中等职业学校财务信息系统建设研究

    范新红

    摘要：近年来，随着计算机信息技术的飞速发展和财会理论研究的不断深入，财务信息系统的构建逐渐成为我国各行业各领域财务建设的重要组成部分，现阶段我国中等职业技术学校的财务信息交流及共享也十分广泛，构建完善的财务信息系统十分必要。文章对现阶段我国中等职业学校财务信息系统建设现状及其成因进行分析，并在此基础上有针对性地谈谈我国中等职业学校财务信息系统创新与完善的新思路，旨在通过提升中等职业学校的财务管理水平促进我国中等职业教育的发展。

    关键词：中等职业学校；财务管理：信息化：新思路

    随着我国经济建设的优化升级，需要越来越多的专业技术型人才工作在生产一线。为了满足经济建设和社会发展的需求，国务院做出了加快发展现代职业教育的决定，进一步加大对中等职业教育的资金投入。中等职业技术学校的资金规模不断增大、财务管理要求更加规范严格，传统的财务管理模式已经很难适应新时期中等职业学校的发展需求。近些年来，计算机网络技术的普遍应用、管理信息系统的日趋完善为财务信息化建设提供了必要的技术支持，结合时代发展需要构建完善的财务管理信息系统显得十分迫切。

    一、我国中等职业学校财务信息系统建设现状分析

    （一）财务管理单机模式普遍存在

    现阶段我国大部分中等职业学校的财务信息系统还停留在较为原始的单机管理模式，缺乏完善的财务信息互联网共享机制。传统的会计电算化条件下，财务部门普遍使用单机版财务软件，同时只能供一个会计人员录入凭证或登记账簿、查询账表，财务部门内部很难实现财务数据实时共享，财务工作效率低下。尤其是随着中等职业学校规模的不断扩大，学校财务管理任务量越来越大，财务管理单机模式的弊端逐渐凸显，严重制约着学校财务管理水平的提升。另外，在信息缺乏共享的情况下，很难实现有效的内部稽核，不仅不利于审核人员监管职能的发挥，还有可能直接导致财务舞弊现象的发生。

    （二）缺乏财务管理部门与其他部门之问的信息共享机制

    财务管理信息化不仅需要财务部门内部各岗位之间实现数据网络共享，还要通过互联网实现财务部门与其他相关部门的信息交流，实现相关财务数据的集成与统一，从而实现财务信息在学校各部门之间的高度共享。但现阶段我国大部分中等职业学校的财务信息共享机制并不健全，缺乏必要的管理软件共享平台，“信息孤岛”现象普遍存在。财务部门与其他相关部门的信息口径不一致，同一数据在不同部门重复录入，不能自动传递、及时共享，部门之间的信息交换常常需要借助人工交换方式完成，工作效率低下，而且极易造成各部门信息不对称，出现差错。

    二、中等职业学校财务信息系统建设现状的成因分析

    （一）中等职业学校的财务信息系统建设硬件条件较差

    财务信息化管理强调计算机网络技术和管理软件的广泛应用，需要建立在必要的信息化设备基础上。但中等职业学校为了扩大招生规模、提升教学质量，把经费大量花费在学校教学实训设施设备购建和课程教研改革创新方面，没有过多的精力和资金用于财务信息系统的建设，学校普遍缺乏必要的信息化设备。想要促进中等职业学校财务信息化管理水平的提升，首先要进一步加大经费投入，为财务信息系统建设提供必要的资金和设备支持，购建专用的系统服务器、网络通信平台和客户端计算机设备。

    （二）中等职业学校的财务信息系统建设软件实力不足

    在财务信息系统的构建过程中，除计算机等硬件设备外，高素质、综合型财务信息化管理人才与自动化、一体化的办公软件也是不可或缺的。但现阶段我国中等职业学校的财务信息系统建设软件实力明显不足。第一，学校管理层对财务信息化建设的重视程度不高，部门之间相互协作、在线办公的意识不强。第二，中等职业学校中既具备较深的财务管理知识又具有娴熟的计算机操作技巧的综合型财会人员较紧缺，大多数会计人员计算机及网络操作运用能力相对较低：第三，现阶段我国大部分中等职业学校缺乏一体化、系统化的财务信息软件系统，在现有的技术条件下很难将各部门之间的业务联系起来实现自动化协同办公。

    三、中等职业学校财务信息系统建设的新思路

    （一）加强领导，实现各部门之间的信息共享和协同办公机制

    为了适应新时期中等职业学校财务信息化建设的需求，满足中等职业教育快速发展的需要，各中职学校应当由校领导牵头，相关部门共同参与，形成全校上下、各部门相互之间信息共享、协同办公的工作机制。作为学校的主要信息如学生信息、资产信息、财务信息、人事薪资信息等相关数据在部门之间形成单一渠道来源、充分共享的统一管理平台。一方面，学校要加强领导，高度重视，成立信息化建设领导小组，制订标准化业务流程，使各部门、各岗位与业务流程相应环节一一对应，做到流程优化、高效统一。另一方面，财务部门管理人员应该充分发挥主导作用，积极协助其他部门和人员，确保财务部门和其他业务部门之间的数据口径一致。

    （二）实现财务部门内部信息网络化共享机制

    财务信息系统的首要功能是实现财务部门内部相关岗位的数据实时共享。对于财务部门内部，实现信息实时共享，一般模式为：第一，由会计人员录入记账凭证；第二，由稽核人员实行在线独立审核，核对记账凭证的正确性：第三，出纳人员运用出纳管理子系统进行现金和银行存款日记账的登记，并与会计人员的现金及银行存款余额进行自动核对，以及与银行对账单进行自动核对，自动编制银行存款余额调节表：第四，会计主管人员定期复核相关数据，实时查询各项财务指标及报表，并为领导提供真实准确的决策参考数据。

    （三）构建统一化的财务信息系统

    中等职业学校应当购建专属于财务管理系统的服务器和网络平台，采用基于互联网的B/S架构财务管理软件，建立满足学校财务信息化管理要求的软硬件框架，将财务核算、资产管理、薪资管理、学生学籍及收费业务关联起来，实现网络自动化协同办公。具体分工及流程如下：

    1.对于学生信息处理，系统应当设定为由招生部门作为学生学籍管理的人口，所有新生报到时统一由招生部门录入学生基本档案资料，由财务部门调取学生进行收费处理。学生管理部门和教学部门在其各自职责范围内补充录入学生详细资料和学生考试考核成绩等数据。作为开放平台，学生可登录互联网自行查询学籍、成绩、交费等信息。

    2.对于固定资产管理，由资产管理部门录入资产原始卡片详细信息，财务部门复核无误后自动取数生成凭证并传递至总账核算系统。资产调转、报废等变更情况统一由资产管理部门处理，财务及其他部门根据需要可实时查看资产台账。

    3.对于教职工薪资档案信息，应由人事部门统一建立人员档案信息，输入基本工资数据。每月变动情况下，由人事部门根据文件依据变更，财务部门复核变更信息，核实无误后按时发放工资并结转下月。系统可自动生成工资发放凭证传递至总账核算系统。教职工可登录网络实时查询个人档案及工资信息。

    4.财务核算总账系统作为处理所有财务数据的一个中心环节，应由财务部门主管人员汇总、复核所有凭证资料，核实无误后登记账簿，生成报表。校领导及其他相关人员可在职责范围内根据需要查询相关数据资料。

    5.作为内部审计部门，可根据职责权限实时查看相关财务数据资料，进行审核，并对特殊情况提出反馈意见，交由相关部门核实处理，达到内部财务监管及时有效。

    通过以上合理优化，一方面各系统数据形成录入、复核相互独立，并公开接受查询，以及内审机构实时审计，可有效防止错误和舞弊行为发生，保证财务数据的真实准确：另一方面，同一类型的数据只设置一个入口，其他相关岗位人员只能查询或补充，防止同一数据被不同人员修改或删除，造成数据失真，而且减少重复录入工作量，大大提高工作效率，提升学校整体管理水平。

    四、结束语

    为了改善我国中等职业学校的财务信息系统建设现状，必须加强学校各部门之间的协同办公，在此基础上构建统一的财务信息化管理平台。通过近些年来计算机信息技术在财务管理领域的广泛应用，中等职业学校管理人员更应该深刻认识到完善与创新财务信息系统的必要性，积极探索加快财务信息系统建设进程的新思路、新方法，从而促进我国中等职业学校财务管理水平及学校整体管理能力的提升，以满足职业教育快速发展的需要。