医院后勤物资采购全面策划的探讨

    黎清

    【摘 要】 后勤管理是医院保障和支持体系的重要工作，在协调与协助医院事务方面起到了非常重要的作用。医院后勤物资采购管理过程中，应当明确物资采购的范围、方式以及职责，加强采购过程中的监管。本文从招投标、资金管理以及采购过程把控和采购档案更新管理等方面进行分析，并在此基础上谈一下个人的观点与认识，以供参考。

    【关键词】 医院后勤物资 采购 全面策划

    医院后勤物资采购管理工作过程中，应当提高其科学合理性，尽可能减少库存占用和资源浪费，对医院后勤物资采取统一采购、供应和核算的管理模式，做好细节上的质量管控，具体从以下几个方面着手：

    1.建立完善后勤物资招标采购制度

    在医院后勤物资采购管理过程中，应当加强制度化建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》，结合医院实际情况，制定适合医院发展需要、切实可行的物资采购管理机制、管理方法以及实施细则，这是物资采购的前提，也是确保招标的客观性、公开性以及公平公正性的重要手段。制度中应包含采购范围、采购组织机构及职责、采购预算计划、采购流程、采购方式及限额标准、供应商资格条件、采购信息公开、各物资类别采购特殊情形、采购合同签订、采购付款方式、采购验收、质疑和投诉、纪检监督和责任等多方面制定全面的采购制度。医院后勤物资采购管理工作中，应当成立采购领导小组并下设采購办公室，代表医院行使采购只能，采购行为实行“统一领导、科室申报、主管职能部门管理、分类采购”的管理模式。采购制度规范化，有利于减少人为或者行政干预、提高医院后勤物资采购管理工作质量和效率。

    2.物资采购中的资金管理

    在医院后勤物资采购管理过程中，资金管理是重点。在创新物资采购资金管理模式时，采用BP神经网络即基于误差反向传统算法的多层前馈人工神经网络。神经网络的医院物资采购资金管理是一个闭合循环系统，其中采购资金流是根据物资利用需求量，针对性地进行物资价值形态变化，有效满足医院物资需求是传统物资采购资金管理工作的重点。基于BP的物资采购资金管理模式下，收集信息和分析预测需求，有利于确保各项物资采购能够有效满足临床应用，并且为物资分配提供数据参考。BP下的医院后勤物资采购资金有效利用率得以提升，物资需求一直处于变化状态，差异性对后勤物资采购预算有较高要求。通过BP网络，医院后勤物资采购过程中的资金管理工作，可根据实际需求，优化调整后勤物资采购类型以及数量等，可以有效保证物资采购预算工作顺利进行。一方面可以有效转变传统医院后勤物资采购资金管控模式，即入库数量与结算一致;另一方面也可以有效避免医院后勤物资采购过程中的资金利用随意性与盲目性。

    3.物资采购需求确定的管理

    物资采购的关键环节是采购需求的编制，编制的好坏直接影响整个项目的采购效果。实践中，需求编制最常见的问题有：编制的准备时间不足;工作人员业务不精或过于自信;缺乏必要的专业人员、专家的参加和咨询;需求过于严格、带有倾向性或排斥性，限制竞争等等。因此采购需求确定应包括供应商资格条件、功能要求、技术要求、质量要求、服务要求、商务要求、交付方式、验收标准、采购金额、评审方法以及评审标准的建议等，其中技术参数的制定须严格执行上级规定，做到无倾向性、无歧视性、无排他性等。在确定采购需求前，应当充分了解市场信息，深入调研，不能只采纳个别少数供应商推荐的方案作为需求指标，并整理调研材料进行全面分析，以作为需求编制的书面依据。需求编制完成后，采购部门组织院内对采购需求进行论证，尤其对项目的技术规格、服务要求等等，如对采购需求难以明确细化的，可以请采购咨询专家或有关行业专家进行采购需求论证。不合理的过高的技术配置，将造成资源的闲置和浪费，过低的技术配置也不能达到实际使用功能要求，因此采购需求应切合实际。同时，采购采购部门对采购需求结果加以保密，不得向供应商透露，否则不利于采购过程中通过市场的充分竞争，采购结果也未必理想。

    4.物资采购过程规范化管理

    制定科学合理的后勤物资采购方案与计划，并且严格按照规范程序以及采购审批制度落实物资采购工作。由年计划及月计划的采购模式相结合。

    4.1年计划采购。一是采购立项审批。科室根据业务发展需求制定采购计划，采购部门汇编并市场调研后编制预算，提交采购领导小组审议后交医院讨论同意，由采购办按规定程序进行采购。二是公开采购。根据采购项目选定采购方式，如政府采购、院内自行采购、委托招标采购等，原则将常用物资服务等纳入协议供货模式，提高采购效率。采购过程中贯彻执行“公平、公开、公正”原则，采购前对项目公示，随机抽选评审专家，采购过程要由审计监督、采购对结果公示、签订采购合同。三是采购验收入库。采购订货后交由物资管理部门办理入库验收，由仓管员、物资主管部门、供应商共同对着合同条款、招投标文件、销货发票，对货物品名、数量以及规格和质量等指标参数进行严格查验，合格后签字、入库，形成书面验收资料。严禁将没有入库手续的物资，交付各科室使用。物资验收后，仓管员应当将手写入库单交开单员，利用微机打印正式入库单一式四联;其中，仓管员、采购员以及物资会计和财务各一联，仓管员与采购员签字，明确彼此的经济责任，以此来提高物资入库的准确性。

    4.2月计划采购。基于年计划的基础上，各科室根据实际需求每月月中申请下月采购需求，准确填写好预采购的医疗物品名称、规格以及数量和质量等内容，由各科室负责人签字并交仓库保管人员统计，汇总各科室计划后调阅库存量，确定采购物资的名称与数量。各科室申请计划外物资、急需用品或需增添仓库未有的物资必须由科室负责人提出书面申请并写明原因，申请数量、规格、价格预算等，呈主管领导审批后交仓库保管员汇总交采购部门安排采购。

    5.采购物资信息化建设

    在后勤物资精益化管理中，使得采购物资信息化建设迫切需求。采购档案等资料可利用现代信息技术手段对医院采购管理系统优化改造，及时更新信息资料，建立与多信息平台互通互联的物资采购体系，规范物资采购流程。采购过程与医院多系统成功对接，可以对物资采购过程进行全面监控，大大提高了物资采购的透明度，对采购流程进行严格管控。一是采购申领系统的信息化建设。各科室基于该系统向后勤物资采购管理部门提出申请，后者根据库存情况自动生成申请单，若仓库仍有库存，系统提醒各科室可直接申领并即时消息通知后勤部门发放给科室;如无库存，即系统通知科室，科室做好应急准备并提醒通知采购部门进行采购。避免因传统纸质申请方式不及时而延迟采购，影响各科室使用。二是采购档案信息化建设。完成采购后，档案系统将自动生成整个采购过程中的采购资料，形成采购项目的详细信息，如采购货物的规格型号、采购时间、合同签订时间、送货时间、入库时间等，定期提醒合同到期时间，提前拟定采购计划，避免物资供应断裂，同时也可以有效避免单据传递中的信息数据遗失。实践中，通过将医院后勤物资采购管理与其他系统平台有效地联系在一起，可以有效实现医院后勤物资采购信息化建设以及全过程管控。

    结束语

    总而言之，医院后勤物资采购管理工作中的影响因素很多，实践中应当加强思想重视，做好各环节的质量把控，既要通过适合的采购方式选择供应商，又要对其全过程中进行严格管控，做好资金应用与信息化建设，这样才能提高后勤物资采购管理效率。

    【参考文献】

    [1] 谷秀英.医院后勤物资信息化管理的应用[J]管理观察，2018（07）.

    [2] 滕焱.医院后勤物资的精细化管理浅析[J]企业改革与管理，2017（06）.