工程建设企业海外项目档案管理存在的问题及解决策略

2023.03.02

高华

【摘要】工程建设企业响应党中央号召实施“走出去”战略已有25年。在25年的发展历程中，企业的国际业务实现了跨跃式发展，业务规模不断扩大，成为世界油气领域不可忽视的一支重要力量。海外项目资料管理如何实现合同要求与当地法规、国内规范和企业规定的统一，是海外项目档案管理面临的重要问题。

引言

项目档案是企业工程实施过程中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。包括工程管理资料、工程质量控制资料、工程采购资料、项目验收资料和项目图五种类别。它是工程承包合同包含内容的一部分;是工程质量评定验收备案的依据之一;它是工程建设和管理的依据，它让工程质量有据可查，尤其是单位进行维修、管理、使用、改建和扩建的主要依据。随着工程科学化管理水平的提高，工程档案要求越来越高，项目资料整理在工程施工管理过程中越来越显得尤其重要。在工程施工管理过程中，项目总包方及各施工单位要充分认识到项目资料编制的重要性，从工程项目开工抓起，建立健全项目资料管理制度，加强与监理和业主之间的沟通，真正的实行“三同步”，就能做出一流的项目档案资料。

1项目档案管理中存在的问题

1.1档案管理主体多元。一个工程项目由建设、设计、施工、监理等多单位参加，在各阶段形成的项目档案经过了不同的主体和单位，导致档案管理呈现多元化的趋势，从而造成档案来源复杂，管理难度偏大的情况。

1.2档案管理标准不统一。一个工程往往需要几年甚至更长时间才能完成，期间会产生大量的文件资料，管理人员多有变动，施工队伍多，各单位的档案资料归档范围和整编标准不统一，因此使归档的档案资料杂乱无章，不易整理。

1.3档案资料归档滞后。这一现象尤其在工程的初期最为明显。工程初期，新的项目部刚刚组建，各种工作千头万绪，领导主要精力都放在工程如何设计施工上，对档案资料的收集不够重视，等到各方工作稳定，重视档案工作时，工程的前期文件资料已时过境迁，有的已丢失或收集不全了。由于平时不重视文件的形成、积累、收集和整理，造成工程档案不完整、不准确。“回忆录”式的档案资料，很难保障项目档案的质量。

1.4业务人员归档意识不强。在以市场经济为主要方向的海外工程项目施工过程中，从管理层到业务人员对于工程的施工质量以及施工进度都较为关心，这方面的要求也相对比较严格，而与此同时，项目的档案资料的产生却常常被忽略。许多参建单位只注重对项目文件特别是对项目图和项目文件的完整、准确、系统进行监督、检查、审核、签字的责任，忽视了收集、积累工程中形成的文件资料。

2 强化管理，提升水平

2.1 建立健全档案管理制度。建立健全档案管理制度是档案管理中的重要保障，也是企业管理目标实现的有效途径。持续完善档案管理相关标准与制度建设，因地制宜，了解海外项目档案管理具体要求，对标相关监管要求，修订海外档案管理办法，结合内控关键控制点，完善相关制度中对文档管理的要求，基于企业业务特点，针对关键领域制定文档管理制度

2.2 加强档案资料与工程建设同步化管理。为使项目档案资料管理和控制与工程建设项目同步进行，从项目建设开始，就要制定明确的工作总体目标，然后围绕这个总体目标，制动不同阶段的工作进度计划，环环相扣，实行目标管理，一个阶段一个阶段有序地推进。

2.3建立项目档案管理约束机制，增强档案管理意识。建设单位要建立项目档案管理约束机制，从源头上保证建设项目档案管理工作落实到位。在工程开工后，档案管理人员应分期分批对工程管理人员＼监理人员＼施工单位人员进行档案法律法规的宣传教育和档案业务知识培训，使他们在增强档案意识的同时也熟知档案馆对项目资料的要求标准，在项目开始时就用规范化＼标准化来严格要求，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现，确保形成一流的项目资料。

2.4推行档案信息化管理，提高档案管理效率。档案信息的开发和利用，不仅能够更好的方便档案人员进行管理，同时也反映企业档案的管理质量，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效的实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。企业可以组织相关的工作人员对近年来所承接的海外工程项目档案进行整理，编制企业专属的海外工程项目资料清单，從中总结出不同地区施工的有效数据，为今后的海外项目提供更好的方法和技术指导。

2.5 加强档案管理业务指导和培训。项目部要组织参建单位项目管理人员、技术人员、档案人员参加业务培训，使工程人员了解档案德管理知识，档案人员了解工程建设程序和专业知识，学习档案业务、管理理论、工作方法、计算机使用等相关知识，提高思想认识和业务水平，同时深入施工现场，对建设项目实施过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像等进行收集、整理、归档，确保档案资料的有效性、安全性、完整性，使工程档案管理规范、有序、优质地完成。

2.6加强档案资料管理意识。加强对各工程管理部门主要领导档案意识的宣传，使得项目经理、总监理工程师对工程施工过程中形成的资料引起足够重视，定期召开项目资料汇报会，加强对现场技术人员、资料管理员档案知识培训和档案法律法规的宣传、提高档案理论素养，防治工程档案资料不真实、不准确、不规范，与工程进度不同步、资料记录不及时、出现“回忆录”等情况的发生，避免因工程档案资料验收不合格，导致资料大量整改、返工，延误工程验收的现象发生，实现工程施工进度与档案资料收集整理的统一。

总之，项目档案资料的收集整理工作是一项系统工程，它涉及到各专业、各部门，要保证工程项目档案资料的齐全、完整、准确、系统，真实地记录和反映施工及项目验收的全过程，须依靠档案管理部门、工程管理部门、施工单位及监理单位齐抓共管，提升管理水平，严格按照档案法律法规办事，才能保证一流的项目档案形成。