试论礼貌原则在商务英语函电及其教学中的应用

    黄 薇

    [摘 要] 作为人类文明的标志,礼貌无处不在,它在人际交往关系中发挥着重要的调节作用。商务英语信函在商务活动中起着重要作用,成为人们在经济领域内的重要交际手段。本文试从著名语言学家G. N. Leech的礼貌原则理论出发,结合商务信函的特点,通过实例分析礼貌原则在商务信函中的运用以及对于商务英语函电教学的指导意义。

    [关键词] 礼貌原则 商务英语信函 商务英语函电教学

    在世界各国的经济贸易合作日益频繁的大背景之下,商务英语信函已成为人们在经济领域内的一个重要交际手段。它在商务活动中起着增进了解、传递信息、联系业务、处理问题等作用。能够写出一封地道的商务英语信函不仅是对商务工作者的一个最基本要求,也是顺利了开展商务活动的一个重要前提。一封表达得体、彬彬有礼的信函能为彼此创造一种热情、尊重的氛围,树立起一种有良好修养和高尚道德的形象,有助于商务活动的开展。因此,在外贸业务中能否运用礼貌得体的语言清晰表达出自己的意向,是商务活动能否成功的主要因素。

    作为语言交际的重要现象之一,礼貌现象引起了众多语言学家的关注。从语用角度进行的语言交际中礼貌现象的研究中,当以英国语言学家利奇(G.N. Leech) 提出的礼貌原则(Politeness Principles)最有影响力。它不仅适用于口头语言交际,对书面文本的语言应用也有着重要的指导意义。商务英语信函作为一种具有特定语境的书面语言形式,为保顺畅沟通就必须注重礼貌。现试就此现象浅析礼貌原则在商务英语函电课程信函写作及教学中的应用。

    一、礼貌原则概述

    礼貌(politeness)是语用学研究的重要对象。汉语中 “礼貌”简言之指的是言语动作谦恭的表现,英语中politeness一词的解释为: Showing consideration for others and the adherence to conventional social standards expected of a well-bred person. 由以上的词义解释可以看出,礼貌一词所要表现的含义不外乎是 “good manners, helpful, considerate, etc. (良好举止、乐于服务、体谅他人)”。英国语言学家G.N. Leech系统地对语言交际中的礼貌现象进行研究,于1983年提了“照顾对方面子的原则”。“ Leech(1983)认为构成礼貌的重要因素是命题的行动内容给交际双方带来的利益损益和话语提供给受话人的自主选择程度。” 在此基础上,Leech进一步提出了制约语言交际的礼貌原则,并将其归纳为以下六个准则:

    1.策略(得体)准则(Tact Maxim):尽量少让别人吃亏,尽量多使别人受益。

    2.慷慨准则(Generosity Maxim):尽量少让自己受益,尽量多使自己吃亏。

    3.赞誉准则(Approbation Maxim):尽量少贬低别人,尽量多赞誉别人。

    4.谦逊准则(Modesty Maxim):尽量少赞誉自己,尽量多贬低自己。

    5.一致准则(Agreement Maxim):尽量减少双方的分歧,尽量增加双方的一致。

    6.同情准则(Sympathy Maxim):尽量减少双方的反感,尽量增加双方的同情。

    作为一方对另一方的态度,礼貌自然要涉及到双方,Leech分别称之为“自身”(self)和“他人”(others)。第1.2条准则分别是从他人和自身的两个不同角度考虑,但都涉及交际双方的利益分配,是成对的,都涉及到“惠”与“损”两个问题。这两条准则适用于指令性和承诺性言语行为(impositives and commissives)。第3.4条准则同样具有相对的性质,侧重的是对自身和对方的评价,适用于表述性言语行为(expressives and assertives)。第5.6条准则侧重于自身对待他人的态度,适用于表述性言语行为(assertives)。但这两个准则之间不存在两两相对的关系。所谓一致准则,是在交际有分歧时以先肯定对方的话语为前提,进而再表达不同意见。而同情准则强调缩小自身与他人的情感对立,站在对方的立场考虑问题。

    总之,礼貌原则要求我们在话语中要做到:尊重对方的意愿、给对方留有余地、迎合对方的心理需求。

    二、 商务英语信函的特点

    商务英语信函在商务活动中的重要地位决定了其具有完全不同于普通信函的特点。它关系到跨国商务活动中各方的经济利益,因此力求准确传达事实。此外,要建立互相尊重的良好合作关系,避免引起双方的误会,礼貌文雅的语气就显得尤为重要。因此,商务英语信函的另一个特点就是用语正式且彬彬有礼。在商务英语信函的写作中合理地运用礼貌原则,做到尊重对方的意愿、给对方留有余地、迎合对方的心理需求,就可以给对方带来一种积极愉悦的感觉,从而使双方能更为有效地开展进一步的业务。

    三、 礼貌原则在商务英语函电及其教学中的应用

    1.商务英语函电课程中常见的礼貌原则问题

    在教学的过程中不难发现,很多学生在函电的学习中过分注重对专业术语和短语的记忆,却忽视对信函整体基调、语气的研究。由此造成学生在该课程中学到的往往是一些函电写作的注意事项,而非实用的书面交际技能。学生学完后仍然不会利用得体、合适的书面语言进行有效的交际。翻译出的句子或写出的信函,从语法方面来看问题不大,但由于语气生硬、直白,从一封业务信件的角度来说却可能是失败的。

    对比以下几个句子:(﹡取自教学过程中学生练习)

    a.你方报价过高,我方碍难接受。

    Since the price you quoted is too high, we cant accept it﹡

    We are unable to accept your quotation, since it is too high﹡

    Since the price you quoted is too high, we are not in a position to entertain it.

    b.请空邮样品以便交易。

    Please send us samples to facilitate negotiations.﹡

    Would you kindly forward us samples to facilitate negotiations?

    a中的第一句直接用了cant accept两个词。cant表示否定(不能),语气非常直接强烈;accept与第三句的entertain相比,也过于直白和肯定。不符合礼貌原则中,容易引起对方的反感,不利于后续counter-offer以及recounter offer的进行。第二句be unable to与cant 相比从语气上讲要委婉一些。第三句中entertain在此表示的是考虑之意,可以引申为接受,再加上be not in a position to do 用非常委婉且留有余地的方式表达了对对方报价的拒绝, 能让对方易于接受且不至于导致交际无法进行。

    b中的中文原句是祈使句,实际上却表达委婉的请求。从礼貌原则的角度分析,这句话具有指令性特征,表达出说话人希望受话人去做的“动作”。指令越直接,受话人就越难以拒绝,因此受话人受损的可能性越大。这在一定程度上违背了策略准则和慷慨准则。因此不宜完全按照原文直白地使用祈使句来写这句话,相反可用“would”引导疑问句,用间接的方式向对方发出请求,显得更加礼貌。

    2.礼貌原则在商务函电中的具体应用

    (1)策略准则的运用

    策略准则体现在商务英语信函中,就是要让“自身”(说话人)从对方的立场上考虑问题,切实从对方(受话人)的需求、愿望出发,少考虑自己的损失,尽量使对方多受益。也就是说,应多采用“对方态度”,少采用“自我态度”。这样在为对方着想的同时,也达到了自己的目的。例如:

    a.You should make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible.

    b.Please make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible.

    c.Would it be possible for you to make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible?

    不难看出,以上三句话礼貌程度依次递增。a句以命令的口吻生硬地向对方提出要求,没有给对方留有任何余地。b句虽然使用了please一词表示客气,但仍属于祈使句的范畴,没有摆脱命令对方做事的语气,与c句比起来仍有欠缺。c句采用疑问句式,间接地表达出了自己的的意见,从把受话人的“损”降到最低,使“惠”最大化。这样,在达到自己目的的同时不至于使对方为难,显得更加客气委婉。

    (2)慷慨准则的运用

    慷慨准则与策略准则的唯一区别就在于出发点的不同。与策略准则相反,慷慨准则是从自身的惠损角度来说的。例如:

    a.We regret that you misunderstood our order.

    b.We regret that we didnt make it clear in our order.

    这两句话清楚地表达了同样的意思。但是a句中,说话人直接对受话人发起责难、出现错误的责任全部由对方承担,使人很难接受。而b句则将从句中的人称由第二人称改为第一人称,主动承担责任,符合慷慨准则中尽量多使自己吃亏的要求,确保了语气的诚恳、礼貌,使人容易接受。

     (3)赞誉准则和谦逊准则的运用

    这一组具有相对应性质的准则要求尽量减小对别人的贬损,夸大对别人的赞扬以及缩小对自己的赞扬,夸大对自己的贬损。在商务英语信函中,这两个准则多体现在其中所谓“贬己”和“尊人”的语言表达上。商务信函中汉语常常会用到“贵”、“承蒙”、“赐复”、“烦请”、“敝”、“欣悉”、“为盼”等套语。英语信函中也有着许多常用的礼貌套语,发挥着夸大对别人的赞扬和对自己的贬损的作用。如please, thank, appreciate 等词汇以及It would be appreciated if…, We should be grateful if …, We should be obliged if…等惯用句。例如:We are pleased to learn from your letter dated May 16th that you are able to supply us with various kinds of bicycles. 奉读5月16日来函,欣悉贵方能为我们提供各种自行车。此中的we are pleased to learn (欣悉) 表达了对对方来函的感激、欣喜之情,很好地体现出了夸大对别人的赞扬的原则。

    We should appreciate it if you would give our order an immediate attention. 如蒙迅速办理我方订单,不胜感激。不仅鲜明的表示出写信人的态度,同时也体现出对对方的尊重,充分体现了赞誉准则和谦逊准则。

    (4)一致准则的运用

    对于贸易双方来说,一致准则就是要求双方在贸易活动中,特别是在发生了一些不愉快的事情时,要尽量扩大一致,减少分歧。例如:

    We do not deny that the quality of your products is slightly better than others, but the difference in price should in no case be as big as that.

    写信人没有直接拒绝对方的报价,而是在指出对方报价与其他供货商报价间差距过大之前先对对方的产品质量表示肯定。这样,就在进行下一步还盘(counter offer)前尽量消除谈判的障碍,缩小了与他人的分歧,确保下一步合作的顺利进行。

    (5)同情准则的运用

    同情准则要求缩小自身对他人的感情对立,夸大自身对他人的同情。使对方从言语中感到温暖,减少产生隔阂的因素。例如:

    We regret this unfortunate incident but we have to point out that the damage is obviously due to rough handling but not our faulty packing,so please refer this matter to the insurance company.

    本句是对卖方因货物受损而提出索赔的回复。货物受损使得买方利益受到了损失,作为卖方虽然责任不在自己这方,但以 “We regret this unfortunate incident.(我方对这一不幸事件表示歉意)”这句话表明自己的态度,使对方感到与其站在同一立场上,进而再提出问题出在搬运过程中,同时提出解决问题的建议,符合同情准则,使对方易于接受。

    礼貌原则在商务英语信函中的恰当运用可使贸易各方之间的关系更趋融洽,对促进交流起着重要的作用。因此我们在商务英语函电的教学中要注重结合语用学理论,在注重商务英语知识的同时不断渗透礼貌原则的相关理论,教会学生在具体的商务信函写作中如何应用礼貌原则,使他们不仅掌握好商务活动的专业知识,还要讲求语言的表达手段和技巧,从而写出地道、得体的信函,切实提高实际应用的能力。

    参考文献:

    [1]何自然 冉永平:语用学概论(修订本)[M] .长沙: 湖南教育出版社, 2002

    [2]冯祥春 李敬梅:外经贸英语函电句型和写作一本通[M]. 北京:中国商务出版社,2004

    [3]马会娟:论商务文本翻译标准的多元化[J].中国翻译,2005 (3): 81-84

    [4]Jacob L. Mey. Pragmatics: An Introduction[M].Beijing: Foreign Language Teaching and Research Press, 2001