加强档案信息化中的建设资源共享与整合

    张文波

    

    新时代的档案工作面临着信息社会发展的全面挑战，档案工作正处于从传统模式向信息化模式转换的十字路口，随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，档案信息化建设工作正在全国范围内全面展开。

    在相当长的一段时间里，整合档案信息资源将成为档案信息化建设的根本目标，这一目标的实现有赖于全国各地档案部门的共同努力，但这种努力必须是有序和协调的，要能形成合力。同时，在信息化的实践过程中，电子政务的建设实践可以为档案信息化建设提供很好的参照。在电子政务建设过程中，几个突出的问题是：低水平的重复建设、缺乏统一的领导和规划、由于缺乏统一标准各系统间无法互联互通导致形成的信息孤岛。相对于整个电子政务体系的建设，作为行业性系统，档案信息化工作要相对简单得多，而且也可以充分利用电子政务建设中已经形成的成果，如网络基础设施、安全基础设施、相关管理制度等，但由于档案行业本身可支配的各类建设资源都比较匮乏，因此，目前对于档案信息化的一个重要课题就是如何利用有限的资源、通过有效的统筹和资源共享与整合来推进全国的档案信息化工作，避免电子政务建设中出现的重复建设和资源浪费现象，而这必须依靠档案主管部门的强有力措施。从目前的档案信息化实践来看，笔者认为应在以下几方面加强档案信息化过程中的建设资源共享与整合：

    一、设立专业的档案信息化工作专门机构

    档案工作的发展已经走到了历史的十字路口，档案信息化工作对档案事业的持续发展提出了严峻的挑战。目前，各级档案机构都非常重视档案信息化工作并成立了各类档案信息化建设的领导机构，如各地的档案信息化建设领导小组或档案信息化项目建设领导小组等，这些机构的设立在很大程度上促进了各地档案信息化工作的开展，但笔者认为，仅靠这种非常设性的领导机构是无法适应档案信息化的长远发展要求的。档案信息化应该成为整个档案业务工作体系的一个有机组成部分，因此也应该与业务指导、编研、档案法制等业务领域一样有相应的常设机构来具体负责此项工作。

    笔者建议，在国家档案局层面设立常设的专门行政机构来加强对全国档案信息化工作的领导和管理，这一机构更多承担的是档案信息化建设的领导和管理职责而不是从事技术性工作；在地方各级档案局也应设立专门的常设机构来负责档案信息化工作，目前有些地方已经成立了信息化处、技术与信息化科等机构来负责这一工作并取得了很好的工作效果。通过成立专业的档案信息化常设行政机构，一方面可以将档案信息化纳入日常工作，强化对档案信息化工作具体实施的管理；另一方面也可以为档案信息化建设集聚专业人才，适应档案信息化工作乃至档案事业发展的长期要求。

    二、强力推行全国统一的档案信息化标准体系

    档案信息化标准体系包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范三个方面。近年来国家档案局针对档案信息化建设中的各种问题陆续颁布实施了很多标准，与此同时，各省乃至基层档案部门也制订了大量地方标准，其中很多地方标准与国家档案局的标准都是重复的。一方面，各地大量制订地方标准会占用其本就有限的人力、资金和技术资源；另一方面，多种标准的共存势必会架空国家标准，导致各地档案信息化体系上的不匹配，最终对形成全国性的分布式档案信息资源库造成障碍，即使地方标准与国家标准是协调的，这也会造成资源的浪费。

    笔者认为，对于统一的行业性系统建设，多层标准的存在不仅完全没有必要，甚至会对系统建设的统一推进产生阻碍，为此国家档案局应该采取有力措施，尽快出台有关政策，统一安排各类信息化标准的制订工作，协调各地在标准制订上的各种探索和努力，逐步在全国范围内建立和执行统一的档案信息化标准体系。凡是国家档案局已经正式颁布的标准，就不应允许地方档案部门另立标准，对于违反此原则的地方档案部门，国家档案局可以通过相应的政策措施进行引导和纠正。

    同时，国家档案局要加强相关档案信息化标准的宣传和落实，对于新出台的信息化标准要加强在档案系统和机关企事业档案部门的推广，使相关标准能够切实指导档案信息化实践，避免在档案信息化实践过程中的盲目性，减少物质资源浪费和人力资源浪费，也让信息化实践能够充分利用前人和国际国内通行的规范，提升档案信息化的规范性和质量。

    三、建立全国档案信息化项目协调与交流平台

    项目重复建设是电子政务建设过程中暴露出来的一个重要问题，由于各地档案信息化所面临的任务具有同质性，另外，目前档案信息化建设正处于起步阶段，许多新的领域还有待开拓，因此在大力推进档案信息化建设的背景下，各地极易在同一新领域纷纷上马同类项目，在还没有探索总结出相对成熟的建设经验的情况下，这会在很大程度上造成有限建设资源的浪费。为了在全国范围内统筹信息化建设工作，国家档案局和各省档案局应该及时掌握各地档案信息化项目的状况与进展，协调各地在新的信息化领域中的工作，避免各地在短时间内向同一新领域投入过多资源。为加强各地在信息化项目上的协调与交流，笔者建议：

    （一）实行档案信息化项目备案制。国家档案局负责省级项目的备案，各省档案局负责本省项目的备案，通过这种方式及时了解各地的档案信息化进展情况，为优化建设资源提供基本决策依据。除了备案制度的建立，这一备案体系还应该由网络平台来支撑运行，即备案通过网络进行，以此来保证信息的及时性。

    （二）建立全国性档案信息化交流的内部网络平台。通过这一平台，各地档案部门都可以及时了解其他地方档案信息化的状况，交流经验，共享技术资源，进行跨地区的信息化建设合作，与传统的通过会议、发文、考察等进行交流的方式相比，基于网络平台的交流将更加及时、经济和有效。

    （三）加强档案信息化项目的试点与推广工作。作为行业性信息化建设项目，各地档案信息化工作有着极大的相似性和可移植性。因此，国家档案局可以选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点并提供相应的资金和技术资源支持，在此基础之上充分总结并摸索出一套信息化建设的规律和可行的实施方案，并将这些经验和方案向全国推广，指导各地的档案信息化建设，避免档案信息化建设的无序和杂乱现象。通过国家档案局的统一指导和统一规划，信息化建设将更加的有序和规范，从而结束。各地各自为政、闭门造车的局面。

    四、充分利用原有档案信息化基础和电子政务建设的成果

    档案信息化工作并不是一项全新的工作，这项工作的开展不是推倒所有的一切重新开始，而是在原有基础之上进行的一项创新工作。除了利用电子政务建设的成果之外，档案信息化还应充分利用原有的信息化基础。计算机在档案行业中的应用在90年代已经开始，从档案计算机管理系统到现在的档案信息化建设，计算机的应用由浅入深，大大地改变了档案的管理和利用方式。在档案信息化过程中，要充分利用档案计算机管理系统中已有的成果，包括档案著录信息、已经扫描的档案、案卷目录、卷内文件目录等，避免重复性工作，减少不必要的浪费。相关单位在进行档案信息化时，要预先分析已有的档案信息化成果，在充分利用已有成果的基础上规划和开展档案信息化建设。

    档案信息化建设是电子政务建设的一个有机部分，要利用有限的资源高效推进档案信息化，就必须充分利用电子政务建设的成果，将档案信息化建设放在电子政务建设的大平台中来考虑。多年的电子政务建设已经建立起了较为完善的硬件设施和管理制度，并摸索出了一套经验，这些都为档案信息化建设提供了良好的基础，一方面，档案部门可以充分利用本地的电子政务基础设施，如网络基础设施、安全基础设施、管理制度等；另一方面，也可以充分借鉴其他部门的经验和教训。为此，各地档案部门应该积极参与当地的电子政务建设，成为当地信息化工作或电子政务建设领导小组成员单位，进入信息化规划建设决策层，通过为政府提供有效的文档服务来获得当地政府的支持，争取更多的资源来开展档案信息化建设；同时档案部门要深入了解本地电子政务建设现状，摸清可供利用的各类建设资源现状，要坚持一个基本原则，即凡是可以利用现有电子政务基础设施完成的工作就不要再进行重复投入。

    五、市县级综合档案馆信息化建设的一体化

    目前，我国各综合档案馆的信息化建设都是从头开始自主建设，从网络基础设施的建设、相关设备的购置、软件的开发与采购直到制度体系的建立，所有工作都依靠各综合档案馆的自身力量独立完成。但是，许多基层档案馆办公经费严重不足，人员知识结构无法满足档案信息化建设要求，在这种情况下再谈信息化建设就是纸上谈兵。因此，要建立全国性的档案信息资源库就必须为基层档案馆的信息化建设找到一条经济可行的非常规途径。

    笔者认为，对于档案信息化资源严重不足的地区，可以尝试进行市县级综合档案馆信息化建设的一体化，即以市级综合档案馆为中心，重点支持市级综合档案馆的信息化建设，市级综合档案馆与其所辖区域的各县级综合档案馆之间实现高度的建设资源共享，这种建设资源共享应该是涉及网络设施、硬件、软件、人力资源以及制度体系等的多方位共享。通过市县一体化的建设模式可以有效实现档案信息化建设资源的共享，拉动基层信息化建设。例如，高性能的扫描和存储设备价格昂贵，在这种情况下，县级综合档案馆就不必购置这类设备，可以共用市级综合档案馆的设备；再比如，目前各地都在积极进行档案网站建设，但县级综合馆也不必都建立自己的网站，可以由市级综合档案馆统一建设，这样不仅能够大大降低建设成本，而且可以提高系统开发水平。

    六、国家档案局集中优势资源，统一开发部分行业通用的软件系统

    在软件系统的开发上，可以考虑借鉴垂直管理部门如国税系统的经验，由国家档案局集中优势资源开发部分行业通用的业务软件，统一下发给各地档案机构免费使用，这样做一方面可以极大地减少各地在软件开发上的重复投入，另一方面也可以确保业务软件系统的开发水平，同时也为以后全国性的分布式档案信息资源库体系的形成减少障碍。

    在具体实施上，还可以引入开源软件模式，即国家档案局不仅向各地档案部门提供可运行的软件，而且还可以公布软件源代码和详细的开发文档，以便各地档案部门可以在有条件的情况下根据本地实际需要进行二次开发，满足各地的特殊工作需求。同时，各地的这些二次开发的成果也可以免费或有偿地提供给整个档案系统来使用。由此，在一些通用的行业系统软件方面将形成一个全国性的开发资源平台，各地档案部门都可以通过此平台来形成合力，从而在极大程度上减少对软件开发的投入、提升开发水平和应用效果。当然，要管理好这样一个平台，国家档案局必须提供强有力的管理制度和技术力量的支持。

    参考文献：

    1 、 国家档案局：《全国档案信息化建设实施纲要》2002年11月。

    2、国家档案局：《档案事业发展“十一五”规划》2006年12月。

    3、赵国俊：《电子政务教程》，中国人民大学出版社2004年。

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院