论医院档案的利用与服务

    朱小青

    [摘 要] 医院档案能否得到充分的利用将对医院经营管理及其职能的发挥产生重大影响，必须要采取有效的措施来提高医院档案的利用率，确保其能够更好地服务于医院经营管理工作，这将会给医院的发展注入源源不断的生机和活力。文章将对医院档案利用与服务工作现状及存在的主要问题加以探讨和分析，并提出相应的改进对策，以期能够最大化地展现出医院档案的功能和价值，进而推动医院的可持续发展步伐。

    [关键词] 医院档案；利用；服务

    [中图分类号] R197.32

    1 前 言

    在医院的经营管理过程中形成了非常宝贵的档案资料，在教学、科研、医疗等领域中都起到了关键性的作用，如何能够将医院档案价值最大限度地挖掘出来，充分展现其服务职能，值得相关工作人员予以深思。然而在当前医院档案利用与服务工作中仍然潜存不少的问题亟待解决，否则将会严重影响到医院档案的利用率，要求档案管理人员能够严格履行自身职责，将医院档案管理工作落实到位，为醫院档案利用与服务工作的规范化发展提供有力的支持和保障。

    2 医院档案利用与服务工作现状

    2.1 医院档案相对匮乏

    虽然医院档案的种类较多，看似覆盖了会计、人事、医疗等层面，可是从各种类型档案的数量来看，文书档案占据着绝大部分，其他类型的档案则少之又少，而且在这些档案中只有很少的一部分能够供社会公众查阅，剩余的档案大多只能够为医院服务，社会公众很难从中挖掘出自己需要的内容。

    2.2 档案管理方法落后

    在档案管理方法上，医院档案通常是由人工进行管理，在医院中建立有专门的档案保管室，档案管理人员只是在计算机上对医院档案进行编目，以供用户进行查找，纸质档案受到损坏的概率较高，稍有不慎就会导致珍贵的档案资料发生遗失。而不少医院都尚未进行电子化管理，档案服务对象相对固定，不便于社会公众的查阅，这给医院档案利用与服务工作增加了一定的困难。

    2.3 档案管理人员素质偏低

    档案管理人员作为医院档案管理工作的主要负责人，其身上肩负的职责重大，不仅需要对档案进行妥善保管，更要保证医院档案的服务功能可以有效地发挥出来。然而不少医院档案管理人员都身兼数职，他们没有接受过系统的培训，对档案管理工作的流程和要点缺乏足够的认识，致使医院档案利用与服务工作陷入了困境。

    3 提高医院档案利用与服务工作水平的有效路径

    3.1 不断提高室藏档案数量和质量

    种类丰富、数量庞大、质量较高的室藏档案是保证医院档案社会职能得以充分发挥的必要前提，在重视丰富室藏档案数量的同时，更要从征集的档案中选择出优质档案，将不具备保存价值的筛除出去，以扭转传统医院档案管理工作的弊病，减轻档案管理的工作量。医院要从多个渠道来收集档案，争取面向整个社会，这样档案的价值就会进一步提高，还会被社会公众所广为熟知，其社会功能的发挥也将不再是一个难题。医院档案的收集工作是一项长期、艰巨的任务，档案管理人员要能够准确判断出被征集档案是否具备收录价值，还要认识到当前医院档案中缺少哪种类型的档案，有针对性地开展档案收集工作，这会让档案收集工作变得更具有实效性。

    3.2 拓宽档案服务方式

    其一，由于用户对医院档案的使用需求在不断发生变化，医院档案部门应与时俱进，深入挖掘用户的需求，加强对档案信息的深度分析和加工，将同一类型的档案集中归纳到一起进行统一管理，还可以将档案信息与网络信息资源有机联系到一起，致力于给用户提供细致周到的档案信息服务，满足不同用户的个性化档案利用需求，此举将会赢得广大用户的认可和青睐。其二，档案的咨询服务是医院档案部门给档案用户提供的特色服务，用户对档案的任何疑问都可以咨询相关工作人员，由其负责给档案用户答疑解惑，当然了，医院档案部门应积极拓展服务渠道，开通网络咨询服务，以便于更加便利地与用户进行沟通和交流。其三，大力推广现行文件阅读服务，给用户创建阅读医院档案的平台，让更多的用户能够查阅医院档案信息，以实现医院档案信息的共享。除此之外，医院档案部门还可以给用户提供档案展览服务、档案文化休闲服务等，并从各种服务形式的开展中了解档案信息的利用情况，找出当前医院档案利用与服务工作中的不足之处并加以改进，促进医院档案利用率的不断提升，彰显医院档案的服务价值。

    3.3 提高医院档案的现代化管理水平

    现代信息技术在医院档案管理工作中的应用是一个必然趋势，借助计算机设备和网络与信息技术来实现档案信息的采集、分析、处理、共享，取得的效果非常显著，促使医院档案利用与服务工作向着更高的效率全面迈进。医院领导应充分认识到现代管理理念和管理技术在医院档案管理工作中运用的必要性和迫切性，加大资金投入力度，对硬件设备和软件系统加以更新和优化，给医院档案信息化建设提供有力支撑。而在医院档案信息的共享方面，需要立即着手构建信息网络，包括医院内部信息网和公共信息网，前者负责保管医院的机密档案，只有医院工作人员能够使用这些档案信息资源，防止那些重要的档案信息外泄而危害到医院的利益；后者则要面向全体社会公众开放，所有社会公众都可以根据自身的实际需求来查找和使用医院档案信息，有助于医院档案服务功能的进一步发挥。

    3.4 提高档案管理人员的素质

    新的时代要求档案管理人员必须投身于社会，把自己的知识、才学奉献给社会的同时将新的形象展示给社会。档案管理人员的新形象应是具有较高的修养、情操以及医院档案部门所特有的良好风范与气质，能够以良好的职业道德赢得社会公众的敬重，从而提高医院档案部门的社会地位，更好地实现医院档案部门的社会服务功能。同时档案管理人员要加强档案管理知识的学习，档案管理现代化涉及计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强档案管理人员相关专业知识的培养，使之能够熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术，不断提高档案管理人员的知识水平和业务素质，实现档案管理由手工操作向现代化管理的转变。

    4 结 论

    传统医院档案管理观念的滞后性使得档案的利用与服务工作遭遇了重重困难，在新时期医院档案的服务对象已经成为全体社会公众，不能再继续沿用传统观念实施档案管理工作。为了保证医院档案管理工作的实效性，应不断丰富医院档案数量，提高档案质量，给用户提供多种多样的服务，与此同时，还要重视提升档案的信息化管理水平，加强对档案管理人员的业务培训，从而促进医院档案利用与服务工作的稳定有序开展。

    参考文献：

    [1]田建军.探究医院档案的利用与服务价值[J].办公室业务，2015（18）.

    [2]赵美玉.浅谈医院档案的利用与服务工作[J].黑龙江史志，2013（7）.

    [3]王璐颖，轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究，2011（4）.