医疗机构科研经费信息化平台建立的探究与实践
王艳萍 李杰
[摘 要]近年来，我国对科研工作越来越重视，尤其是对医院的科研工作更加重视，不仅大大增加了研究经费，更对科研经费的使用加大了监管力度。同时，医院内部也有精细化管理的要求。研究经费的大幅增加提高了风险控制和管理的难度。在内部控制理念和理论的指导下，通过科研经费信息管理平台的构建，开辟了科研管理系统与财务管理系统的界限，并通过信息系统、金融系统和物质系统的整合将使研究项目资金得到有效监督，实现实时控制和全程管理，从而提高金融服务的效率和有效性。
[关键词]科研管理;医院经费管理;内部控制;信息化
[中图分类号]R197
1 内部控制下医院科研经费管理存在的问题
1.1 医院财务系统的架构适应不了内部需求
医院财务系统的设置和结构主要是为了满足财务会计和财务管理的需要。但是事实上，这样的设置和结构很难满足内部控制的需求，研究项目的资金也达不到有效的科学管理，同时，医院的自筹金只有在实际使用时才计算，平时在配对资金时根本不计入，这就无法达到一个研究经费的平衡管理，并且存在一定的风险，因此，医院财务系统的架构并不适应内部的控制需求。
1.2 科研经费管理方式违背内部控制的原则
对于经费的管理，尤其是科研经费的管理，原本应当进行全过程管理的，而医院的科研经费更应如此。只是，医院的科研经费管理方式主要都是以事后监督统计为主的，这将给预算执行增加极大的困难，并存在潜在风险。虽然事后监督也可以找到问题并使用相关的补求措施，但事后补救明显是增加工作量和经费花销，这种管理方式很明显是存在缺陷的，这种经费的管理方式无法使经费全过程控制，应当及时改进。
1.3 医院会计系统过于封闭
医院的财务系统过于封闭，无法达到信息共享，尤其是核算系统的封闭，无法与管理系统通信，就无法与科研项目资金管理的信息完成共享和利用，就不能进行更有效的分配和管理。在医院里，科研项目管理与财务管理各自封闭运营，这样科研部门就难以及时了解项目的支出和预算使用情况;而财务部门对科研进度和项目一无所知，只管收入、支出和余额，就会导致资金的使用与项目的实施进度脱节。不管是个人花钱，还是企业、单位花钱，都应该做到对某一件事有预资金预算、有进度控制、有资金进度管理等，如果没有严格的把控，一旦出了什么问题，很难发现问题所在，将严重影响管理。
2 医院科研经费信息化平台的构建设想
2.1 以内部控制为主
对于医院的科研经费管理，应以内部控制为主，然后再协调其他方的相互监督与沟通，完善相应的体系，避免因人为的因素造成内部控制的失败及经费的损失。通过内部控制对科研经费进行全过程管理和分析，才能确定预算的使用情况和存在的风险。然后再通过与其他部门的协调和沟过，利用信息技术及时控制风险，减少风险的发生，互相监督，使研究人员和相关部门能够了解研究项目的使用情况，并减少研究项目的监督费用。
2.2 通过信息化提高管理效率
现在是信息时代，无论什么管理，都可以通过信息技术提高科研经费管理的效率。为了适应科学研究的快速发展，医院的科研经费管理也应有效利用起信息技术，通过相关的在线审批平台，不但可以减轻科研人员的工作量，还能有效提高工作效率，这将为我们的工作进度提供极大的便捷。另外，通过信息技术还可以实现对科研经费和预算执行情况进行实时了解，为控制管理提供基础。
2.3 流程再造改变管理模式
流程再造是以部门职能为核心，改变管理模式，发展成面向业务流程的业务处理模型，通过流程再造推动业务流程。科研人员在信息办公系统（以下简称OA系统）中填写费用报销申请表后，系统通过OA系统自动将通知推送给相关领导，提示待审批项目，变更原科研人员持各种证书找到各自领导层的签署，使研究人员能够投入更多精力进行研究工作。
2.4 将医院财务系统与相关系统结合
2.4.1 与OA系统结合
办公自动化，也就是OA系统，它是面向组织的日常动作和管理，以及员工和管理者使用频率最高的应用系统。既然是便于管理的系统，那医院的科研经费管理理应与之相结合，这样也方便用户从OA系统中登录申请费用、说明情况、追踪工作进度等，而相关部门和医院领导也可以通过OA系统查询到需要审批的申请，并监督工作进程及安排。
2.4.2 与财务金融系统结合
为了确保研究项目支出数据和财务数据的一致性和及时性，将金融系统和研究基金报销系统进行整合，结合后使用可对资金使用情况进行记录、核对和监督，这样可以有效避免个人失误、管制脱节或人为欺诈等不良情况。
2.4.3 与物资系统的融合
可能表面上看起来科研经费与物资系统没多大关系，但事实上，科研经费的很大一部分花销都在采购物资上，只有管理好物资，并与科研经费管理相结合，才能清楚地知道科研设备的管理情况、修缮进度及需要采购的情况，合理使用科研设备、管理设备也是科研经费管理中重要的一环，所以，科研资金管理应与物理对象管理相结合。
3 医院科研经费信息化平台的建设与实践
我们要做的主要是打开财务管理系统和科研管理系统之间的界限，让几个相关的系统能够形成统一的管理平台，完善预算管理流程和成本控制模式，并使管理平台上的用户能够及时掌握研究经费的变化，做出相应的调理，更高效地对经费和科研项目进行管理和控制，可是具体实践还需要时间。
3.1 内部控制需求
信息化平台的建设并不是一蹴而就的事，它需要综合考虑多方面的需求，尤其是财务管理上的需求，以及不同的预算模型。这样在实践过程中才能根据不同的科研项目来制定更科学、合理和可行的预算指标和计划，这样才能建立有效的资金来源和数据库。
3.2 加强过程管理
使用不同的模块来共同管理经费使用全过程，将有效提高经费管理，如当科研项目人员需要申请费用可以先提出申请，并按预算指标将支出主体、数额、用途一一记录，审批后也要对资金使用情况及科研项目进度进行跟踪核對，并做出及时调整。
信息系统可以从相关的数据文件中获取实际数据，并与其进行比对，这样可以明确我们的管理和控制优势与不足，然后针对不足定期制定管理责任书、给出改善计划，这样才能将此平台建设得更加完善。
3.3 完善信息共享
任何管理部门都不能个体单干，一定要与其他部门、其他平台进行信息共享，才能达到更有效的管理。科研经费管理更是如此，一定要充分考虑不同平台用户的需求，经过科研部门、财务部门及科研人员自身的有机结合，进行综合管理，达到有效地监督与合理使用。不同的部门之间如果能够存在有效沟通和信息共享，就能大大提高管理效率。医院内部对控制支出的要求与其他单位的财务要求是不同的，因为医院科研关乎民生、关乎健康和人身安全，所以医院的财务管理要更加严谨，资金的分配与使用要更清晰和有效才行。
通过科研项目资金信息管理平台运作一段时间所积累的数据，通过信息系统、金融系统和物质系统的整合将使研究项目资金得到有效监督，实时控制和全程管理，从而提高金融服务的效率和有效性。我们可以尝试分析数据，找出可能的系统性风险、非系统性风险和内部控制系统，并进一步完善研究经费。
参考文献：
[1]杨雄胜.内部控制范畴定义探索[J].会计研究，2011（8）：46-52.
[2]胡小君.从财务角度谈医院科研经费管理[J].医院管理论坛，2014，31（10）：55-57.
