新农村建设中如何建立和完善社区卫生服务中心档案管理制度

    张兆婷

    档案管理工作是社区卫生服务中心的一项重要工作，越来越受到各方面的重视。但需要指出的是，在档案管理工作中还存在着管理制度不完善，在档案的收集、整理、归档等各个环节缺乏制度约束，没有制度和规范所遵循，导致有些档案管理工作管理混乱，影响了档案管理工作的质量和水平。针对档案管理在制度化建设上存在的问题，本文就如何建立和完善社区卫生服务中心的档案管理制度进行了阐述。

    1、建立和完善服务中心档案管理制度的必要性

    ①是服务中心档案管理规范化的必然要求

    档案管理规范化的的标志就是制度化，制度是一切管理工作的基础，没有制度就会使管理工作出现混乱，更谈不上工作质量的提高。档案管理工作作为一项基础性的工作，更应该以制度化为基础的现代化管理为手段，建立和完善各类管理制度，进一步推进档案管理工作的规范化。

    ②是规范档案管理工作人员行为的必然要求

    用管理制度规范工作人员的行为，使其在制度许可的范围内从事本职工作，对违规行为按照制度规定进行处罚，这是制度化管理的根本。制度化管理可以改变粗放式管理的混乱状态，达到精细化管理的高水准。

    ③是提高档案管理工作人员工作效率的必然要求

    通过制度的规定和约束，可促使档案管理工作人员提高工作责任心和个人业务技能，有利于档案管理部门与其他各部门进行工作协调和沟通，便于对工作人员的业绩进行检查、考核与兑现奖惩，从而促进档案管理工作效率的提高。

    ④是培养档案管理工作人员职业素养的必然要求

    规范化的档案管理，可以使档案管理工作人员更加热爱本职工作，更加努力地在档案管理工作中学习、实践，提高个人素质。同时，用制度化明确工作人员应该具备的职业素养和工作技能，并制定培训制度和培训计划，有系统、有计划地对工作人员进行业务技能培训，使工作人员的职业素养得到提升。

    ⑤是减少档案管理出现工作失误的必然要求

    在档案管理实现制度化以后，档案管理工作的任何一个环节都有程序化和规范化的要求，各项工作必须在制度的框架内进行，通过制度化的约束和考核，从而有效减少档案管理工作的失误。

    ⑥是档案管理工作创新发展的必然要求

    任何一项工作，只有创新才会有生命力。用制度化推进档案管理工作的创新，可以取得事半功倍的效果。通过建立有关鼓励创新的制度，激发工作人员开拓创新的热情和干劲，使档案管理工作在不断的创新中进一步发展。

    ⑦是档案管理工作提升管理水平的必然要求

    檔案管理制度可以改变工作人员的行为方式，培养工作人员的良好工作习惯和职业素养，调动工作人员的积极性和创造性。通过制度化管理，可以使档案管理工作进一步规范，工作效率不断提高，档案管理工作的失误率大大降低，工作上的创新力度持续加大，从根本上提升了档案管理工作的整体水平。

    2、建立和完善社区卫生服务中心档案管理制度的方法

    ①建立和完善岗位责任制度

    分别针对普通工作人员岗位和领导干部岗位制定不同的责任制度。在制度中要明确档案管理的工作范围、工作人员和领导应负的责任及拥有的权力。使档案管理工作有规章可循，有制度可依，提高工作人员和领导的责任意识，在制度的约束下抓好各自的工作。

    ②建立和完善归档制度

    档案管理中的基础工作是档案资料的收集和归档，没有资料的收集，档案管理工作就失去了存在的必要。因此，档案收集、整理和归档工作十分重要。归档制度可根据档案集中统一管理的原则，根据服务中心的实际情况来制定。归档制度一般由归档范围、归档时间、归档要求和归档手续等内容组成。明确要求服务中心的相关部门和人员，定期将重要活动、重要工作业绩及其他有价值的内容进行整理，形成完整的文件资料，送交档案管理。必要时，还应对有关部门主动登门收集，或者进行档案资料的催收，进行整理、登记、立卷、归档。

    ③建立和完善档案查阅制度

    档案资料得到充分的利用，是档案管理工作的目的。作为档案管理的日常性工作，制定相应的档案资料查阅制度，可以保障档案资料查阅工作的规范化。档案资料查阅制度应包括查阅范围、查阅方法、查阅手续、查阅的具体要求等内容，在确实需要外借时，要规定归还时间，并办理相关手续。有保密性要求的文件不得外借。

    ④建立和完善档案的保密制度

    因档案资料是服务中心多年心血的结晶，体现了服务中心的发展历程和整体工作业绩及工作水平，档案资料本身具有一定的私密性。在保密制度的制定中，应包括密级的标注、接触人员的范围、失密责任的追究、查阅密级档案的手续及密级文件的妥善保管等内容。确保密级文件不失密，并在许可范围内得到良好的利用。密级档案资料的保管，一方面要靠制度，另一方面还要加强对档案管理工作人员职业道德和遵纪守法的教育，使档案管理工作人员能忠于职守，保证密级文件的安全管理和有有效利用。

    ⑤还应建立和完善档案库房管理制度、档案鉴定与销毁制度、档案的保管统计制度等

    保证档案管理的各个环节都有制度来遵循，使档案管理工作形成制度化的管理体系，提升档案管理工作人员和领导的责任意识，认真执行相关的责任制度。

    总之，建立和完善社区卫生服务中心的档案管理制度十分必要，这是提升档案管理水平的本质要求。各项制度建立后，执行是关键，只有严格有效地执行，才能真正实现档案的制度化管理。

    （作者单位：152400黑龙江省庆安县社区卫生服务中心）