探究林业科研档案的收集与归档

    王睿

    林业科研档案是林业科技档案中最重要的组成部分，也是开展科研工作的必要条件。因此，做好科研档案收集与归档工作对于提高林业科技水平具有重大意义。随着多年以来科研工作不断积累的经验促使林业开始向现代化林业转型，为了适应社会的发展，林业科研档案应当与时俱进，积极改善现有管理手段，推动林业生态建设。

    一、林业科研档案的作用

    林业科研档案指的是广大林业工作者在林业科研过程中所形成的具有保留价值的文字、数据、音频影像等各种载体形式的文件资料。它属于真实的历史记录，对于后期指导科研工作具有重大意义。林业科研档案具有以下作用：一是林业科研档案是实现正确决策的重要依据，在进行科研项目时，需要借助林业科研档案中的相关经验来判断当前工作方向是否正确;二是促进新技术的开发，林业科研档案与科研活动有着密切联系，在进行科研活动时需始终以林业科研档案作为参考依据，从中了解以往工作状况，并总结其经验，启发科研工作者产生新的工作思路，从而研发出新的科研技术，提高工作效率。同时，它还能有效保存科研成果，林业科研档案所涉及到的范围较广。所以将长期以来科研领域中获得的科研成果均记录在档案中，能为后续科研人员提供重要的科研资源;三是林业科研档案为林业现代化建设而服务，它能转化成生产力，促进科研项目的再开发;四是促进学术交流，林业科技人员可通过档案编写的书籍、论文等资料与其他业内人士进行沟通。

    二、林业科研档案收集与归档工作的保障措施

    1、做好林业科研档案收集工作的措施

    （1）按照归档制度接收科研资料

    档案部门收集科研档案的基本方法就是按照归档制度接收科研资料，科研部门在科研课题结束后应严格按照相关规定将科研活动过程中形成的科研资料进行系统的整理与筛选，并交由档案部门进行归档。而档案部门在接收科研资料时需办理好交接手续，并遵守归档制度完整的保存科研资料。在进行交接的过程中，应明确个人责任，由于科研资料较为繁杂，所以应陈列细致的交接清单，并核对接收资料，确保后期科研档案的应用不受到影响。

    （2）确定科研档案收集渠道

    为了确保科研档案保存完整，档案管理部门应确定科研档案收集渠道，并根据实际情况对每个收集渠道进行定向收集。如龙岩市科研所在收集科研档案时，根据内容的不同，收集渠道也有所不同，好比在收集科研规则、计划文件时，工作人员需向办公室文书进行收集;而收集定题论证文件时则向课题主持人收集，这样一来，可以让科研档案的资料收集更加精准且齐全。另外，在开展科研档案收集工作时还应当注意其它工作相互结合，首先，档案收集应结合计划管理，将文件资料收集工作列入到计划管理中，保证每个科研项目计划都有完善的档案收集所需内容;其次，档案收集应结合现场收集，档案管理人员还应当深入科研现场，这样可有效保证即使在归档制度不健全的情况下科研档案收集质量也不会受到任何影响;再者，集中收集应结合随时收集，档案收集工作应与其它工作相互配合，随时发现问题随时收集，有利于零散资料的收集，尤其在相关人员发生人员调配时，应及时将与本人相关的科研资料移交给调配人员所在档案部门，并对已中断的科研项目进行科研资料的清理，确保收集工作正常进行;最后，内外部收集应相互结合，有些科研项目并不完全由本单位人员独立完成，在这种情况下，档案管理人员既要做好内部科研资料收集工作，又要做好对外收集工作，当所收集的资料出现不完整现象时，应积极与协助单位进行补充，保证科研档案足够完整。

    （3）落实林业档案收集环节

    ①课题申报

    在科研人员申报课题时往往产生许多重要的科研资料，比如课题简介、申报书、现场演示报告等等，如果工作人员不能在这阶段做好收集工作，极易造成后期资料收集不全，因此，应当及时对科研资料进行收集。

    ②课题鉴定

    课题鉴定阶段是科研档案收集的重要环节，一旦科研成果通过鉴定表示科研

    工作即将结束，此时科研資料已经形成，课题组将转向新课题，档案收集人员若不抓住这一时机，会造成重要科研资料丢失，所以，需在课题鉴定环节及时收集评审申请书、鉴定大纲、检测报告等文件资料。

    ③课题报奖

    在科研工作中，科研人员可以申报课题科技进步奖，此时，为了让科研资料

    更加完备，需不断补充经专家认可的材料，并将研究报告与鉴定报告想对比，让科研内容更丰富，档案人员在这个阶段应进一步做好文件资料收集工作。

    2、做好林业科研档案归档工作的措施

    （1）增强归档意识

    档案监管部门需将科研档案形成、整理归档等工作全部纳入管理范围中，并利用各种形式增强科研人员归档意识，如开展库藏介绍、档案知识等相关讲座，让科研人员充分认知到科研档案的重要性。尤其在新形势的背景下，科研档案归档工作也要顺应时代的发展，比如数字化归档，所以，科研单位应积极聘请专业人士来讲授数字归档的办法，为科研档案事业的发展提供助力，培养科研人员创新精神，帮助他们形成良好的职业素质，督促相关人员切实做好归档工作。

    （2）及时归档

    林业科研工作所涉及到的知识较为广泛，包括树木育种、造林治沙、森林病虫害防治等内容，而林业科研档案作为综合性实践活动的记录载体需进行及时归档，促使原本静态的信息转为动态，以此推动林业现代化建设进程，让每一项科研活动都有充足的文件资料作为支撑，促进林业科研领域的长远发展。

    （3）妥善保管

    根据《科学技术档案工作条例》的相关规定，任何科研课题、产品、工程等

    项目在完成或者告一段落后都应该将产生的所有文件资料进行整理，并组成保管单位，对这些文件资料进行妥善保管，同时需准确填写保管期限及申报负责人、工程负责人等相关信息，确保林业科研档案与科研活动能够做到同步规划、同步落实。以便在后期科研工作中能够及时找到相关资料，为其提供重要参考依据。

    （作者单位：152300黑龙江省海伦市林业和草原局）