跨越发展更需规范会计档案管理

    唐小琴

    近年来，随着农信社各项业绩取得快速发展，会计出纳、信贷业务管理等基础工作凸显出许多薄弱环节，需进一步强化内控管理，确保基础工作稳固，规模效益提升。

    厘清六点，档案管理查漏补缺

    ——归档随意，装订记载不规范。1.会计档案归档整理不规范，装订随意。一是有的基层网点是按传票、账簿分类逐年登记保管，有的营业网点是按会计档案保管期限逐年登记保管。二是有的营业网点1996年以前按保管期限登记保管，1996年以后又是按传票和账簿逐年进行登记。2.应归档装订的资料收集不齐。一是未上交后督中心的凭证附件，未及时收集整理装订入档。二是装订不规范。三是要求下载的报表资料，未登记保管、交接。

    ——重网点装修，轻档案设施建设。一是有的档案室自建立后，未进行过修葺，墙面破烂不堪，个别内门也无法关锁。二是有的档案柜是上世纪八十年代的木质柜子，年久失修，存在安全隐患。三是有个别网点的档案室分多处存放档案，灰尘堆积，对档案室的规范更无从谈起。

    ——机构网点撤并频繁，会计档案管理混乱。比如百子图支行，保管了原万顺行分社（大山坪支行前身）、堰塘湾分社（已撤销）、跃进分社（已撤销）、老华阳分社（已撤销）、华阳支行2011年以前、南城支行2010年以前、大山坪支行2000年以前的会计档案，这些资料未随着机构的撤并进行交接，未能保证网点会计档案的一贯性。

    ——会计人员变动频繁，交接流于形式，职责不清。会计档案的移交是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的重要内容，但部分网点交接时，往往只办理业务数据的交接，而对会计档案要么未办理交接，导致档案管理职责不清。

    ——业务技能不高，工作积极性不强。一是基层员工变化较大，特别是二类网点的档案管理员（运营主管），日常工作较为繁杂，无暇顾及档案管理。二是档案管理员会计专业知识较为缺乏，基层老员工较少，“传、帮、带”作用较差。三是沿用老的管理方式，未对新制度要求进行学习更新。四是多数员工热衷于信贷工作，对会计工作缺乏热情。

    ——电子档案形同虚设。近年来，会计电算化融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。但省联社没有明确的规定，基层网点设不设电子档案？怎样设？对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率。

    理顺六条，会计档案看得明白

    ——多措并举，确保会计档案真实完整。一是对原有会计档案要成立清理小组，组织人员集中进行全面彻底清理，做到账实相符，防止丢失。清理过程中明确职责，清理人对清理结果签字确认，划分界限，重新建立电子档的会计档案登记簿，对档案登记进行规范，将老的会计档案登记簿装订列入永久性保管档案备查。二是规范整改一批，做到归档及时、保管完整、保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。三是财务部门要监督好网点运营主管调动和网点撤并时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须要求当事人回原单位查明原因。四是要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。四是销毁一批。清理后，对符合条件销毁的档案，清理造册，在会计部门、稽核部门核实后，当场封包，统一销毁。

    ——加强制度建设，形成一套行之有效的规章制度。首先要制定操作流程，其次在制度上有管理办法，有实施细则，做到操作性实用性强。

    ——加强会计档案后续管理的检查、考核力度。管理会计部门、稽核部门要将会计档案管理纳入日常检查，发现不规范行为立即纠正。

    ——加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

    ——加大会计档案管理硬件投入，提高会计档案利用效率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，各支行、分理处要及时为会计档案保管提供有利条件。同时，各支行、分理处应充分利用现代化科技设备和手段，特别是运用会计电子化建设生成的数据。

    ——分层管理，分而治之。一是建议总行对永久性保管的会计档案进行外包或是进行集中管理。二是建议总行对于定期保管的会计档案，采取片区集中管理，可采取江南、江北、半岛三个区域集中管理，提高管理效率和管理质量。以上保管方式都不能实现的话，由运营网点自行保管，但需由总行牵头对老档案室进行改造，使之达到档案室要求。

    （作者单位：四川泸州江阳农商银行）