制招标风险，实现招标效益达到最大化。
（三）注重定点实施过程
把好定点实施关是控制采购成本的核心。一是把好价格控制关。招标时根据实际需求设定后续价格结算口径，如产品和部分服务（包括燃油、保险、中介服务等），结合投标优惠率结算；对更新换代较快或技术含量较高产品，设定弹性价格结算机制，以保持与市场同步，同时要探索多家定点供应商价格选择机制，减少供应商后续自由发挥的空间。二是把好资金支付关。要严格货物验收，把控好采购各环节资金支出的合理性，防止出现超合同范围、超合同进度支付现象的发生。三是要把好过程监督关。前期监管办要充分参与谈判过程，中期严肃合同审核，完善合同条款，后期加强执行监督，做到全程监督，实时监督。四是要强化信息公开。及时将采购流程中各个节点产生的定稿文件或最终成果等信息，通过公开、公平、公正的平台予以公示，以公开促规范。
（四）严格供应商管理
强化定点供应商管理是做好定点采购工作的根本。一是严把供应商选择关。充分了解采购项目特点，综合考虑交付能力、付款、质量、技术与服务等要素基础，保证入围供应商资信良好，促进竟标供应商能达到采购实效。二是要合理确定供应商入围数量。定点供应商太少，会使服务缩水、质量打折，要根据采购要根据采购需求、市场状况，确定至少2家以上的入围数量，避免价格形成变相垄断。三是要细化定点供应商评估机制。要按项目类别分别设置不同的供应商评估机制：要实行采购项目的招标人、使用人等全方面人员的评价：探索服务周期内淘汰、换血机制，实现从招标环节确定供应商，到采购环节选择供应商，促进定点供应商之间的良性竞争，始终保持定点采购的生机和活力。
