日记类App在个人数字存档中的应用研究
周耀林 管茜
摘要：当前日记类App在激励公众创建意愿、基本满足个人数字存档需要的同时，在保存范围、标引检索、长期保存、隐私安全等方面仍存在一些问题。基于此，本文提出档案机构应该从积极引导、制定标准、推进合作、强化监管等方面优化日记类App在个人数字存档中的应用。
关键词：个人数字存档 个人数字档案 日记类App
日记是个人活动、思考或感觉的每日记录，个人日记是个人档案的重要组成部分。在个人数字存档过程中，App（Application，应用软件）因为其便捷性、易操作性、经济性优势而得到青睐，成为个人数字存档的重要工具，日记类App成为个人数字存档的典型产品。日记类App以App作为记录工具，取代传统的日记本，其以多样化的形式——既包括文字记录形式，也包括照片、视频等形式，实现对个人社会实践活动的真实记录。
一、日记类App应用于个人数字存档的可行性
（一）政策支持
国家档案局提出“档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善”，表明我国的档案资源体系正在从“官方记录”为主向多元丰富的社会资源体系发展[1]，无论何种社会组织与个人均可根据社会管理活动和公众需求在科学合理的范围内进行建档活动[2]。《档案移动服务平台建设指南》也提出要以App、微信公众号为主建设档案移动服务平台[3]，依托App开展档案服务是新时代档案机构改进服务方式、提高服务水平的重要选择。
（二）现实需求
一方面，随着人们物质生活水平的提升，人们记录表达自我的意愿也增加了[4]，个人存档作为一种记忆和情感的保存方式受到了关注。另一方面，随着人类进入以“屏读”“使用”“共享”等为基本特征的数字时代[5]，个体通过在线和离线的方式产生了大量的个人数字档案，改变了个人档案的记录、保存、存储和传递方式，人们要求能以更便捷的方式形成、保存和传播个人数字档案。
（三）优势显著
从日记类App的对象来看，日记类App管理的对象与个人数字存档契合，个人数字日记是个人在社会实践活动中形成的直接原始记录，是个人数字档案的重要组成部分。从日记类App的功能来看，个人数字存档是对个人在实践中产生且归属于个人的具有价值的数字记录的保存行为[6]，包括收集、整理、保存、组织、检索、传播、利用、传承等全部过程[7]，而日记类App实现的创建、保存、标引、检索、分享等功能满足了个人数字存档要求。从日记类App的特点来看，其在实现自身强大功能的基础上，可以最大限度地降低操作的难度、减少操作的程序[8]，因为其便捷性、易操作性、经济性优势成为个人数字存档的重要工具。
二、日记类App应用于个人数字存档的现状分析
（一）日记类App的基本情况
1.数量。截至2020年6月30日，以“日记or日志”为关键词在App Store进行检索合计得到1817条结果。但由于App推广中的关键词覆盖策略（即为了提高App在用户检索结果中出现的频率，开发者往往通过提供多达数百个关键词对App进行关键词标引）影响了检索结果的精确性，为此，笔者对关键词检索出来的结果进行人工手动统计，共有日记类App 475个。
2.应用场景。按照应用场景的不同，如表1所示，现有的日记类App可以分为3个类别。
3.功能。选取10个不同类型的日记类App进一步梳理其功能发现，现有的日记类App可以归纳为日记创建、标引、存储、检索、分享五大功能。如表2所示，10个日记类App均实现了日记创建、存储、分享功能；如表3所示，仅有5个App提供标签分类功能，仅有4个App提供检索功能。
（二）日记类App应用于个人数字存档的成效
1.激励公众积累创建个人数字档案的意愿。一是突破了场景、时空的限制，激励公众创建个人数字档案。过去公众利用文字记录在特定载体上才能创建日记，而日记类App以手机取代“笔”，以免费下载、随时取用的App取代了不便携的日记本。此外，公众还可以选择文字、贴纸、视频、音频、各类模板等形式来记录个人生活，这给用户创建日记的过程带来了更多的趣味性和便利。二是通过情感满足和身份认同激励了用户创建个人数字档案，如在“DayFlow日记”上提供了“一起写”功能，即可以邀请家人、好友同写一份日记，创建关于家庭、集体的共同回忆。
2滿足个人数字存档的基本要求。一是提供廉价、便捷、多样的保存方案，公众可以免费下载和使用大多数日记类App，没有任何额外的保存成本，摆脱了对纸张、U盘等存储载体的依赖，可以随时将记录保存在个人终端设备或云端存储空间。二是初步实现了检索功能，部分日记类App如“Mori手帐”提供了固定标签供用户使用，并支持设置个性化的标签对日记进行分类，在检索界面能通过标签导航栏对日记进行简单检索。三是发展了高效的传播利用渠道，日记类App不受时空的限制，能随时随地转换成用户需要的格式进行分享和传播，通过与社交媒体的对接，大大提升了传播和利用的效率，有利于个人数字档案社会价值的实现。
（三）日记类App应用于个人数字存档的不足
1.保存范围盲目扩大。其一，确定保存范围时具有较大的主观性，个人数字存档由个人自行决定选择哪些档案进行保存[9]，个人往往出于日后参考、维系情感、保存记忆[10]，或是保留证据等目的进行个人存档[11]。其二，由于日记类App提供廉价且不受限制的保存空间，以及用户缺乏专业档案知识，他们更倾向于选择保存所有信息而不论其是否具有保存价值，甚至会保存一些已经无法读取、内容丢失的个人数字档案，这样既增加了工作负担又无利用价值。[12]保存范围的盲目扩大，使个人数字存档变得混乱，导致真正有价值的资源得不到利用，降低了后续文档再现和检索的效率。
2.标引检索实现不足。一是标签、分类、检索等基本标引组织过程在App中的覆盖面不够广，如上面表3所示，在被调查的10个日记类App中仅有4个同时提供标引和检索功能。二是分类层级单一，检索方式单一。提供标签分类的5个App都只提供依据时间或者主题的一级分类，目录层级较少，不能准确反映档案的内容，分类缺乏条理性和深度，给用户后续检索等管理工作带来不便。
3.长期保存面临风险。其一，日记类App开发以商业机构为主，而中国的小微企业的平均寿命在2～3年，一旦这些App被停止运行和维护，那保存在其上的个人日记就面临丢失和不可读的问题。其二，在用户自行决定创建、删除或者保存日记的过程中误操作、手机损坏或丢失等风险往往会导致日记不可读。其三，日记类App存储的数据都在其购买或租用的云端存储空间或者服务器上，来自网络空间的病毒和木马程序都可能造成用户个人日记被泄露或者篡改。
4.隐私安全难以保障。个人数字档案中包含的大量个人信息，不仅属于个人隐私信息，还具有一定的财产属性。[13]根据“时光手帐”的隐私政策，其收集了用户的个人信息（姓名、出生日期、身份证号码等）、设备信息（设备名称、设备型号等）、位置信息和日志信息，但用户无从得知这些隐私信息的状态。个人归档行为的不规范，来自网络环境的病毒、木马程序，平台出于经济利益导致的用户隐私数据泄露都使得隐私安全面临危险。
三、日记类App应用于个人数字存档的优化对策
（一）引导支持为主，规范归档行为
要规范日记类App档案保存范围，档案机构不应直接参与其中，而是发挥指导作用，引导公众科学选择其中有价值的部分进行保存，其价值鉴定要符合社会总体价值。[14]
档案机构可以通过讲座、视频资料、案例分享等方式引导公众正确认识档案价值，制作相关的教育短视频分享到日记类App平台和档案机构相关平台，培养公众对档案内容的选择和鉴定能力；还可以联合相关商业机构通过咨询答疑、操作指南、线下体验等方式引导公众提升存档能力，引导公众对相关技能进行自主学习和相互交流，协助公众定期检测个人数字档案的格式兼容性、可读性、完整性、安全性等方面的问题，尽量避免无效存档的发生。
（二）推进标准制定，深化分类方案
因为个人存档存在隐私权和知识产权问题，档案机构一般无法直接和有效地介入个人存档的具体实施中[15]，档案机构应推进相关标准制定来指导商业机构和公众的实践活动。
档案机构要积极制定关于个人数字存档的标准规范，对个人数字存档中的保存格式、载体、标引著录等做出明确规定，深化分类方案，建议可以按照时间—主题两级分类、时间—地点—主题三级分类或者事件—地点—人物—主题四级分类进行，帮助用户建立个人数字存档目录，为后续的资源整合、检索、分类奠定基础。
（三）积极开展合作，完善保存方案
档案机构可以和商业机构开展合作，商业机构支付一定费用后，可以将数据合并存储在档案机构数字资源中，使其数据安全不受企业寿命影响，保障用户的数字档案长期可存取。
档案机构可以立足自身保管条件，向用户开放一定的保存空间，用以实现多重备份、异地备份和异质备份，来避免因为载体损坏、自然灾害等多种原因对个人数字档案造成的不可逆损害。
（四）强化法律监管，保障公民隐私
在法律层面，档案机构要加快对个人数字档案的相关立法工作的推动，明确商业机构参与个人数字存档活动的合法性，以法律形式确定商业机构访问用户个人信息的权限。
在管理层面，为了应对个人信息泄露、损毁和丢失等可能出现的风险，档案机构和商业机构要共同制订应急响应方案、安全预案，以便及时止损。档案机构要对商业机构实行监督和管理，积极责成商业机构坚持公开透明原则，联合相关部门对泄露用户隐私的行为进行严厉打击，确保商业机构不利用隐私数据谋取非法的利益。
四、结语
数字化、网络化浪潮席卷全球，个人数字档案达到了无处不在、无所不包的状态，解决如何科学、有效地收集、整理、鉴定、保管个人数字档案，开发利用个人档案信息资源问题，已经显得非常迫切。[16]档案机构要坚持移动优先策略，建设好自己的移动平台，管好用好商业化、社会化的互联网平台；通过合作的方式引进社会力量开发个人数字存档App，平衡个人数字存档中档案机构、商业机构和用户之间的权责界限；要针对个人数字存档制定相关的法律方针政策，保障公民的隐私权；要通过宣传、教育的手段提高公民的存档意识，引导公民更积极、科学地进行个人数字存档。
注释及参考文献：
[1]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯，2012（3）：4-8.
[2]胡燕.我国档案资源体系建设多元化探析[J].档案学通讯，2013（5）：67-70.
[3]国家档案局.档案移动服务平台建设指南[EB/OL].（2020- 08- 09）[2021- 02- 16].https：//www.saac.gov.cn/daj/ hybz/201903/a425717f869447538983cbde832a688b/files/ bcaa685bbb6e4c4d82b096b15ad148ed.pdf.
[4]冯湘君.大学生个人数字存档行为与意愿研究[J].档案学通讯，2018（5）：13-17.
[5]凯文·凯利.必然[M].周峰，董理，金阳，译.北京：电子工业出版社，2016.
[6]周耀林，黄玉婧，王赟芝.个人数字存档对象選择行为影响因素研究[J].档案学研究，2019（3）：106-112.
[7]何芮.非物质文化遗产传承人个人数字存档研究[J].云南档案，2015（10）：46-50.
[8]薛辰.档案馆移动服务方式与模式研究[J].档案学研究，2016（5）：94-98.
[9]Marshall C C.Rethinking Personal Digital Ar？ chiving，Part 1[J].D-lib Magazine，2010.
[10]Cox R J.Digital Curation and the Citizen Archivist[J].Digital Curation：Pratice，Promises & Prospecte，2009：102-109.
[11]M C Kemmish S.Evidence of Me [J].Archives and Manuscripts， 1996，24（1）：28-45.
[12]段先娥.我国大学生个人数字存档现状调查与策略研究[D].武汉：武汉大学，2018：38.
[13]孙强.档案利用中的个人隐私保护问题探析[J].档案学研究，2014（4）：40-43.
[14]谭彩敏.新时期档案价值鉴定研究：背景、标准、主体[J].北京档案，2019（12）：26-28.
[15]陈忠海，常大伟.档案学视角下的个人存档若干理论问题探讨[J].档案与建设，2016（3）：8-11.
[16]黄体杨.我国个人档案管理研究述评[J].档案学通讯，2016（3）：13-18.
作者单位：武汉大学信息管理学院
