散杂货码头费控信息系统的实践

    俞莉

    [摘 要]镇海港埠分公司针对自身散杂货码头生产经营特点，通过对费控信息系统的开发，借助信息系统对成本进行全过程的管理，创新成本管理，深化公司、厂队、班组为级次的费控管理体系。费控信息系统的应用，提升了审批效率，降低了审批流转成本，提升了申报审批的透明度，提升了费用的可追溯性。在镇海港埠分公司等单位实践的基础上，宁波舟山港股份公司开始进行推广，取得了较好的成效。

    [关键词]散杂货;码头;费控信息系统;实践

    [中图分类号]F275

    1 研究背景

    镇海港埠分公司（以下简称“镇司”）是宁波舟山港股份有限公司的分公司，是一个集煤炭、液体化工、散杂货、集装箱等多种货物装卸、贮存服务需要的综合性现代化港区。近几年，公司的财务工作已经从单纯的财务核算电算化向加强财务成本管控、资金管控、费用管控等财务管理和内部控制的要求转变，充分利用信息技术、网络技术的发展成果，在现有的财务管理信息系统基础上，积极开发预算管理系统、费用管控系统、财务业务一体化等专项信息系统，从各种维度实现财务业务的信息集成，以强化财务的精细化管理。费用管控作为公司内部挖潜增效的主要手段之一，通过预先设定的各种流程，加强流程各环节的审核与监督，以实现控制成本、实现预定成本的目标，镇司在这方面做了大量的实践，特别是通过开发费控信息系统，把财务审批报销的流程纳入系统中，进行统一的管控，提高了成本控制的目标，取得了十分明显的成效，镇司作为股份公司散杂货码头费控系统试点单位，在运行稳定后向其他码头公司进行推广。

    2 管理现状与需求

    镇司一直重视成本管控工作，开源与节流并重，从公司的具体实际出发，在费用管控方面已经取得了一些成效：分析“四项”费用，明确“实现费用可控”目标，每季度通过对材料、燃料、修理费、动力照明费成本进行分析，严控生产性成本;深化三级成本管控，将成本管控、成本考核落实到基层;尝试专项成本考核，梳理了节能全过程管理流程、制定了能源使用管理、节能技术进步及考核奖惩等管理办法。

    从目前的整体费用控制情况看，要进一步实现费控的精细化管理，促进效益提升，应着重关注、落实以下三个方面：

    （1）统一思想，参与各方理解费控的目标、范围和作用，从思想上支持费控制度的实施，同时建立实施团队，推进费控的实施。

    （2）完善规章制度，主要是财务报销的审批流程，要全面体现费控的思路，强化事先申报，全盘衡量费用占比，实现预算控制。

    （3）通过建立费控系统，用信息化技术，把费用控制流程和思路用信息系统来落地，实现归口管理、事前申报、规范操作、预算控制、严格审批，保证各项成本费用合理、合规。

    三个方面的重点是费控系统的建设，围绕着系统的建设过程，就是一个统一思想、理顺流程、实施制度的过程，镇司的做法具有很强的示范作用。3 建设费控信息系统的实践与成效

    （1）理顺思路，完善规章制度，明确各职能部门、厂队、财务部、公司领导的职责和权限。公司重新修订了《财务审批报销管理规定》，规定明确了费用开支，按照“归口管理、事前申报、规范操作、预算控制、严格审批”的要求，明确了四大原则：全面控制和重点控制相结合的原则、事前申报和事后审批相结合的原则、不相容职务分离原则、预算管理和实际需要相结合原则，对费用的报销方式和审批权限、维修和技改项目的审批与实施、人工成本费用报销审批等涉及生产性、非生产性可能发生的费用的方方面面都做出了明确的规定，要求所有流程通过费控系统实现，并核对费控系统中上传的附件与原始单据，确保一致。

    （2）开发费控信息系统，自2017年年初立项到7月开始的试运行再到全面实施，经历了以下四个阶段：

    ①需求调研阶段。公司成立由技术副总经理为项目负责人、财务部牵头、信息中心和工程技术部配合的项目组，对已实施成本管控制系统的公司进行调研，制订适合本公司的实施计划。②制度修订阶段。根据系统需要，征求部室、厂队意见和建议，重新修订了《财务审批报销管理规定》，对成本费用项目逐项进行梳理，明确职责范围、审批权限及流程办法。③方案设计及开发阶段。金蝶财务管理系统作为费控系统的基础系统，与金蝶系统开发人员进行沟通、确认，按照管理规定进行方案设计和功能开发。开发完成后进行测试，同时对相关操作人员、审核人员、管理人员进行培训。④推广实施阶段。费控流程导入正式環境开始试运行，同时做好费控系统正式上线运行及后续管理工作。通过试运行发现存在的问题，结合相关部室、厂队的意见和建议，修正相关制度，进一步完善系统建设，提高系统长期运行中的整体稳定性、可靠性及可操作性。

    （3）镇司费控信息系统主要包括基础设置、费用报销、费用核算和报表四个模块。基础设置包括设置业务类别、费用类型等;费用报销模块是主要模块，通过流程设置，实现费用计划、审批和报销;费用核算模块对费用的指标进行分析，并为财务系统提供凭证;报表模块通过设置个性化报表，达到实时管控的目标。

    截至目前，公司共上线一级成本项目30个，二级成本项目80个，涵盖了人工成本及变动成本等;共开设节点101个。

    （4）全程信息化。费用由事后控制推进到事中或事前控制，一是通过费用报销申请及差旅费申请等环节提供费用实时剩余预算查询，事前评估;二是可实时提供预算执行表，费用管理者可及时发现预算执行超支情况并积极采取措施。

    （5）权限明晰化。通过工作流程配置，提升申报审批的透明化，一是规范费用报销审批过程，明确职责划分及审批节点;二是提升费用的可追溯性，员工到领导再到财务部门均可清晰地看到单据审批流程及审核情况，费用申报过程透明化，可实时查看单据当前的审批状态。

    （6）报销痕迹化。通过业务流及工作流的有效优化及固化，同时与预算系统及财务系统之间的集成，促进内控建设，一是费用申报流程、严密的记录控制，进一步完善和规范公司费用审批流程;二是审计线索更加便利、高效，快速从记账凭证追溯到原始业务活动的来龙去脉，便于监控费用报销的风险点;三是已报销的单据可以通过电脑足不出户查看已报销的原始发票和历史数据，不用再到财务部门来翻找凭证。

    （7）预算精细化。公司根据股份公司下发的年度预算细化分解，按项目按月度进行细化和管理，可以让管理者从不同的维度监控预算执行进度。

    （8）管理升级。节省员工每报销一笔费用就找各自领导审批的时间，系统直接跳转对应领导审批;各级领导待办事项逐条在系统展现，利用网上集中审批（手机移动端审批正在测试推广中），可节省更多的时间、精力投入更重要的管理工作中。

    4 结 论

    作为宁波舟山港股份有限公司的费控系统试点单位之一，在建立费控体系和开发费控信息系统的过程中，其流程设计既要充分考虑可控制性，又要考虑可操作性、实用性，经过不断改进，取得了很好的效果。在实施过程中，公司领导的高度重视、大力支持与强力推进，技术部门和财务部门的主体作用，各部门的积极参与和支持，都是成功不可缺少的因素，费控系统是一项公司整体性、全方位、全员参与的重要工作，费控系统带来的提升审批效率、降低费用审批的流转成本、提升申报审批的透明度、提升费用的可追溯性正在快速显现，股份公司也根据镇司等单位的试点经验，开始在股份公司里开始推广。