中学学籍档案管理信息化建设

    缪芳

    摘 要：中学学籍档案信息化建设是大数据时代学校管理工作的重要组成部分。随着教育信息化进程的加快，如何依托网络技术的普及与应用，实现学籍档案管理信息化、标准化，通过资源共享与利用，使工作便捷、高效，是当今中学档案事业发展的重要任务。学籍档案信息化建设将档案管理的职能从以保管为主向以利用为主转换。学籍档案信息潜在价值的充分发挥，成为学校开展教学质量评估、教学管理考核和教学决策的重要依据，为教育科研和教学管理提供了真实的第一手资料。

    关键词：学籍档案;管理;信息化建设

    中图分类号：G258.69 ? ? ?文献标志码：A ? ? 文章编号：1673-291X（2019）32-0168-02

    中学学籍档案信息化建设是大数据时代学校管理工作的重要组成部分。随着教育信息化进程的加快，如何依托网络技术的普及与应用，实现学籍档案管理信息化、标准化，通过资源共享与利用，使工作便捷、高效，是当今中学档案事业发展的重要任务。基于此，笔者根据多年的工作实践，对中学学籍档案管理信息化进行初步探讨。

    一、学籍档案信息化的必要性和意义

    中学学籍档案是指中学生在学校学习期间的成绩、思想表现、综合评价等的记录，展现了学生在学校多方面的发展状况，是学校日常管理活动中最具借鉴价值的记录材料。由于教育事业的快速发展，学生的各种信息大幅增长，学籍档案管理工作日趋复杂和烦琐。学籍档案信息分散在学校各部门（如学生成绩归教务处、评语和综合素质评定等归政教处、党团关系归校党团委、心理健康资料归心理咨询室），学校缺少具体的档案管理条例，部门分工不明确。有些部门管理人员对学籍档案管理知识知之甚少，造成管理混乱、效率低下、资源浪费、利用率不高。面对日积月累的学生档案，用传统的手工方式去收集、整理、查询、利用，显然难以适应高速发展的信息时代要求。譬如，学生的基本信息表、学籍卡、成绩统计表、综合素质评价表等资料都是按班级整理的，随着升级分班这些资料每年都需要按新班级重新整理和完善。如果以传统的手工方式整理，面对成千上万份的学生信息表，显然费时费力，还易出错，更别提利用了。

    学籍档案信息化使档案管理的职能从以保管为主向以利用为主转换。学籍档案信息潜在价值的充分发挥，成为学校开展教学质量评估、教学管理考核和教学决策的重要依据，为教育科研和教学管理提供真实的第一手资料。学籍档案信息化管理做到学籍资源的优化配置，为资源共享与利用创造了良好的手段和条件，减少了烦琐、重复的手工操作，避免了档案丢失、材料重复等诸多问题。实现学籍档案信息化的管理，顺应了建设数字化档案室的时代要求，也是档案利用工作发展的必然趋势。

    二、中學学籍档案信息化管理的方法

    时代的发展迫切要求我们实现档案信息化，建立学籍档案信息库，利用计算机的信息整合优势，按工作需要实现资源重组与利用。

    （一）利用大数据分析、使用“全国学籍系统”管理学籍档案

    随着科学技术的飞速发展，中学生档案管理工作已向信息化、数字化方向发展。“全国中小学生学籍管理系统”功能较强大，收集了学生的基本信息、学习简历、奖惩信息、学籍变动轨迹等，信息存储量大，传递快捷。系统为每名学生建立了全国唯一的、跟随一生的学籍号。在系统的“全国学籍查询”模块中，只需输入学生的姓名和身份证号码或全国学籍号，即可在全国范围内查询该生的学校、年级等信息。对身份证号码重复的“问题学籍学生”，系统通过与公安部门的对接，一一筛查，避免了重复学籍等问题，并在全国范围内实现了学生转学、升学等动态跟踪管理。学生转学只需向转入校提出书面申请，由转入校学籍管理教师网上申请，上传申请材料，双方县级教育主管部门领导及转出校在网上审批即可。各级学校学生升学调档也在网上，这样大大地提高了工作效率。上级教育主管部门也能在宏观上对学校教育情况进行监测、分析和研究，使学籍档案管理上升到“信息化”的高度，信息资源得到充分的开发和利用。

    电子学籍系统给学校管理工作带来很大便利，但还有一些不足之处。譬如，系统没有学生成绩管理和综合素质评价、学生评语系统等模块;操作烦琐，不够便捷;系统导出的表格种类少;数据的导入功能也不够强大。这些都需要我们在使用时加以改进和完善。

    （二）利用Excel等软件建立数据库

    为了更好进行电子学籍的管理，我们用Excel设计了学生基本信息和成绩评语数据库。在两个数据库之间建立工作表链接，当一个数据库的数据发生变化时，另一个数据库的数据也随之变动。

    1.提供完善的学生成绩、评语数据库

    学生的成绩、评语是学生在校学习的主要成果，建立成绩、评语系统是中学学籍档案的重要内容。学生成绩、评语数据库的主要内容有6个学期的各科成绩、学年成绩、学年评语、综合素质评定等级等。Excel具有强大数据分析和计算功能，在新常态下，迫切需要采用先进的数据库管理方式，以及流行的电子表格数据录入方式，这是有效管理学籍档案的得力助手。

    2.获取和解读基本信息数据库

    学生的基本信息可以从全国学籍系统中导出。Excel提供了查找、筛选、排序、统计、分类汇总等许多功能，在对学生信息操作时，可以根据工作需要灵活运用。例如，教育督导检查工作中，需要查找某个乡镇的12～14岁的女生，就可以通过Excel的筛选功能，进行多重筛选，先按乡镇筛选，再按性别筛选，最后按年龄选12、13、14岁的即可得到。又如，要查找某班全体学生的身份证号码，可以根据学生姓名用Vlookup等查找函数，到学生信息库进行精确批量查找，方便快捷且不会出错。由于数据库包含的数据项目多，可以利用工作表的“冻结窗口功能”，让暂时没用到的一些数据隐藏起来，使工作界面清晰明了，操作方便。

    3.调动和使用数据库，实现资源共享

    学生的基本信息和成绩批语等需要汇总到学生学籍卡上。我们用Word设计学生学籍卡，使用Word的邮件合并功能将Excel数据库中的信息和学生照片，根据学籍卡的需要——合并到Word表格中，实现批量汇总，批量打印，生成学籍卡片。我们还用同样方法，制作了初中学生综合素质登记表、学生胸卡、准考证、借书证、毕业证等各种表格和证书，初步实现了学籍档案管理信息化与共享，大大提高了工作效率，减轻了教师的负担。

    学生成绩是学校教学的主要成果，也是衡量学校办学效果的最重要的指标之一。因此，我们常常利用成绩数据库做教学质量分析。操作时只要设计好模板，通过共享工作簿，让各科任课教师输入成绩、学生的总分、班级平均分、成绩排名等各项信息就马上生成。我们还可以利用Excel的图表功能做某学生学期成绩的折点线段图。这样，就能一目了然地体现某学生学期内的成绩波动情况。教师以此了解学生，有效地对教育教学情况进行动态的分析和研究，及时调整教学方案，做到有的放矢、因材施教。另外，每次考试各分数段学生人数汇总，可以用柱状图、饼图等图表来表现，使成绩分布比例直观明了。为了方便教师使用学籍档案信息，我们有选择地将部分学籍档案资源在校园网或教师QQ群中共享，大大地提高了档案资源的利用率，也提高了学校整体的工作效率。

    三、完善学籍管理系统，确保信息安全

    中学电子学籍档案管理系统的建设是一项长期而复杂的系统工程，其最终目标是实现档案信息资源共享，需要各级领导和全体教师高度重视，增强档案意识，建立健全专门的电子学籍管理制度，完善“全国中小學学籍管理系统”功能。我们建议，在该系统中增设成绩管理和评语管理等模块，完善系统的导入（如分班情况、毕业证号码等）和导出（如学籍卡、高中毕业生档案等）功能。为了方便管理，我们还对修改、新增、删除等功能设置时间限制。譬如，期末考试在7月5日结束，任课教师及班主任对学生成绩的修改、新增、删除等权限仅限制在7月10日前。这样，通过对权限的限制，既能遏制某些人恶意修改信息、破坏信息，又能防止用户误用。

    在推行学籍档案网络信息化的进程中，电子学籍档案因利用率高、使用方便，给学校管理带来了极大的便利。但由于网络环境的复杂性，档案信息的安全问题要给予充分重视。学籍档案在相对范畴内和一定程度上，依然存在隐私保护问题。学生的学籍信息绝不允许泄露给外人恶意使用，更不能被篡改或者删除。我们的学生成绩、评语数据库是用Excel设计的，在日常使用过程中，极易被篡改或因不当操作等原因造成数据的丢失。因此，我们的做法是设置Excel的安全性，用复杂的密码锁定工作表和部分单元格，将工作表包含的函数、公式等隐藏起来;并用优质的光盘、移动硬盘等设备备份保存，也可以用其他电脑备份保存，确保数据的安全。

    总之，学籍档案信息化管理之路任重道远。为了更好实现学籍档案信息化建设，各级教育主管部门和学校必须共同努力、齐抓共管。还要加强对学籍档案管理员的培训，提高学籍档案管理人员素质，建立高素质的学籍档案管理人才队伍，这样才能有效提高学籍档案信息化管理的整体水平。

    参考文献：

    [1] ?陈小芳.普通高中电子学籍档案管理的实践与思考[J].中国教育信息化，2011，（12）.

    [2] ?冒红.浅议利用Excel进行高校教师业务档案管理[J].教育论丛，2010，（1）.