浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

    【摘 要】 政府机关的人事档案是对政府机关员工正确选拔和使用进行历史性、全面调查和理解的重要依据。今天，随着中国经济体制的不断变化，人们对机构和机构职能变革的要求越来越强，人力资源是机构和机构的核心。机关事业单位职能的有效性在很大程度上受到人力资源管理的制约，因此，人事档案对人力资源管理有着重大意义。然而，就目前的实际工作中，人事档案的应用却没有得到应有的重视，导致其发展停滞不前。

    【关键词】 人事档案 机关事业单位 人力资源管理 作用

    引 言

    机关事业单位人事档案可以保证正确的选拔工作，从而为选拔工作提供重要依据的同时，加强了全面性、科学性。随着我国经济体制的不断变革，人们对机关事业单位职能变更的要求越来越强。人力资源作为机关事业单位的核心，对机关事业单位的良久发展有着至关重要的影响。根据这一现象，机关事业单位要对人力资源管理引起高度重视，从而有效开展人事档案的工作。本文将通过三个方面，详细论述了人事档案在机关事业单位人力资源管理中的具体应用，针对出现的问题，进行有效分析，从而对其作用进行详细论述。

    一、人事档案利用情况

    （一）反映内容不全面

    目前在开展人事档案管理的工作当中，是通过干部档案管理的模式，人事档案主要包括：当事人简历材料、自传材料、组织鉴定、考核情况、考察材料、学历、学位、培训、专业技术情况、职务材料等，与此同时政审、党团组织材料、奖励违纪材料、工资级别调整等也被包含在人事档案当中。然而，传统的人事档案却没有对当事人的工作能力，培训方面和工作业绩进行有效记录。机关事业单位在进行人力资源管理的过程中，由于人事档案的不全面性，导致当事人无法被人力资源管理全面了解，其信息无法满足要求，从而造成了人力资源工作无法正常开展。人事档案的内容缺乏全面性，导致用人单位缺少具体的识人标准，长此以往，人事档案会慢慢丧失在相关单位人力资源管理中的重要性。

    （二）人事档案内容失真

    随着社会的发展，就业压力越来越大，导致人事档案内容的真实性受到严重威胁[1]。具体表现在人们私自篡改人事档案，企图找到一份满意的工作，将工作时间、学历等信息篡改为自己理想的状态。在现如今的社会中，随着就业压力的不断加大，人事档案造假的现象涌出了水面，如果人事档案的管理人员没有对其开展严格把控，不对错误档案开展有效措施，将错就错的接受档案，那么将会带来严重的后果。人事档案内容的失真现象，不仅会严重威胁人力资源部门的有效工作，对职工的评价缺乏科学性，还会导致人力资源管理的作用受到严重制约，无法发挥真正价值。

    （三）人事档案材料过时

    人事档案的收集工作往往是一项内容冗杂，流程繁琐且漫长的过程。就目前的人事档案收集来看，大部分的相关事业单位并不是随时随地开展材料的收集工作。即使某些人事档案管理部门保障了收集材料的实时性，然而却没有严格把控归档的时间，在通常情况下，一年归档一次。这一现象在很大程度上使人事档案的材料不具备实时性，其最新的档案无法得到有效管理，当人力资源部门在提取档案的过程中，只能根据历史的材料对当事人的状态和能力进行分析，而缺乏最新材料，导致无法深入分析当事人的最新状态，造成了人力资源的不科学性。

    （四）档案管理者素质不足

    就目前的人事档案管理来看，其管理者不仅缺乏专业的素质，还在管理的过程中，没有深刻意识到人事档案的重要性，形式管理现象严重。人事档案管理者往往由单位不受重视的人开展工作，从而在管理的过程中存在强烈的应付心理，严重阻碍了档案管理的发展，使人事档案的作用受到严重威胁。

    二、人事档案的作用

    第一，人事档案可以为人力资源反馈信息，且确保信息的可靠性、真实性和科学性。人事档案进行有效地管理，不仅要保证当事人的工作经历，思想品德和业务水平得到有效的反映，还要对当事人的个人素质、个人技能等进行严格把控，从而保障人事档案的全面性[2]。完善的信息提供可以为用人单位提供有效的管理方案，使其可以通过档案对当事人进行深入了解，针对员工个人特长开展针对性工作，从而使每个职工的潜能可以有效被挖掘，使其在各自的岗位上可以发挥个人优势，不同员工之间合理搭配，取长补短，开展更为高效的工作。

    第二，有效的人事档案管理可以为人力资源在开展决策的过程中提供重要依据。人力资源部门在开展职工的考核工作时，需要根据人事档案中的绩效评估、职工考核、人事考核等多项内容，从而决定员工的晋升、奖惩情况。与此同时，在人力资源部门对职工开展培训工作时，也要对人事档案的信息进行深入分析，从而保障培训工作的针对性、科学性和有效性。人力资源管理者在进行职工业绩，素质和能力等进行综合测评的过程中，必须要基于全面的人事档案，从而保障人力资源部门管理决策的科学性。

    三、如何发挥档案作用

    （一）丰富人事档案的内容

    人事资源管理部门的有效工作，在很大程度上要依赖于人事档案中的信息与数据。因此，人事档案中的内容应当丰富化，不仅要保障信息数据的价值，对履历、自传、学历、工资级别调整和奖励情况进行深刻反映，还要对当事人的兴趣爱好，专业能力以及个性特征进行严格把控。将这些元素都融入到人事档案当中，丰富人事档案的内容[3]。人事档案内容的丰富性，不仅可以帮助人力资源部门开展有效的工作，还可以使当事人的工作岗位更加符合其自身发展，发挥最大价值。

    （二）增强人事档案真实性

    人事档案的真实性，对人力资源部门的工作有着不可小觑的意义，不仅可以使人事档案信息的真实性得到保障，还可以在最大程度上保障人事資源管理以及事业单位的健康稳步发展。在具体工作中，应做到提交的文件材料应仔细筛选，发现变形的材料应当在现场进行验证，以确保材料的真实性。那些提交欺诈性处理材料的人应该采取相应的惩罚，以儆效尤，从而有效避免再次出现档案失真的现象。同时，要加强相关法律法规的建设，收集，转移和存档好的人事档案，坚决不归档虚假材料，为人力资源管理决策提供可靠依据。

    （三）提高管理者素质

    在开展人事档案的管理过程中，要基于完善的人事档案管理制度，对人事档案的管理工作引起高度重视。具体应从人员处着手，首先应积极招聘高素质管理者，可通过增加工资等手段，来促使更多的专业人员积极参与人事档案的管理[4]。与此同时，还需加强对现有人员的人事管理工作相关培训，提升员工工作能力;对员工进行思想政治建设，优化员工工作状态，使他们的职业道德可以得到强化，提高责任心。还可建立公正合理的奖惩制度和竞争制度，利用这些制度激发他们的工作热情，提升员工及管理者的职业素质，从而使人事档案可以在人力资源管理中发挥最大价值。

    （四）加强档案现代化管理

    随着科学技术的不断发展，现代化的理念融入到了社会的各个领域之中，人事档案中也应当将其有效融入。传统的人事档案已经无法满足于时代的日益鏖战。因此，将现代化理念融入到人事档案管理中，俨然已是大势所趋。利用互联网技术，建立有效的人事档案资源平台，使每个人的个人信息档案可以通过网联网被有效查询，使工作效率更加高效。现代化的人事档案管理可以使人力资源管理部门的工作得到很好的优化，使他们足不出户，即可对当事人进行全面的了解，极大地减轻了人事部门的工作强度，从而有利于发现人才，使用人才，推动了人力资源管理部门的现代化发展。

    四、结束语

    综上文所述，随着时代的发展，人事档案管理在社会中发挥着越来越大的作用。因此，要对人事档案进行全面、深化和科学的管理。保证人事档案等内容的丰富性、真实性的基础上，加强现代化的管理，通过提高人事档案管理者的素质等方法，为人事档案管理工作打下基础，从而推动人力资源管理部门的有效发展。

    【参考文献】

    [1] 乌云其木格.浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].广东经济，2017（10）.

    [2] 王军.浅谈人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].神州，2017（14）：259-259.

    [3] 刘海梅.浅谈人事档案在人力资源管理中的重要性[J].中国市场，2014（38）：59-60.

    [4] 林静.浅议人事档案管理对人力资源管理的促进作用[J].办公室业务，2013（17）：206-207.

    作者簡介：侯建华（1973.12～），女，籍贯：河南省焦作市，经济师，大学本科，研究方向：人力资源。