高校声像档案数字化建设的问题与思考
龙芊良
摘要：互联网科技的高速发展促使全国档案事业做出适应性调整。档案数字化建设作为联结传统档案实体与现代信息技术的第一步，逐渐成为各层级档案部门的工作重点。本文通过对北京大学档案馆声像档案数字化的初步探索，分析高校声像档案数字化建设中可能出现的问题，并深入思考相应的改进方法。
关键词：声像档案 数字化建设 数据安全 档案利用
在信息化建设不断深入发展的今天，国家档案事业面临着技术革新对传统工作模式的冲击。在此背景下，高校档案馆作为其中的重要组成部分，也亟须抓住这一时代契机来转变传统的手工实体档案管理模式。作为联结传统档案资源与现代科技力量的一座桥梁，以老照片、录音带和录像带等载体为基础的声像档案数字化建设不仅有利于减轻自然或人为损害声像载体的严重程度，更对高校档案馆创建声像档案资源智能化管理平台、促进声像档案信息开发与资源共享有着重要的意义。
一、高校声像档案管理现状与数字化建设
作为高校档案馆藏资源的重要组成，声像档案真实地记录了高校的发展变迁历史，生动地展现了建校以来的校园文化底蕴。目前，大部分高校档案馆都存有一定数量的声像档案实体，但对这些档案的重视程度还不够。以北京大学为例，因条件有限，对声像档案并未设置独立保管库房。随着保存时间越来越久远，声像档案出现了档案本体脆化、局部破损的严重问题，不仅老照片存在褪色、折损和污浊情况，很多磁带、录像带的保存状况也不容乐观。保存时间、温湿度和库房环境等自然因素影响着声像载体的存续状态，调阅、复制和扫描等行为也加剧了声像档案本体的受损程度。特别是近年来随着新媒体和数字影像技术的不断发展，越来越多的音视频制作需要以声像档案为素材，使得这类档案的利用率大幅提升，档案实体的损坏风险也极大提高。
为解决声像档案的保管问题，更加便捷地利用档案资源，部分高校档案馆在21世纪初开始对馆藏声像档案展开数字化建设。以北京大学档案馆为例，其声像档案数字化建设大体分为三个阶段：一是以档案信息管理系统应用为基础的前期准备阶段，依托于新型软硬件设备，构建馆藏声像档案目录数据库；二是以分类声像档案数字化为重点的中期建设阶段，借助计算机、扫描仪等外部专业数字采集工具，对声像载体内的存储信息进行数字转化；三是以系统更新、数据应用为主的后期完善阶段，开发声像档案专业编研和利用模块，解决系统承载力不足、数据应用不充分等问题。高校声像档案数字化是档案专业化管理的基础，也是档案智能化利用的前提，但值得注意的是，在具体实践中仍有部分问题需要反思。
二、高校声像档案数字化的问题反思
笔者考察高校档案馆声像档案数字化过程发现，在制度、管理、技术和业务层面上仍存在着一些问题，直接影响着数字成果的转化和声像档案的利用。
（一）档案管理制度不健全，数字化标准不统一
科学的档案管理制度是信息时代档案事业规范有序发展的重要保证。现代科技与传统档案事业不断加深融合的现实状况，要求国家和各地方档案部门及时制定符合时代发展需要、推动档案数字化建设进程的新制度规范。但是，除2017年國家档案局曾出台《录音录像档案数字化技术规范》，对声像档案数字化程式中的软硬件设备配置提出技术要求外，各级档案管理部门并未制定权威、详细、具有实操经验的档案数字化建设指导规范，这就造成了高校档案馆在声像档案数字化建设过程中缺少制度约束和规范指导，也未能在实践中建立起一套适用馆情实况、统一标准的数字化管理流程体系。很多高校档案馆在声像数字化建设过程中没有制定统一的标准体系和详细的操作流程，也未对工作中涉及的软硬件设备配置、数字技术参数、存储格式、备份介质等做出明文规定，这直接导致了声像档案数字转化率较低、成果质量较差，也给后续的声像档案数字化在线管理和智能化安全利用埋下了隐患。
（二）管理人才培养不到位，声像档案人才队伍不健全
管理人才培养不到位是当前高校档案馆声像档案数字化建设中存在的重要问题之一。在前期数字化阶段，很多档案馆没有建立起独立的声像档案管理员体系，既缺少精通计算机技术、图像修补、音视频编辑能力的专业技术应用型人才，又缺乏一线声像档案摄影、采集、整理人员。在高校档案馆人力不足的情况下，复合型管理人才的培养显得极为重要，然而受科室业务和职能划分局限，大部分馆员都只具备单一业务技能，难以对声像档案数字化工作提供更广泛的帮助。此外，高校兼职档案员忙于各类日常工作，往往缺少收集声像档案的积极性和主动性，加之对声像数据归档程序不清楚，因而声像档案的收集数量和质量都较其他类档案有较大差距。
（三）数据安全难保障，软硬设备不匹配
声像档案数字化建设离不开互联网大环境和计算机新技术，也必然伴随着各种现代网络安全问题的出现。对已完成声像数字转化工作的高校档案馆而言，数据备份不及时、信息安全保障不到位等问题仍亟待解决。如数据备份以后台服务器为主，缺少多层或异地备份考虑；数据量持续增长造成管理系统负担过重，缺少计算机风险防范意识等。转录技术不成熟和设备不匹配也严重影响了声像档案数字化的实际质量。由于播放设备年久老化、转录技术衔接不到位，一些带体在转录时出现了多次断裂的状况；因计算机软硬件设备配置和声像载体质量不同，转录后的声像数据质量不一。此外，高校档案馆还面临着因程序更新换代导致已转录数据资源无法运行的问题，由于数据文件存储格式的兼容性有限，一旦档案管理系统或软件程序发生大幅变动，就有可能出现在线电子文件无法阅览的情况，进而影响声像档案数据资源利用的有效性和存储的稳定性。
（四）编研利用未启动，档案业务待拓展
作为广泛宣传声像档案资源的方式之一，编研利用也是高校档案馆声像档案数字化建设的重要内容，对推动声像档案数据库建设、提高声像档案文化价值有着重要的意义。然而，受部分现实条件和档案馆机构设置影响，目前大部分高校档案馆并未启动声像档案编研这一业务项目，仍然以档案本体长期保存为主要工作目标，以声像档案的实体管理和数字转录为建设要点，仅对部分用于学校大型庆典活动、展览宣传的声像资源进行开放，在编研推广方面，工作力度不够。
三、高校声像档案数字化建设的改进方法
声像档案数字化建设是新时代数字校园建设的组成部分，是传统声像档案与现代智能科技相融合的重要环节。针对高校声像档案数字化程式中的问题，笔者提出以下改进方法。
（一）完善声像档案数字化管理制度与标准
声像档案数字化有关管理制度、业务标准和工作流程的制定与完善，是解决当前高校档案馆声像档案数字化建设中遇到的各种问题的根本途径。只有不断优化档案管理制度，规范工作流程，才能确保声像档案数字化以统一的标准展开。在遵循国家、地方各级档案部门法律法规的基础上，高校档案馆应当根据声像档案实体保存情况制定“重点突出、分批选择”的数字化原则，建立适用于本校各类声像档案数字化程式的管理制度，设定严格、合理的照片、音视频数字化流程规范，并在实践中不断完善每条规章。同时，高校档案馆还应在声像档案数字化趋势引导下，全方位建立健全声像档案数字管理制度，贯穿声像档案从收集、整理、保管到利用、编研的全过程，对新技术形势下的档案流水业务提供更加优化和便捷的操作流程标准，并监督指导各院系更好地执行声像档案数字管理的各类规章。
（二）加强声像档案多元业务人才梯队建设
专业管理人才队伍的培养与建设是维持高校档案馆声像档案工作长久发展的重要条件。当前，高校档案馆技术人才相对稀缺，大多数档案员都熟悉档案收集、保管利用等基本业务，但对声像档案数字转化、后台存储、在线编辑、开发利用等新业务不甚了解，因此提升高校档案员的技术应用能力并增强其学习意识十分重要。利用声像档案数字化建设契机，高校档案馆应在工作实践中帮助档案员及时了解声像数字资源的转化流程、技术要求和利用范畴等新内容，不断培养档案员的档案业务技术能力，逐渐形成从专业馆员到业务档案员的多元人才梯队。同时，为更好地普及声像数字技术，高校档案馆还应不断创新技能培训方法，在校内组织召开培训会议或主题讲座，鼓励馆员外出学习、异地交流，并采用竞争学习、优劣奖惩的方式进一步推动档案员的技能培训。
（三）拓展声像档案数据存储与安全备份渠道
随着声像档案数字化进程的不断推进，档案虚拟数据存量也在不断增加，这就要求高校档案馆不仅要改善声像档案实体的存储环境和设备条件，更要不断提高保护声像档案数据信息安全的意识。针对档案管理系统易受不明攻击或网络漏洞影响这一现实问题，高校档案馆在强化档案管理系统防火墙的同时，还要采用服务器存储和异地备份的双重保护渠道，对已完成数字化的声像档案数据进行安全存储，时刻关注后台服务器的安全状态，并及时选择符合保存条件的异地进行二次备份，以防止档案数据丢失或损毁等小概率事件的发生。此外，高校档案馆专职馆员和兼职档案员应不断提升安全防范意识，及时制止有损毁档案资源嫌疑的任何行为，积极宣传档案数据安全的重要性。
（四）加快推进声像档案编研与共享利用
高校声像档案数字化建设的根本意义不仅在于保护档案数据信息资源的完整性，更重要的是如何利用现代科技手段挖掘和推广声像档案资源背后的文化价值。在当前新形势下，高校档案馆要改变“管重于用”的传统思想，将声像档案编研利用提升到档案业务的重要位置。所谓“声像档案数字资源编研与利用”主要是指档案馆对数字化后的声像档案信息以某一主题为类进行重新整理、加工和组合的过程。利用依托于计算机技术和互联网平台的档案管理信息系统，高校档案馆可以对文字、图片、音视频等多种档案类型进行数字化加工处理和在线编辑校对，最终形成馆藏声像档案数字资源的跨载体应用。加快开展声像档案资源编研与利用业务，一方面可以充分利用声像档案的数字化成果，展示高校多年的历史文化风貌；另一方面又可以充分挖掘档案信息价值，实现声像数据的资源共享和广泛利用。
总之，信息时代高校声像档案数字化建设是大势所趋。作为创新档案管理方式的重要工程，声像档案数字化建设不仅对传统声像档案的长久保存意义重大，还极大地推动了档案数字平台的应用与新型档案管理系统的开发，为数字化档案管理和智能化服务利用创造了良好条件。高校档案馆只有做好实体档案数字化建设、档案数据库更新和档案数字平台搭建等基础性工作，将静态存储的档案实体转化为动态利用的档案数据，才能在真正意义上实现档案与科技的融合，不断推动高校档案事业向前迈进。
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作者单位：1.北京大学历史学系2.北京大学档案馆
