关于在行政事业单位推行固定资产条码化管理的必要性

    [摘 要]文章提出将条码技术应用在固定资产管理中，并在资产购入到资产退出的整个生命周期中实现对固定资产实物的全程跟踪管理，从而使行政事业单位的固定资产管理更加规范、有序。

    [关键词]行政事业单位;条码技术;条码化管理;固定资产管理

    [中图分类号]F230

    1 固定资产管理中存在的问题

    目前，随着机构改革的持续深入，尤其是行政事业单位间的合并与调整、内部推行的后勤、财务、人事、分配等各项改革的深化，各单位占有、使用的固定资产规模急剧膨胀，其构成日趋复杂，管理难度越来越大，如果是由于人为原因导致制度不健全或执行不力，在资产管理和使用过程中就会出现诸多问题，主要表现在：

    （1）管理意识薄弱。传统的计划经济体制对行政事业单位还有一定的影响，因此在部分事业单位中还存在不重视固定资产管理工作的情况，导致管理工作的实施还缺乏有效的监管以及考核，从而导致当前的固定资产管理工作在质量以及效率上都难以满足当前的单位发展速度。

    （2）管理体制不顺，管理人员效率不高。一般来说，行政事业单位的固定资产管理常常由多个部门或者单位负责实施，许多单位认为固定资产岗位可有可无，不配备专门的固定资产管理人员，而是由负责总务后勤的人员兼任固定资产管理，负责购进、调出、注销及随时登记入账，同时指派各科室负责人对固定资产进行管理工作，全部人员均为兼任，无法提高固定资产管理工作的效率，更无法保障工作水平。

    （3）资产不清，闲置浪费。很多行政单位由于管理工作没有落实到位，导致固定资产存在资产不清，闲置浪费的情况，尤其是一些“有账无物”“有物无账”等现象的出现，更是影响了单位内固定资产的有序性。而且很多单位在建设过程中购置了一些价值不菲的设施设备，又因缺少专业的操作人员而闲置，造成资源浪费。

    經由以上分析可以发现，在行政事业单位的固定资产管理工作中，传统的固定资产管理模式已经无法适应当前现代管理的要求，其中存在的管理隐患也会影响到行政事业单位的进一步发展，因此，资产管理部门在日常的工作中，不仅需要一个可行的管理方式来统计和评估资产，也需要一种更简便、高效的固定资产管理手段来管理资产。而条码技术因其自身的多种优势，正在逐渐成为行政事业单位资产管理的一个重要手段。

    2 条码技术

    条形码在我们的日常生活中十分常见，主要就是将一些不同宽度的黑条以及空白作为基本元素，将其严格按照一定的规则进行排列，从而表达一定的信息内容。严格来讲，条形码有一维条形码和二维条形码之分，现阶段比较常用的一维条形码就是由反射率差别很大的黑条和白空进行组合排列，从而得到一组平行线图案。条形码是一种十分经济且先进的识别技术，综合而言条形码主要具有以下优点：

    （1）输入速度快。与常用的键盘输入方式相比，条形码的输入速度更快，基本上能够实现即时输入。

    （2）可靠性高。根据实践统计发现键盘输入的出错率在三百分之一左右，而应用光学字符识别技术后出错率在万分之一左右，应用条形码技术之后能够使出错率维持在百万分之一以下，因此可靠性更高。

    （3）采集信息量大。条形码虽然外观形式比较简单，但是却具有很大的信息采集容量，以常见的一维条形码为例，其每次大约能够采集几十位字符，而二维条形码（二维码）却能够采集数千个字符的信息，同时还具备一定的纠错能力。

    （4）灵活实用。条形码可以单独作为一种识别手段使用，同时也可以与其他的识别设备共同实现自动一体化的识别，也可与相关控制设备共同实现自动化的管理。

    3 固定资产的条码化管理

    在固定资产管理系统中结合条形码技术，主要就是将固定资产中的每一个实物都对应上条码标签，从而保证实物从资产购入到资产退出的所有环节都能够有记录，实现固定资产实物进行全程跟踪管理，该种方式能够有效地避免固定资产管理过程中出现的账卡物不符、资产不明、设备不清、资源浪费以及资产流失等问题，大大提高固定资产管理的准确、快捷和全面。具体应用方式如下：

    （1）为固定资产生成唯一的条形码。为固定资产生成唯一的条形码可以有针对性地进行清查盘点，一般是相同规格的固定资产对应相同的代码，而不同规格的固定资产对应不同的代码。关于条码上的内容设置可由用户自己设定。并规定固定资产代码一经分配，就不再更改，并且是终身的，这样当出现固定资产报废的情况时，其对应的产品代码也不用再分配给其他的固定资产，保证资产管理工作的规范有序。

    （2）使用手持数据采集终端，提高盘点效率。与现阶段零售店中的手持数据采集终端相近，但是也有一些区别，这种采集终端无须连接电线，均采用电池进行供电，而且手持数据采集终端也能够方便盘点人员在每人一个地点进行核查工作，同时将信息存储到数据采集盘点机中。数据采集盘点机至少能够存储两万条编码，能够将盘点的速度提升百分之九十左右，与此同时，还在很大程度上降低了出错率。在条码信息读入以后，便可以通过手持数据采集终端将其信息导入资产管理的信息数据库中，方便进一步的查询工作，以便单位管理人员及时发现资产盈亏等变化情况。

    （3）将分散的信息进行集中，构建一个整体功能的管理平台。固定资产管理系统需要包括资产的增加、变更、报废、折旧、损毁、分配使用部门、变更使用部门、借出、归还、设定管理人员以及各种打印和查询等。这样一来，对于任何一件固定资产都能够查询出从购入到退出的全部信息。而且动态查询的方式能够让单位管理人员通过计算机就能获知全面的信息资料，可以减少大量重复劳动并保证了数据的准确性，从而提高单位的工作效率。

    4 需要注意的几个问题

    （1）实现固定资产条码化管理需要大量的人力物力支持。前面提到了需要对每项资产进行核对和盘点，并且梳理其型号和使用部门等，从而使固定资产的信息保持完整，便于接下来的制作过程，因此需要大量的人力、物力作为支持。

    （2）需要设置专门的人员对固定资产进行核对。由于将实物贴上条码后就很难再进行信息更改，因此要保证固定资产的卡片账、财务账以及实物账的一致，如果出现不一致的情况应当进行彻底清查。

    （3）需要设置专门的部门负责固定资产的条码化管理。固定资产的条码化工作比较烦琐，且十分重要，因此需要设置专门的部门对其进行负责，同时要挑选具有专业知识和较强责任心的人员担任负责人，并且严格遵守国家的相关规定，实现动态管理。

    （4）对条码标注固定资产负责人。在管理系统中将固定资产条码打印出来以后需要贴到固定资产实物上，此间，相关的资产管理人应当与各部门加强配合，并且指定公共资产的负责人。

    5 结 论

    综上所述，对行政事业单位的固定资产进行条码化管理，虽然不是解决国有资产管理现存问题的绝对途径，但是通过这种方式，可以有效管理单位所有的固定资产，单位负责人坐在办公室就能了解资产的全部情况，不但能够加强对固定资产的监督，极大地提高工作效率，从而提升固定资产管理的信息化水平，使其管理过程趋向规范化和标准化，进而不断提升行政事业单位资产管理工作的质量和效率。

    参考文献：

    [1] 陈岱晨，闫平，刘国鑫.关于财政实物采用条码管理模式的探讨[J].山西财税，2017（9）.

    [2]张庆国，刘礼斌.机关事业单位资产实行条码管理的必要性和可行性分析[J]. 行政事业资产与财务，2016（13）.

    [作者简介]廉海鸥（1969—），女，黑龙江齐齐哈尔人，鞍山市人力资源和社会保障局财务中心副主任，高级会计师，研究方向：内部控制管理。