浅析国有企业档案管理工作中的问题

    朱帅

    国企档案管理正是国企改革的重要一环，因为档案管理随着社会的进步、经济的发展逐渐复杂化，为企业的良性发展也起到了至关重要的作用，因为档案管理已经和企业的生产、经营等各方面融合为一体，但是目前国有企业的档案管理中依旧存在着诸多问题，如果不及时解决，会对企业的改革发展起到严重的滞后作用。本文主要从国有企业档案管理工作的问题着手分析，并提出了相关对策，以期为国企档案管理工作水平的提升起到一定的启示作用。

    一、国有企业目前档案管理的情况

    目前我国有数量众多的国有企业，在中央或地方政府的指导下，实现了多元化经营，而这类国企也逐渐发展成为企业集团，目前已经成为我过经济市场的中坚力量，为我过经济的发展起到了不可或缺的重要作用，随着科学技术的不断发展，企业的管理也逐渐向现代化、科学化转变，以企业的档案管理而言，伴随着信息技术的不断革新，与传统管理方式相比有了翻天覆地的变化，特别是规模较大的集团公司，档案管理有着一定的复杂性，因此亟待对管理进行升级。本文主要针对国有企业集团的档案管理工作展开研究，这类集团拥有一定数量的分公司或区域公司，这些公司中，大部分自负盈亏，具有相对独立的地位。而这类企业集团的档案管理情况主要有一下几个特点：

    一是集团公司在档案管理中，对下属的各个二级单位档案管理具有监督的权利，与此同时，集团公司下属的各公司在档案管理中也具有较为独立自主的权利，这是因为国有企业集团下属的众多单位中，大部分都具有独立的企业法人;

    二是集团公司与下属各个单位中，档案管理情况和水平大有不同，一般来说，集团公司的档案管理工作开展情况较好，相应的档案管理设备和水平也较为先进，而且随着多年的发展也都有科学的管理制度，但是集团公司下属的各个单位由于其生产经营规模较小、部门职权不清晰等原因，因此甚至有些单位甚至没有专人进行档案管理，硬件设施也较差;

    三是集团公司下属的各个单位在档案管理的分类方面比较混乱，并未完全按照国有企业档案分类规范对档案进行分类，这样造成的后果主要有两个方面，一方面在检索档案时费时费力，另一方面也会造成档案的丢失，为企业造成严重的损失;

    四是集团公司下属各单位区位因素导致的，由于各单位根据生产经营的侧重点不同，处于不同的区域，甚至有些较大的国有企业还跨越了不同的省份，因此集团公司在对下属单位档案监督工作的开展产生了较大的阻力。

    二、国有企业档案管理存在的问题分析

    目前国有企业的档案管理主要采用的是多级档案室的办法，即集团公司设立专门的档案管理部门，下属的二级公司也专门设立相关的档案室或办公室，二级公司下属单位也设立相关档案管理部门，要求需要有专人负责。各级单位的档案管理部门分别负责对本单位的档案进行归档管理等等，上级公司对下级公司的档案进行监督。这种管理模式在企业成立之初是十分高效的，因为企业发展之初，人员构成较为单一、数量较少，目前大多数国有企业的档案管理依旧沿用这种方案，但随着社会的进步、经济市场的变化，企业部门的逐渐增加，各类专业人才越来越多，企业的人数也不断增加，这种多级管理的方式也出现了诸多问题，主要表现在以下几个方面。

    （一）监督职能难以实现

    无论是集团公司，亦或其下属的各个单位，档案部门的工作开展主要是围绕本单位进行的，尤其是国有企业集团中，集团公司下属的各单位具有独立法人的情况下，各单位自主权较大，再加上档案工作本身具有一定的复杂性，因此上级公司对下级公司档案管理工作的监督职能难以实现。事实上，对于大型的国有企业集团而言，由于其下属公司较多，甚至还存在诸多跨省集团，因此在档案管理的监督工作开展中，上级公司对下级公司档案的管理和检查在频率也很低，即便查出了问题，囿于各单位实际的条件，即便拿出了整改方案，也难以落实下去。

    （二）资源整合不畅

    资源整合是提高企业运营效率的基础，同时更是有力保障，然而目前国有企业的档案管理工作开展过程中，资源整合难以实现。集团公司和下属各单位各自对本公司的档案进行归档和管理，集团公司的档案室中，对下属各单位的重要档案并未留存备份，这样一来，档案资源的整合难以实现。除此之外，目前国有企业还有一个重要的问题就是档案的管理工作开展方向重点在管理性的档案上，比如人事等等，而生产、经营和技术方面的档案较为轻视。

    （三）管理人员综合素质低

    一般而言，国有企业的档案管理工作属于政工类，虽然目前政工工作的重要性已经逐渐被企业管理者所重视，但这依旧不够，从档案管理部门的人员配置等方面可见一斑。档案管理的复杂性除了要细致的将各类档案分门别类之外，还对管理人员的综合素质有较高的要求，因为档案除了人事、文书之外，还有经营、技术、生产等多方面的内容，因此档案从业人员要想胜任档案管理工作，必须具有较高的知识储备，必须对企业的生产、经营、技术等知识都有较深的涉猎。但现实中，这类一专多能型人才大都放在了企业的生产领域，究其根本原因还是因为企业对于档案管理等政工方面工作的重视程度不够，薪资水平也有一定的差别，因此难以吸引到综合素质较高的人才。除此之外，许多单位并未设置专门的檔案管理部门，而档案管理工作的开展也有其他部门的员工进行兼职，即便有专职档案管理员，由于缺乏直接的晋升渠道，也使得管理员工作的积极性降低。再加上企业并未对档案管理工作进行专门的培训进修，从而使得档案管理工作的质量难以得到保障。

    三、国有企业档案管理工作的对策

    （一）建立科学高效档案管理体系

    关于国有企业的档案管理，我国早已经出台了相关法律，因此对于国有企业来说，应该严格按照法律规定开展档案管理工作。集团公司作为企业的中心，应该对下级各单位的档案部门进行统筹管理，整合各部门的重要档案资料，并严格落实指导监督任务，对于跨省集团，也应该及时开展督导工作，集团公司可以利用信息技术，在云端对各下属子分公司实现档案工作的检查，集团公司下属各单位也必须密切关注和配合集团公司档案管理的指示，根据集团公司档案室的规划和目标，再结合自身发展情况制定相应的发展计划，更好的与集团公司进行对接，建立高效的档案管理体系，合理利用好档案资源，为企业的长久发展打好根基。

    （二）建立科学适宜的档案管理制度

    国有企业的档案管理上长期以来随意性较大，其规章制度也较为陈旧，因此必须建立科学的档案管理制度，因为唯有制度化才能保证档案管理的效率。集团公司首先应该根据自身发展状况，制定相应的档案管理制度，将档案管理的细则明确张贴在档案室之中，起到警醒作用。其次也要根据自身的发展情况及时对档案管理制度进行调整和优化，尤其是对下级单位的档案管理制度上，要深入了解下级单位的实际情况，对其档案管理制度的制定和优化进行一定的指导，除此之外，为了使建立的档案管理制度落到实处，必须定期对档案管理的专职人员进行考核，以保证档案员能够熟悉档案管理制度，从而更好的胜任档案管理工作。

    （三）创新档案管理的方式方法

    随着时代的进步，信息化技术的不断成熟，目前国内外对档案信息方面的管理早已运用了更新的技术和方法，比如国内为数众多的企业早已经引入了信息化的档案管理系统，在档案管理中发挥着重要作用，甚至还有些企业根据自身的实际情况，投资为自身量身打造除了档案管理系统，极大的方便了档案管理工作的进行。但是有些企业引入的信息化管理手段，却并未充分发挥其作用，因此必须深入挖掘档案管理系统的潜力。首先，要利用档案管理系统提升档案管理工作的水平，比如对于规模较大的企业集团，集团公司可以运用远程方式，在档案管理系统中对下级各单位的档案部门工作进行监督和指导，这样一来跨越了时间和空间的阻隔，加强了集团公司档案管理的统一调度能力。其次，利用档案管理系统为企业管理做好“参谋”，档案管理系统的优势在于能够将各类档案更为高效的进行分类，在企业的运营管理中，决策者可以利用档案管理系统，将所需的相关档案以电子文档的方式任意打开，从而为决策者的决策起到辅助作用。

    （四）打造高素质档案管理人才

    要打造一支高素质的档案管理人才队伍，首先需要企业对档案管理真正重视起来，只有上层领导从思想上意识到档案管理的重要性，才会积极推动档案管理工作的升级，也会带动更多的高素質档案管理人才加入到档案管理工作中去。另一方面，应该对档案管理方面的专业性人才进行引进，增加档案管理工作的新鲜血液，引入高素质专业性的档案管理人才，将专业的事情交给专业的人去做，才能真正发挥其作用，提升档案管理工作的整体水平。除此之外，还应该对档案管理人员进行统一培训，培训内容除了相关的档案管理法律和企业规定之外，还要对档案管理工作的方式方法以及多种专业知识开展培训，培训结束后要进行考核，根据考核结果落实相应的奖惩措施，从而激发档案管理人员学习的积极性。

    四、结语

    对于国有企业而言，档案管理工作是不可疏忽的一个重要内容，尤其是在当今转型的关键时期，因为良好的档案管理体系不仅可以提升档案管理工作的效率，同时也能为企业未来的可持续发展起到一定的辅助作用。本文主要就国企档案管理工作中的问题进行了分析，并提出了相应对策，旨在为国企档案管理改革起到一定的启示作用。

    （作者单位：山西汾河焦煤股份有限公司）