浅析企业档案管理中的常见问题及应对措施

    陈海燕

    摘 要：随着时代的发展，科技的进步，对企业管理工作有了新的要求和标准，作为一个企业，怎样能充分运用好档案管理，并通过完善的管理和应用让其发挥作用和价值。怎样更好的为企业的生产经营提供有力的帮助，这是每一个企业所面临的问题，如何抓住企业档案管理的关键，总结出常见的问题及应对措施，如何更好的抓好档案管理呢？笔者就上述问题，提出了自己的一些对策和见解。

    关键词：企业档案管理；存在问题；解决对策

    企业档案管理是在企业的日常工作中最基础性的工作，随着现代企业制度的完善和企业档案管理标准的不断提高，企业档案管理在企业生产经营中的作用和价值逐渐的在变大在提升。企业档案为企业的发展提供了重要的基础参考数据，是企业的核心资源库。随着时代的发展，科技的进步，对企业管理工作有了新的要求和标准，作为一个企业，怎样能充分运用好档案管理，并通过完善的管理和应用让其发挥作用和价值。怎样更好的为企业的生产经营提供有力的帮助，这是每一个企业所面临的问题，如何抓住企业档案管理的关键，总结出常见的问题及应对措施，如何更好的抓好档案管理呢？笔者就上述问题，提出了自己的一些对策和见解。

    一、现代企业档案管理中的主要问题

    1.企业的档案管理人员专业素质不高。随着企业的不断发展壮大，企业不仅需要有一支专业的档案干部队伍，并且这支队伍整体文化程度和专业素质要随着时代和企业的发展不断的学习和进步，并以足够的能力适应新形势档案管理的要求。当前，能够充分发挥档案管理作用，深入挖掘档案内在价值，在档案基础上深入开发研究的人才十分紧缺，这需要我们企业在日常工作中要注意加强档案管理工作人员的培训学校和素质提高。

    2.当前的档案管理手段方法相对落后。有部分企业的档案管理依然运用的是落后的手工整理。档案管理工作人员要对立卷归档的文件整理编目管理。传统落后的手工整理，占用了管理员开发和编研的时间，管理工作不仅机械、费时、费工，而且效率特别低。同时受档案管理室条件限制，不能满足多面开发查阅，不能提高检查速度，不能确保查阅的准确率和全面率。有配置了现代化管理设备的企业档案管理部门，表面上实现了现代化管理，但实际上机构的文件整理办法，统计范围、运用价值、作用等诸多方面都没有起到实质性的作用。甚至有部分企业的档案管理目标和运行机制系统建设设计单一，无法满足现代综合应用处理能力。需要归档的文件数量随着企业的发展壮大日益增多，档案利用量不断提高，迫切需要改变当前局面，急需改进落后的档

    3.档案检索效率低。档案检索方式有两种。一种是手工检索，另一种是计算机检索。在目前，有很大一部分企业仍然运用传统的手工检索。很多企业检索管理部门在手工检索上下了不少功夫，编制了多种形式的检索工具。遗憾的是检索工具的核心不在于多，而在于精，对编制检索工作有一个错误的认识，造成既浪费了人力、又降低了效率的问题。

    4.归档的档案不完整。很多企业存在这种情况，因为人员更换交替。衔接不吻合，再加上管理员责任心不强、业务素质不高导致大批没有来及整理归档的文件资料，积压、丢失没有统一的分类标准等问题。刚接手的档案管理员因为对档案的认识不全面，业务不熟练，等因素，这些问题严重管理工作的开展。

    二、加强企业档案管理工作的对策

    1.提高企业档案管理的认识。要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

    2.规范企业档案管理机制，强化工作责任。建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

    （1）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

    （2）提高档案工作人员的社会服务意识。现在，企业还普遍存在档案意识淡薄的现象。要加强对档案工作人员的社会服务意识教育，增强提高档案资源利用的自觉性。在此基础上，加强档案资源的开发，在档案利用的深度和广度上下功夫。档案室可以分门别类地汇编社会、经济、科技、法律等方面的信息，编撰揭示市场经济发展规律及走向的资料，对各项活动中产生的档案信息进行分析整理，总结出经验性材料等等，供不同的需求者选用，从而实现档案资源利用方面的主动服务。

    （3）大力开发档案信息资源，积极主动为企业各项工作提供服务。要跟踪企业重点工作，及时了解需求，挖掘档案资源，及时编辑档案汇编资料，为企业创新、生产经营管理、产品研发提供参考。有条件的企业要充分利用档案信息举办专题展览或制作多媒体宣传品，为企业争创品牌效益、建设企业文化、开展员工教育、塑造企业形象服务。要加强档案信息管理系统的设计和管理软件的开发。档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

    三、结束语

    总之，通过对企业档案管理工作中的常见问题分析，让人们充分掌握好他们之间的微妙关系，有利于如何去处理和发展；认识到在处理它们之间的关系时而存在的问题，加以改善，做到全面地、彻底地解决档案管理中的问题，加强各个方面的管理，提高工作效率及保证工作的质量。

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