医院档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析
张清云
摘要：医院档案能为医院管理工作和医学研究提供智能化服务，将医院的实际发展情况进行真实体现。随着社会信息化进程的加快，对档案信息化建设提出了更高的要求，信息技术被广泛应用在医院档案管理工作，能够满足档案信息的需求，尽可能地发挥出档案的应用价值，实现医疗事业的良性发展。本文就对医院档案管理信息化建设中的问题进行分析，并试探性提出几点解决路径，以便相关人士借鉴和参考。
关键词：医院档案管理 信息化建设 医疗事业 解决路径
中图分类号：G270.7；R 197.32 文献标识码：A
随着社会的进步和经济的发展，档案资料在社会各项工作中发挥着越来越重要的作用，档案资料的准确性、完整性问题愈加突出。对于医院人事管理机构而言，其任务繁多且责任重大，通过加强档案管理信息化建设，能够确保档案的完整性和准确性，提高档案的使用效率和查阅速度，满足社会发展的实际需求。由此可见，档案管理信息化建设将会成为社会经济发展的必然趋势。
1 医院档案管理信息化建设的意义
医院档案管理信息化建设的意义主要表现为如下几点：第一，便于开展医院内部管理工作。做好医院档案管理的信息化建设工作，能避免不正之风的出现，更好地建设医风医德，加强医院内部的制度化、科学化、规范化管理，提高医务人员的道德素质水平，为医院制定奖惩措施、聘用岗位、绩效考核等工作提供依据。第二，优化档案信息资源的配置。档案是重要的信息资源和凭证，为基础、管理、科研、医疗等工作提供参考依据，有效规避医疗纠纷中的风险[1]。随着医院档案信息化水平的提高，医院档案管理工作趋向于网络化、标准化、数字化，有利于满足医院发展对档案信息的实际需求，保障医院管理决策的科学性、合理性。第三，保障档案信息化管理的医疗工作。医疗服务是医院所有工作中的重中之重，通过信息化管理的方式，可以准确和及时获得时间，充分发挥医院医疗工作的作用，满足医疗工作的需求，实现档案信息开发服务的多样化发展。同时信息化档案管理能使患者信息更加清晰，为医生了解和判断患者病情提供参考依据，提高医疗工作的效率和档案管理的水平。第四，加快转变档案工作的职能。传统的档案管理工作“轻用重管”，封闭性较强，而加强医院档案信息化建设，可以打破传统档案管理模式，转变档案工作的职能，使其转变为信息采集、服务和管理职能，合理配置档案信息，更加高效、优质地服务于医院管理工作[2]。第五，有效辅助编研和立卷工作。当前在医院档案管理信息化建设中，通过计算机网络技术的有效利用，能够加快立卷速度，快速准确查询档案信息，为医院档案编研工作提供有效的信息支持，全面提高档案利用水平。
2 医院档案管理信息化建设中的问题
第一，忽视档案信息化管理。医疗是医院管理的关键环节，各方力量的投入都能带来良好的效益，但人事档案管理主要是辅助医院管理，并未引导医院的高度重视，加上档案含有不能外泄的信息，不能大力宣传人事档案，无法实现预期的经济效益。目前部分领导不能充分认识到人事档案对医院管理的作用及其带来的经济效益，无法高效利用人事档案信息化，致使该资料利用程度低，影响信息化建设及发展。
第二，档案管理标准不统一。医院档案管理信息化建设中的瓶颈就是档案管理标准不统一，标准化程度低不仅约束了档案管理工作，还制约着医院档案信息化进程[3]。现阶段，医院档案管理标准不统一具体表现为病历病案系统、统计系统、收费系统等部门不一致，加上医院内部设立有不同部门，各部门在规格方面不同，这些都增加了档案管理的难度，无法实现档案信息资源的共享，不利于档案信息化管理目标的实现。
第三，信息化建设投入不足。由于医院领导不重视档案管理信息化建设，所以很多医院在这方面的投入不足，缺乏良好的硬件条件，相关的基础设施不足，如缺乏档案管理局域网、大容量的备用设备和服务器，不能充分保障档案管理工作的正常使用及運转，影响信息化档案管理的进程。
第四，档案管理人员水平低。档案管理人员是医院档案管理工作的主体，直接影响着档案管理的效果。当前我国医院档案管理人员缺乏专业的管理知识和较高的业务水平，不能正确认识到档案管理的作用，工作积极性不高，在档案的存储、收集、使用、整理等方面存在一些问题，造成档案的错漏和丢失等[4]。同时档案管理人员层次老化，普遍年龄较大，不是专业化的档案管理人员，在档案管理知识方面不够全面、系统，影响医院档案管理工作的有序开展。
3 医院档案管理信息化建设的路径
3.1提高认识，加强领导
医院人事档案管理工作离不开领导的灌注和重视，要想做好医院人事档案管理工作，必须要增强领导在该方面的认识，加大宣传的力度，使其全力配合与支持人事档案管理工作。一方面，相关工作人员从事人事档案管理工作时，应该强化对本职工作的责任意识，加强自身的专业技能与知识，积极更新观念，系统认识人事档案管理体系，提高工作热情，实现档案管理的信息化建设。另一方面，主管人事档案管理工作的部分领导要提高认识，树立强烈的责任意识，在日常工作中纳入该项工作，做到及时更新、定期检查，确保人事档案管理快速步入正轨。
3.2制定规范标准的档案管理
在医院档案管理的信息化建设中，只有制定统一规范的档案管理标准，才能保证档案管理信息化建设有据可依、有章可循。通过集中统一档案管理，可以保障医院档案管理的科学化、标准化、规范化，综合开发利用档案信息资源，
实现信息资源的共享[5]。此外，信息化、制度化、标准化建设的基础就是信息化标准体系的形成，对档案标准化和信息化的标准加以明确，根据文件管理系统的配套要求和科学规范的形成，利用《医疗档案管理办法》和《档案法》等制定科学的管理制度，相互支持和联系，良性互动、高效运作，促进档案管理信息化水平的提升。
3.3加大投入力度
医院在档案管理信息化建设中，应该一一列出所需投入的资金项目，在整体规划项目中纳入这些项目，利用分时投入、多渠道筹措的方式，配备档案管理必须的信息化设备，如扫描仪、专用计算机等。同时医院要增加资金的投入力度，恰当使用信息化基础设施，构建档案管理所需的内部局域网，加快整体网络化的管理，以便共享档案信息，加快档案管理信息化建设的步伐。
3.4做好档案管理人员培训工作
在档案管理信息化建设过程中，医院必须要注重档案管理人员业务水平的提高，积极引进优秀和专业的档案管理人才，培训和教育现有的档案管理人员，使其具备专业的技术能力、管理能力，促进其业务水平和综合素质的提高。当然针对业务水平和管理技能不高的人员，医院可采用岗位培训的方式，若依旧不能适应工作则可换岗；或者是利用考核等激励制度来考核人员，调动其工作的创造性和积极性，确保人员的综合素质[6]。除此之外，医院应该积极培训现有的档案管理人员，努力提高人员的计算机应用能力和专业素质，制定科学的人才培养计划，吸引专业性人才，使其在工作中进行创新，为医疗工作提供高质量的档案信息。
3.5构建科学的档案检索体系
不管是保管档案信息还是采集和整理档案信息，最终目的都是更好地利用档案信息，所以在医院档案管理信息化建设过程中，档案管理部门要构建切实可行的信息化档案检索体系，高效且合理利用档案信息。另外，医院档案信息应事先局域网保存，即利用互联网在医院局域网内全面布设档案信息，让医院各部门的人员都能通过网络便捷、快速检索所需资料，实现信息资源的共享。同时检索体系要具备多个关键词的检索功能，实现检索结果的准确性和检索过程中的覆盖面。
3.6提高档案信息资源的利用率
对于医院的档案管理部门而言，其现有的主要档案资料多为纸质资源，在档案管理信息化建设过程中，需要数字化转化该类档案，利用扫描等方式二次保存纸质档案文件，以便网络使用和查询。例如：信息化建设管理人事档案，存储、利用、管理相关人事信息资料及归档的电子文件，从而有效利用与管理人员的档案资料。通过归档人员的电子文件进行保存价值评估，删改没有存档价值的电子文件，归档有存档价值的电子文件。此外，受档案连续性的约束，所有现存的档案文件都要具备连续性，在信息化建设中适当完善原有的档案资料，对部分档案资料进行扩充，形成完整系统的档案资料库。值得注意的是，医院档案管理重在开发利用，只有深入开发馆藏档案信息，对档案信息资源数据库加以构建，开展档案的文件级著录索引，才能使档案从实体管理转变为信息化管理。
综上所述，医院档案管理信息化建设过程中还存在诸多问题，如忽视档案信息化管理、档案管理标准不统一、信息化建设投入不足、档案管理人员水平低等，不利于档案管理信息化水平的提高。这就需要医院根据实际情况，提高认识，加强领导和投入，制定规范标准的档案管理，做好档案管理人员培训工作，构建科学的档案检索体系，提高档案信息资源的利用率，从而发挥档案信息化管理的作用，推进医疗事业的可持续发展。
参考文献：
[1] 郑丽冬.浅谈医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].世界最新医学信息文摘，2016，16（A0）：249+251.
[2] 孫智曦.医院档案管理信息化建设中存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬），2017（6）：150.
[3] 刘晓华.新形势下医院档案管理信息化的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2016，19（2）：183.
[4] 郝小艳.医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探究[J].现代交际，2016（7）：235.
[5] 谢婷.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题[J].企业科技与发展，2014（12）：91- 92.
[6] 潘啸.对档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位研究[J].才智，2015（33）：235.
摘要：医院档案能为医院管理工作和医学研究提供智能化服务，将医院的实际发展情况进行真实体现。随着社会信息化进程的加快，对档案信息化建设提出了更高的要求，信息技术被广泛应用在医院档案管理工作，能够满足档案信息的需求，尽可能地发挥出档案的应用价值，实现医疗事业的良性发展。本文就对医院档案管理信息化建设中的问题进行分析，并试探性提出几点解决路径，以便相关人士借鉴和参考。
关键词：医院档案管理 信息化建设 医疗事业 解决路径
中图分类号：G270.7；R 197.32 文献标识码：A
随着社会的进步和经济的发展，档案资料在社会各项工作中发挥着越来越重要的作用，档案资料的准确性、完整性问题愈加突出。对于医院人事管理机构而言，其任务繁多且责任重大，通过加强档案管理信息化建设，能够确保档案的完整性和准确性，提高档案的使用效率和查阅速度，满足社会发展的实际需求。由此可见，档案管理信息化建设将会成为社会经济发展的必然趋势。
1 医院档案管理信息化建设的意义
医院档案管理信息化建设的意义主要表现为如下几点：第一，便于开展医院内部管理工作。做好医院档案管理的信息化建设工作，能避免不正之风的出现，更好地建设医风医德，加强医院内部的制度化、科学化、规范化管理，提高医务人员的道德素质水平，为医院制定奖惩措施、聘用岗位、绩效考核等工作提供依据。第二，优化档案信息资源的配置。档案是重要的信息资源和凭证，为基础、管理、科研、医疗等工作提供参考依据，有效规避医疗纠纷中的风险[1]。随着医院档案信息化水平的提高，医院档案管理工作趋向于网络化、标准化、数字化，有利于满足医院发展对档案信息的实际需求，保障医院管理决策的科学性、合理性。第三，保障档案信息化管理的医疗工作。医疗服务是医院所有工作中的重中之重，通过信息化管理的方式，可以准确和及时获得时间，充分发挥医院医疗工作的作用，满足医疗工作的需求，实现档案信息开发服务的多样化发展。同时信息化档案管理能使患者信息更加清晰，为医生了解和判断患者病情提供参考依据，提高医疗工作的效率和档案管理的水平。第四，加快转变档案工作的职能。传统的档案管理工作“轻用重管”，封闭性较强，而加强医院档案信息化建设，可以打破传统档案管理模式，转变档案工作的职能，使其转变为信息采集、服务和管理职能，合理配置档案信息，更加高效、优质地服务于医院管理工作[2]。第五，有效辅助编研和立卷工作。当前在医院档案管理信息化建设中，通过计算机网络技术的有效利用，能够加快立卷速度，快速准确查询档案信息，为医院档案编研工作提供有效的信息支持，全面提高档案利用水平。
2 医院档案管理信息化建设中的问题
第一，忽视档案信息化管理。医疗是医院管理的关键环节，各方力量的投入都能带来良好的效益，但人事档案管理主要是辅助医院管理，并未引导医院的高度重视，加上档案含有不能外泄的信息，不能大力宣传人事档案，无法实现预期的经济效益。目前部分领导不能充分认识到人事档案对医院管理的作用及其带来的经济效益，无法高效利用人事档案信息化，致使该资料利用程度低，影响信息化建设及发展。
第二，档案管理标准不统一。医院档案管理信息化建设中的瓶颈就是档案管理标准不统一，标准化程度低不仅约束了档案管理工作，还制约着医院档案信息化进程[3]。现阶段，医院档案管理标准不统一具体表现为病历病案系统、统计系统、收费系统等部门不一致，加上医院内部设立有不同部门，各部门在规格方面不同，这些都增加了档案管理的难度，无法实现档案信息资源的共享，不利于档案信息化管理目标的实现。
第三，信息化建设投入不足。由于医院领导不重视档案管理信息化建设，所以很多医院在这方面的投入不足，缺乏良好的硬件条件，相关的基础设施不足，如缺乏档案管理局域网、大容量的备用设备和服务器，不能充分保障档案管理工作的正常使用及運转，影响信息化档案管理的进程。
第四，档案管理人员水平低。档案管理人员是医院档案管理工作的主体，直接影响着档案管理的效果。当前我国医院档案管理人员缺乏专业的管理知识和较高的业务水平，不能正确认识到档案管理的作用，工作积极性不高，在档案的存储、收集、使用、整理等方面存在一些问题，造成档案的错漏和丢失等[4]。同时档案管理人员层次老化，普遍年龄较大，不是专业化的档案管理人员，在档案管理知识方面不够全面、系统，影响医院档案管理工作的有序开展。
3 医院档案管理信息化建设的路径
3.1提高认识，加强领导
医院人事档案管理工作离不开领导的灌注和重视，要想做好医院人事档案管理工作，必须要增强领导在该方面的认识，加大宣传的力度，使其全力配合与支持人事档案管理工作。一方面，相关工作人员从事人事档案管理工作时，应该强化对本职工作的责任意识，加强自身的专业技能与知识，积极更新观念，系统认识人事档案管理体系，提高工作热情，实现档案管理的信息化建设。另一方面，主管人事档案管理工作的部分领导要提高认识，树立强烈的责任意识，在日常工作中纳入该项工作，做到及时更新、定期检查，确保人事档案管理快速步入正轨。
3.2制定规范标准的档案管理
在医院档案管理的信息化建设中，只有制定统一规范的档案管理标准，才能保证档案管理信息化建设有据可依、有章可循。通过集中统一档案管理，可以保障医院档案管理的科学化、标准化、规范化，综合开发利用档案信息资源，
实现信息资源的共享[5]。此外，信息化、制度化、标准化建设的基础就是信息化标准体系的形成，对档案标准化和信息化的标准加以明确，根据文件管理系统的配套要求和科学规范的形成，利用《医疗档案管理办法》和《档案法》等制定科学的管理制度，相互支持和联系，良性互动、高效运作，促进档案管理信息化水平的提升。
3.3加大投入力度
医院在档案管理信息化建设中，应该一一列出所需投入的资金项目，在整体规划项目中纳入这些项目，利用分时投入、多渠道筹措的方式，配备档案管理必须的信息化设备，如扫描仪、专用计算机等。同时医院要增加资金的投入力度，恰当使用信息化基础设施，构建档案管理所需的内部局域网，加快整体网络化的管理，以便共享档案信息，加快档案管理信息化建设的步伐。
3.4做好档案管理人员培训工作
在档案管理信息化建设过程中，医院必须要注重档案管理人员业务水平的提高，积极引进优秀和专业的档案管理人才，培训和教育现有的档案管理人员，使其具备专业的技术能力、管理能力，促进其业务水平和综合素质的提高。当然针对业务水平和管理技能不高的人员，医院可采用岗位培训的方式，若依旧不能适应工作则可换岗；或者是利用考核等激励制度来考核人员，调动其工作的创造性和积极性，确保人员的综合素质[6]。除此之外，医院应该积极培训现有的档案管理人员，努力提高人员的计算机应用能力和专业素质，制定科学的人才培养计划，吸引专业性人才，使其在工作中进行创新，为医疗工作提供高质量的档案信息。
3.5构建科学的档案检索体系
不管是保管档案信息还是采集和整理档案信息，最终目的都是更好地利用档案信息，所以在医院档案管理信息化建设过程中，档案管理部门要构建切实可行的信息化档案检索体系，高效且合理利用档案信息。另外，医院档案信息应事先局域网保存，即利用互联网在医院局域网内全面布设档案信息，让医院各部门的人员都能通过网络便捷、快速检索所需资料，实现信息资源的共享。同时检索体系要具备多个关键词的检索功能，实现检索结果的准确性和检索过程中的覆盖面。
3.6提高档案信息资源的利用率
对于医院的档案管理部门而言，其现有的主要档案资料多为纸质资源，在档案管理信息化建设过程中，需要数字化转化该类档案，利用扫描等方式二次保存纸质档案文件，以便网络使用和查询。例如：信息化建设管理人事档案，存储、利用、管理相关人事信息资料及归档的电子文件，从而有效利用与管理人员的档案资料。通过归档人员的电子文件进行保存价值评估，删改没有存档价值的电子文件，归档有存档价值的电子文件。此外，受档案连续性的约束，所有现存的档案文件都要具备连续性，在信息化建设中适当完善原有的档案资料，对部分档案资料进行扩充，形成完整系统的档案资料库。值得注意的是，医院档案管理重在开发利用，只有深入开发馆藏档案信息，对档案信息资源数据库加以构建，开展档案的文件级著录索引，才能使档案从实体管理转变为信息化管理。
综上所述，医院档案管理信息化建设过程中还存在诸多问题，如忽视档案信息化管理、档案管理标准不统一、信息化建设投入不足、档案管理人员水平低等，不利于档案管理信息化水平的提高。这就需要医院根据实际情况，提高认识，加强领导和投入，制定规范标准的档案管理，做好档案管理人员培训工作，构建科学的档案检索体系，提高档案信息资源的利用率，从而发挥档案信息化管理的作用，推进医疗事业的可持续发展。
参考文献：
[1] 郑丽冬.浅谈医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].世界最新医学信息文摘，2016，16（A0）：249+251.
[2] 孫智曦.医院档案管理信息化建设中存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬），2017（6）：150.
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[4] 郝小艳.医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探究[J].现代交际，2016（7）：235.
[5] 谢婷.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题[J].企业科技与发展，2014（12）：91- 92.
[6] 潘啸.对档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位研究[J].才智，2015（33）：235.
