民国档案著录项目管理队伍建设的思考
姚行
摘要：文章阐述了加强综合档案馆民国档案著录项目管理队伍建设的重要性，分析了当前综合档案馆著录项目管理队伍建设的现状和存在的问题，并探讨了加强综合档案馆著录项目管理队伍建设的对策。
关键词：综合档案馆 民国档案 著录项目 队伍建设
2021年1月1日新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）正式施行。新修订的《档案法》第七条中提到的“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”，是对2014年《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中“规范并支持社会力量参与档案事务”的继承与巩固，是从法律层面对社会力量参与档案事务的肯定和保障[1]，也为引入社会力量以项目外包形式开展民国档案著录工作提供了法律支持。
综合档案馆档案著录项目管理队伍水平影响项目的管理效能，将直接决定著录效率和目录质量，如何加强项目自身管理队伍建设成为当前必须认真思考和研究的重要课题。
一、民国档案著录项目管理队伍建设的重要性
（一）提高目录质量的关键
“民国档案文件级目录数据的质量是民国档案目录体系建设的灵魂，它关系到国家重点档案资源信息化管理和开发的利用水平，关系到为党和国家提供专业化的档案信息服务的能力。”[2]目录质量不仅取决于对外包公司的选择，更取决于综合档案馆自身项目管理队伍的管理水平，其重要的是管理人员的能力与水平。项目管理人员专业素质高、知识范围广、责任意识强，有能力检出目录问题，才能使压力传导到位，形成环环相扣的“责任链条”，推动外包公司人员质量意识的提高。
（二）项目平稳运行的保障
综合档案馆如果忽视项目管理转而放手公司一方运行著录项目，很可能给项目平稳运行留下隐患。公司方为追求著录速度而简化著录流程，由此导致一些错误的做法在目录中不断重复出现，使得目录问题解决的时间变长。另外，公司方前期准备不足、人员配置与实际需求不相符、项目团队执行力不高等，都可能造成项目运行过程产生波折。单靠公司一方运行项目既不科学也不现实，综合档案馆项目管理队伍应切实担起监督之责，主动作为、提前谋划、细化措施、做好预案，保证项目的平稳运行。
（三）业务可持续发展的需要
基于民国档案数量众多、相对集中的特点，以项目形式长期开展著录工作将是一个大的趋势。综合档案馆民国档案著录项目管理，涉及众多步骤和环节，比如进行项目申报、拟定招标需求、审核招标文件、进行现场业务指导、抽检目录成品、准备绩效材料等。合同任务量越大、项目规模越大、公司人员越多、时间进度越紧，对于项目管理队伍的要求越高，所以建立一支业务精湛、结构合理、充满活力的管理队伍势在必行。
二、民国档案著录项目管理队伍建设现状
近些年来，在国家档案局专项资金或省市级财政资金的支持下，各综合档案馆纷纷开始了民国档案文件级目录著录项目的实践探索，形成了各自不同风格的项目管理队伍和管理人员，有力地推进了著录进度。各馆项目管理队伍或管理人员为完成年度任务，采取了各自不同的过程监管措施和目录检查方法，保证了档案实体和信息的安全，取得了很大的工作成效，但仍存在一些问题，这些问题带有一定的普遍性，也辐射出民国档案文件级目录著录项目存在亟待解决的问题。
（一）人员结构有待进一步完善
我国现有档案专业人才呈现“女性偏多、年龄偏大、高学历人才偏少、非专业人员偏多”[3]的态势，档案著录工作同样如此。各综合档案馆民国档案著录项目管理队伍成员多由原来从事著录工作的人员直接转变而来，是“联络员”也是“裁判员”，是“指导员”也是“抽检员”，是“安全员”也是“督查员”，以上情况并不鲜见。民国文书的字体、字形、语体、格式和当代迥然不同，文字字迹潦草、语意晦涩难懂，从事著录管理工作首先要克服文字关、阅读关，对于没有著录基础、缺乏学习兴趣的人来说难度不小，远离现实的距离感让很多年轻人望而却步。新加入的年轻人相对较少，没有新鲜血液的注入，著录项目管理队伍大龄化趋势明显。再加上专业结构、知识结构、能力结构等方面不能相互补充，导致著录项目管理队伍总体层次不一，结构有待优化。
（二）综合素质有待进一步加强
民国档案著录项目管理人员个人的知识层次、专业水平、沟通能力跟项目管理水平呈现正相关。民国档案内容丰富、形式各异，是一座知识宝库，但若缺少对于民国历史、政府公文、民间信函等知识基本的了解，很难找到重点内容和重要事件，纠结于可有可无的细枝末节，就会让目录著录失去深层次挖掘馆藏内容的应有价值。可以说，相关人员如果没有一定的知识做铺垫，做不好著录工作，更难以做好民国档案著录管理工作。
民国公文没有既定标题，文件题名需要自擬，民国档案著录项目管理人员只有具有较强的语言分析、概括和表达能力，才能判断公司人员所拟题名是否准确地体现了档案的内容和形式特征，概括是否到位，语意是否完整全面。此外，以项目形式开展著录工作，项目管理人员除涉及与外包公司和馆内其他有关处室的沟通外，也会涉及与第三方即全检公司或监理公司的沟通。这就要求项目管理人员不仅要具备扎实的业务水平、全面的管理能力，还要有较强的沟通协调能力，而现有人员水平参差不齐，能力高低有别。
（三）培训机制有待进一步完善
著录水平高的人不一定能做好著录项目管理工作，针对民国档案著录项目管理人员的培训，必须将著录知识和管理能力相结合，这也是项目管理人员的培训周期要比一般著录人员长的原因之一。当前，开展项目培训的重点一般在著录人员的培养上，而针对项目管理人员的培训则少之又少，项目管理人员与前沿技术的距离越来越远。如“十三五”时期，各行各业都在通过“互联网+”实现创新发展，“在互联网的视角下，档案不再是一个样本而变成了一个全体，档案工作者应该以互联网思维重塑档案工作的制度和流程，拓展档案的深度和广度”[4]。但一些民国档案著录项目管理人员沉浸在传统的项目管理工作之中，缺少新思维、新知识、新技术的输入，使得民国档案著录工作未能产生积极的变化。
三、加强民国档案著录项目管理队伍建设的对策
（一）合理配置和构建项目管理队伍
1.项目负责人的选择。综合档案馆民国档案著录项目负责人是监督项目运行的第一责任人，具有行政、业务双重责任，对项目申报、组织、控制和协调进行全面领导。项目负责人的能力素质直接影响项目的执行进度和完成情况，关系到产出文件级目录的质量和水平。所以，民国档案著录实行项目管理，首先要选好项目负责人。项目负责人不仅应是著录的行家里手，还应具有高超的管理水平，有能力将项目人员拧成一股绳，形成优势互补、配合默契、团结一心的管理队伍。
2.项目管理人员的配置。民国档案著录项目具有专业性强、中间程序多、质量要求高及工期时间短等特点，管理人员的合理配置显得尤为重要。管理人员不仅应具有较强的民国档案文件级目录著录能力，还应具有一定的指导能力、沟通协调和团队合作能力。为实现对项目全方位、全过程、全环节的监督，管理人员的人数应与项目规模相适应，以避免在管理过程出现顾此失彼、左支右绌的局面。此外，应注意管理人员年龄结构、专业结构、知识结构、能力结构等的合理搭配，以相互补充、形成合力。
（二）完善项目管理队伍培训机制
1.多种形式开展培训。做好民国档案著录项目管理人员培训工作要做到三个“结合”，即业务培训与管理培训相结合、成熟技术与新兴技术相结合、线上培训与线下培训相结合。除了培训有关民国文书、近代地方史、文言书函、项目管理、成熟著录技术等内容，在进一步提高项目管理人员现阶段业务能力和管理能力的同时，适当增加人工智能、区块链、物联网、大数据、移动互联等新兴技术的培训内容，可以使著录项目管理人员了解著录工作未来的发展方向。为加大培训效能，综合档案馆可根据需要灵活采用线上培训与线下培训两种形式。
2.问题导向精准培训。业务培训应突出问题导向，实行精准培训。如文件题名的拟写既是著录的重点，也是质检的难点，出现问题类型多、情况杂、概率大。项目管理人员每个人接触的档案和目录不同，存在的问题也各有不同，应建立详细的问题台账，定期召开专项研讨会，轮流上讲台、当讲师，分享近期质检题名情况、存在问题及解决方式，促进管理人员主动总结和研究，带动队伍整体水平不断提升。
（三）强化项目管理队伍内部建设
1.加强党建引领，激活内部活力。“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责，也是档案工作姓党的政治属性所在[5]，党的领导要落实到档案工作全过程。要加强党组织和党员队伍建设，通过开展形式多样的组织活动，把著录工作面临的焦点、热点和难点作为党建工作的发力点，使党组织的工作深入人心、凝聚力量，引导著录项目管理人员自觉提高政治站位，把个人的“独角戏”变成团队的“大合唱”，真正起到引领著录发展的作用。
2.创新方式方法，深挖内部潜力。综合档案馆可以以开展实践锻炼为有效抓手，运用各种方法手段，深度挖掘内部潜力。如开展课题式锻炼，项目负责人每年根据业务需要向管理人员布置课题内容，完成课题的过程也是思考和学习的过程，以提高整体业务水平。如开展轮岗式锻炼，组织著录管理人员体验其他相关项目或同一项目其他环节的管理工作，使其在对比中增进对本职工作的思考，从而更好地开展著录管理工作。
综上所述，综合档案馆以项目形式开展民国档案文件级目录著录工作的关键之处，在于加强自身管理队伍建设；只有在合理配置人员、完善培训机制、强化内部建设方面采取有力的措施和方法，才能实现目录质量水平的不断提升。
注释及参考文献：
[1]常大伟.合作治理視域下档案社会参与能力建设研究——以新修订档案法第七条为中心的思考[J].浙江档案，2020（8）：10-12.
[2]许茵.国家重点档案文件级目录题名著录问题探析——以全国民国档案文件级目录著录为例[J].档案学研究，2018（8）：59-63.
[3]何振，杨文，唐思慧，等.大数据时代档案学教育的新常态与实践拓展[J].档案学研究，2016（1）：117-123.
[4]王协舟，李典诰，王露露.“互联网+档案”新业态发展动力的新挑战[J].北京档案，2019（10）：8-12.
[5]陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障[J].中国档案，2020（7）：18-19.
作者单位：北京市档案馆
