浅谈实现农垦医院档案管理信息化的途径

    刘海波

    随着信息化技术的不断发展，传统的档案管理方式已不能适应档案事业发展的总体需求，因此在档案管理工作中推行信息化是一种必然选择。医院档案作为国家档案资源的一部分，引入信息化管理手段十分必要，可进一步促进医院档案管理实现规范化、标准化和科学化。本文就实现医院档案信息化管理途径进行了阐述。

    1、医院档案的概念

    医院档案是指医院在医疗保健、科研教学、药品经营及其他有关活动中形成的有利用价值和历史意义的文字、声像、图片等的资料。医院的档案主要有人事档案、设备档案、病历档案、科技档案、财务档案等。医院档案的类型和内容比较多，档案管理的工作十分艰巨。做好医院的档案管理工作，可为医院开展人才培养、设备管理、医疗开展、科学研究、经费控制等各项工作提供重要依据。医院档案管理是医院各项工作的重要组成部分，是医院未来发展的依托和保证。

    2、医院引进档案信息化管理的必要性

    在传统的档案管理工作中，医院的档案管理工作基本上都是靠工作人员用手工的方式来完成的。然而由于医院档案庞杂，需要做的工作非常多，尽管工作人员为此付出了大量劳动，但取得的工作成果并不理想，很难适应档案管理规范化的要求。而积极引进档案管理信息化技术，可以使档案管理变得高效、便捷、降低各种差错。引进档案管理信息化的必要性有：

    ①以提高医院档案管理的工作效率

    利用以计算机技术为依托的信息化管理手段进行档案管理，可以把档案管理工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，大量的工作可以交由计算机来进行，使档案管理人员动动手指、操作计算机就可以完成繁杂的档案管理工作，不仅减少了工作人员的工作强度，提高了工作效率，也降低了人工作业的差错率，还有利于档案的检索和查寻。

    ②有利于医院的档案资源实现共享

    医院档案有其特殊的属性，很难在传统的档案管理方式中实现资源共享，而利用信息化的档案管理技术，使档案资源实现共享非常便捷。通过将档案资料转化成电子信息后，利用信息化网络的信息传输优势，可以将无保密要求的档案资料在网络上实现共享，需要者只需通过资质的认证，就可以从网络上找到需要的资料，为各个部门之间的工作配合提供了便利条件，提高了办公效率。

    ③可以降低医院档案管理工作的成本

    在传统的档案管理工作中，档案资料的保管需要专门的库房，还需配备档案柜、档案盒、消防器材等必要的设施，如果按照更高的标准要求，库房内还应安装空调、吸湿器等以控制室内的温度和湿度，还要有专人进行卫生清理和保持。虽然传统档案管理需要更大的成本投入，但仍然难免会使纸质的档案因保存过久而变质损坏，给档案资料带来损失。而实现档案管理信息化，可将档案资料放入存储卡、磁盘和光盘等多种载体当中保存，不仅方便管理，而且保管时间不受限制，还节省了空间占用，无需投入建设档案库房和购买其它辅助设施的资金。

    ④可避免医院档案遗失和提高档案资料的保密性

    信息化的档案管理是依托计算机来实现的，改变了传统管理方式中人为传递档案资料的方式，使人为因素造成的档案材料遗失的问题不再出现。在信息化管理应用中，档案信息资料的传递工作可在互联网中完成，不仅传递速度快，而且保证了档案材料的完整性和安全性。

    3、实现医院档案信息化管理的有效途径

    ①完善信息化管理的基础设施

    引進信息化档案管理手段应进行适当的资金投入，必备的硬件设备包括计算机及所属的一系列办公辅助设备，及其它储存介质。硬件齐备后，要配备专门的信息化管理的软件，从而实现专业化的管理。

    ②充分有效地利用档案资料

    信息化档案管理的实现使得档案的利用更加方便快捷，无疑会提高其利用率。在引进信息化档案管理技术后，应充分利用网络优势，使档案资料得到广泛利用，体现出档案社会化的服务价值。

    ③熟练掌握和应用信息化档案管理设备

    应注重对信息化档案管理人才的培养，选拔有信息化技术特长的人才就职于档案管理工作。对从事档案管理的人员应进行系统地信息化技术知识的培训，使他们能尽快掌握信息化档案管理技术，以适应信息化档案管理工作的需要。

    ④有效控制医院信息化档案管理中的安全风险

    被纳入档案进行管理的一般来说都是医院的重要资料，有的资料还具有严格的保密性，其价值和意义不可替代。因此，必须保证这些档案资料的安全。在档案信息化管理过程中，要对有重要价值或者具有保密性的资料进行加密保存，只有许可人员才可以掌握密钥。在进行信息共享时，要确保这部分内容通过加密的方式传输，需要的人通过得到的一次性使用的密钥进行使用，但不允许拷贝。在传统的档案管理模式中，主要依靠人来进行管理，信息化档案管理依然由人借助计算机同时要加强工作人员遵纪守法和职业道德教育，提高安全意识，加强工作责任心，保证在网络环境下的档案信息资料安全。

    综上所述，实现档案管理信息化是大势所趋，医院应积极推进档案管理信息化建设。由于信息化管理具有系统性和长期性等特点，这项工作不可能只依靠档案管理部门一家来完成，需要医院的领导给予高度重视，加大支持力度，还需要医院各部门协调配合、统筹开展，为实现医院档案管理的信息化提供强有力的的保障，从而推动医院档案管理工作稳步向前发展。

    （作者单位：161005黑龙江省农垦齐齐哈尔管理局中心医院）