医院档案管理工作的问题及改进措施
王红
[摘要]受公立医院改革工作的影响，近年来很多医院的医疗卫生服务质量都得到了显著提升，档案管理工作同样实现了较快发展，但如果从现代化、信息化档案管理的角度来看，不少医院的档案管理工作却仍然存在着一定的不足，并不能够将医院档案资料在各工作领域中的价值充分发挥出来，而这也使医院的持续稳定发展受到了较大限制。因此，本文对当前国内医院在档案管理方面存在的普遍性问题进行了分析，同时围绕这些档案管理工作问题的解决措施展开了探讨，以期促进医院档案管理水平的提升。
[关键词]档案管理；医院；档案资料
中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）08-0071-03
医院档案是各项医疗工作活动中直接形成的具有查考保存价值的不同形式和载体的历史记录，是医院各项工作利用的合法凭证和依据，也是医院信息资产和财富。在医院的重大经营决策、临床诊疗、科研教学、基本建设、设备仪器、行政事务、财务管理、检查评比、达标升级，以及解决医患纠纷与维护单位及职工利益等方面，档案都具有较高的利用价值，因此有必要针对医院档案管理工作问题及相关改进措施进行研究。
一、医院档案管理工作的现存问题
（一）档案意识相对薄弱
面对提高医疗服务水平的迫切需求，当前很多医院虽然在发展过程中得到了国家的大力支持，但基本都习惯于将工作重心放在临床诊疗、科研等方面，希望通过技术创新、先进技术引进、高素质医护人员培养等措施，为患者提供更好的医疗服务，对于工作效果难以得到直接体现的档案管理工作，重视程度则相对不足，在人力、资金等方面的支持力度也比较小，这对于医院档案管理工作的有效开展是不利的。另外，在部分医院领導干部档案意识不强的情况下，医院各岗位职工也常常会出现对档案管理缺乏重视的问题，并不愿意主动配合档案管理人员完成资料收集、整理等工作，而这也给档案管理工作带来了不小的困难[1]。例如在科研档案管理工作中，部分医院科研人员将科研项目的相关资料视为个人私有财产，不愿及时上交论著、专利证书等材料的原件，最终使科研档案的完整性受到影响。
（二）档案管理制度缺失
医院档案管理的工作内容十分复杂，在档案资料内容、类型不同的情况下，其相关管理要求也同样会存在明显差异，档案管理人员必须针对各类档案的特点及相关应用需求，完成收集、归档、整理等方面的管理工作，保证档案管理的有效性。然而目前由于不少医院对于档案管理工作的重视程度不高，在相关工作制度的建设上也比较滞后，因此并未能够建立起完善的档案管理工作制度体系，经常会出现制度针对性不足，部分档案管理制度缺失、制度要求不明确等问题，而在缺乏明确、细化工作制度作为指导的情况下，档案管理工作的有效性也必然会随之降低[2]。另外，近几年不少医院虽然对档案管理工作的重视程度有所提高，建立了相对完善的档案管理工作制度体系，但对于制度内容的更新却仍然有所不足，尤其是在医院信息化建设持续推进的情况下，随着医院档案管理工作逐渐实现信息化，工作内容、工作形式、工作要求等都发生了较大改变，如果仍基于原有的工作制度对档案管理工作提出要求，自然也就无法取得理想工作成果。
（三）专业人才有所不足
当今人才竞争日益激烈，国内很多医院虽然都十分重视对高素质人才的引进与培养，但无论是外部人才引进还是内部人才培养，同样主要集中于医疗、管理等领域，针对档案管理工作的人才引进与培养并不多，而这也使医院档案管理部门出现了专业人才明显不足的问题，即便医院能够通过信息化建设来为档案管理工作提供支持，但在缺少专业档案管理人员的情况下，档案管理工作质量也同样很难得到保证。另外，很多医院的档案管理人员多为兼职，而且人员更换也较频繁，无法集中有效精力掌握档案知识，也缺少系统的档案业务培训，对档案工作也缺乏责任心，思想上忽略档案管理的重要性，对档案的收集、整理、保管等不规范，很少对档案深入研究，开发编研资料，充分有效地利用档案。缺少专业专职的档案管理人员，不能保证归档质量，造成档案管理业务素质不高，开展工作的方式方法制约了医院档案管理工作的发展，不利于医院管理。
（四）信息化基础建设不规范
在信息化发展趋势的影响下，当前不少医院都开展了档案管理信息化建设，以期尽快实现信息化档案管理，使档案管理工作效率、工作质量得到显著提升。但从实际情况来看，由于部分医院在档案管理信息化建设方面的投入相对较少，有关档案管理工作的长期发展规划也有所不足，因此各类基础设施的建设仍处于相对滞后的状态，并不能够满足信息化档案管理的需求，而医院档案管理的整体水平也随之受到了巨大影响[3]。例如在档案管理信息化趋势下，很多医院虽然实现了从传统手工操作管理向计算机自动管理的转变，但在进行档案整理、分类、编目等工作时，却仍然习惯于按照原本纸质档案管理的思维进行，使信息化档案管理的优势很难充分发挥出来。例如在档案分类整理方面，经常会出现新旧分类大纲同时存在的情况，一旦新旧大纲中的档案分类标准出现冲突，就很容易导致档案号混乱等问题，造成人力、物力的大量浪费，降低档案工作效率。
（五）信息安全问题凸显
在医院档案管理信息化建设的推进过程中，医院不仅需要面对资金、技术方面的诸多问题，同时还会面临严峻的信息安全问题，尤其是在医院各类纸质档案资料逐渐转为电子档案资料的情况下，医院档案管理的信息安全问题更是显得十分突出，如果不能及时采取有效应对措施，就很可能会造成重要数据信息的泄露，给医院各项工作的正常进行乃至患者个人隐私安全带来巨大影响。例如在病历档案的管理工作中，一旦有档案资料出现泄漏，那么病例中记录的患者个人隐私信息就会被他人所获取，并应用于恶意营销、电信诈骗等活动，干扰患者的正常生活，严重时甚至还会使患者出现财产损失。
二、医院档案管理工作中问题的有效解决措施
（一）转变档案管理观念
对于现阶段的医院来说，要想提高自身档案管理水平，解决档案管理工作中出现的诸多问题，首先必须转变自身的档案管理观念，加深对档案管理工作的了解，并在充分认识档案管理工作重要性的基础上，加大对医院档案管理工作的支持力度，使各项档案管理工作得以有效展开。例如在档案管理信息化建设中，医院就需要加大对档案管理工作的资金投入力度，为各项信息化建设工作提供充足的资金支持，以便于引进先进设备，完成信息系统、数据库的开发建设，为档案管理信息化的实现提供支持[4]。而在重医疗管理，轻档案管理的环境下，档案人员则可以在收集档案资料的同时，与各相关科室兼职档案人员做好档案宣传工作，并积极、主动、热情地提供档案利用服务，做好相关档案利用登记工作。另外，医院需要将档案利用的典型事例记录下来，或者对所产生的档案利用经济效益展开精确计算，在每年年终汇总后上报给相关领导和主管部门领导审阅，以充分体现出档案资料的重要作用，赢得领导高度重视和支持及各科室工作人员的积极配合。
（二）完善档案管理制度
为保证医院档案管理工作的有效性，医院还需进一步加强对档案管理工作制度体系的建设，针对医院档案类型多样、内容复杂的特点，对不同类型档案的管理工作进行明确区分，建立更加具体的细化工作制度，以保证工作制度内容的针对性。例如在科研档案管理工作制度的建设上，就需要充分考虑针对科研文件材料分散的特点，加强科研档案收集与科研管理工作间的联系，对科研档案的收集工作方法加以创新，将科研人员的档案归档情况与个人考核挂钩，建立更具针对性的归档制度。同时，医院还要根据国家档案局、国家卫生健康委员会及省市等上级部门相关档案管理体系中的各种管理办法、规章制度，制订出适合本单位各种门类、各种载体的档案管理体系，将医院档案工作的各项规章制度、管理办法明确下来，并对部分规章制度进行公示。此外，档案管理工作還必须遵循集中统一领导、分级管理的原则，形成由院领导分管、主管科室领导负责、各相关科室负责人组成的档案工作目标管理领导小组与考核小组及档案室档案人员，各相关科室档案兼职人员组成的档案管理网络体系，保证职责明确、分工到位，使档案工作有章可循、有据可依，科学规范、职责明确，进而保证归档质量，提高档案管理水平和利用率。而在归档方面，医院应明确电子档案的归档方式要求，要求档案管理人员在将电子档案存储在信息系统中后，借助光盘、磁盘、磁带等介质对档案进行异地备份，并注明档案的建档日期、内容、分类等相关信息。而在电子档案的存放期间，则需要对档案文件进行复制，并将复制后的各套电子档案分别用于查阅、封存与利用。
（三）建立专业人才队伍
医院档案是一项专业性与服务性很强的工作，档案人员必须具备一定的档案专业知识和业务技能，而且也要具备较高的政治素养和良好的职业道德。面对专业档案管理人才的缺失，医院还需进一步加强对专业档案管理人才的引进与培养，以期尽快建立专业化的档案管理工作队伍。例如，在人才引进方面，医院不仅要转变传统的人才观念，提高对档案管理类专业人才的重视，同时通过提高工作待遇、制定人才引进计划等方式，积极引进具有良好专业素养的档案管理人才，使其能够为各项档案管理工作的有效展开提供支持。在人才培养方面，医院应根据不同岗位档案管理人员的工作内容、工作性质、工作要求，为其建立常态化、针对性的培训体系，以帮助其不断提高专业素养，掌握各项工作技能。例如，医院可以对科研档案管理人员进行定期培训，帮助其了解科研工作中各类档案资料的格式、内容、类型、作用等，以便于后续的档案整理、分类、归档。在电子档案管理工作中，医院需要组织档案管理人员参加信息技术培训活动，保证其能够掌握信息系统操作、电子档案保存等方面的技能，尽快参与到信息化档案管理工作中来。
（四）加强基础设施建设
在档案管理信息化建设过程中，医院虽然需要关注对先进技术、设备的引进，但对于各方面基础设施的建设也同样是十分重要的。例如，为凸显信息化档案管理在工作效率方面的优势，医院需要根据档案管理工作的实际需求，对档案管理信息系统进行开发，保证档案管理人员能借助信息系统完成电子档案分类存储、检索查阅、复制下载等工作，使档案管理工作能够变得更加便捷、高效。在网络环境方面，医院则需要建立网络管理部门，由专业人员负责对医院内部网络环境进行维护，同时完成档案管理信息系统的更新、维护等工作，在保证档案管理信息系统正常运行的同时，为档案管理人员提供更加稳定的网络环境[5]。
（五）强化信息安全管理
随着当今社会信息安全问题的逐渐凸显，医院档案管理工作所面临的信息安全隐患也同样变得越来越大。解决医院档案的信息安全问题，保证各类档案信息的安全性，则需要医院灵活应用各类信息安全防范技术，对信息安全管理工作加以强化。例如，为加强对档案管理信息系统的保护，医院应加强对系统的用户访问控制，通过设置身份验证防火墙、设立系统访问权限等级等方式，限制内、外部人员的非法访问行为，避免电子档案信息出现泄漏。档案查阅、档案收集等工作则需要利用数据加密技术对待传输的保密文件进行加密处理，以免其在传输过程为他人所截取。
三、结语
总而言之，医院档案管理工作对于医院临床诊疗、科研、财务管理、人事管理等各项工作的展开都有着很大帮助，虽然从目前来看，很多医院的档案管理仍存在明显不足，档案管理工作的效果也并不理想，但只要能够在档案管理制度建设、信息安全管理、基础设施建设等方面采取有效的应对措施，就必然能够使医院档案管理工作发挥出应有的作用。
参考文献：
[1]于英娜.新医改背景下医院档案管理的现状与创新措施[J].传媒论坛，2020，3（12）：115，117.
[2]黄凯.新形势下医院档案管理现代化的问题及相应对策分析[J].中国医药指南，2020，18（9）：291-292.
[3]高海燕.大数据环境下医院档案管理的SWOT分析[J].山西档案，2020（1）：139-142，47.
[4]范佳正，邹萍萍.互联网背景下现代医院档案管理改革策略和模式创新[J].中国卫生标准管理，2019，10（14）：7-9.
[5]李凌霄.医院档案管理信息化建设的问题与措施[J].中西医结合心血管病电子杂志，2019，7（21）：13.
