智慧档案馆发展必然性和建设策略研究
李星玥 张斌
摘要：智慧档案馆建设是档案信息化发展的重要趋势，明确我国智慧档案馆的内涵、发展的必然性和建设策略有利于提高其建设质量效率。文章通过探析数字档案馆与智慧档案馆的关系进而明确智慧档案馆的内涵，从档案工作转型、用户需求转向和技术发展等方面论述智慧档案馆发展的必然性，并提出以打造共建共享共治格局为建设目标、着眼于人的需求和发展、立足于档案馆建设实践、关注档案内容和实体管理以及完善档案工作环境等智慧档案馆的建设策略，为智慧档案馆建设提供参考。
关键词：智慧档案馆 数字档案馆 智慧
Abstract： The wisdom archives construction is an important trend in the development of archival in？ formatization. By clarifying the connotation， inevitabili？ ty of development and construction strategies of wis？ dom archives in China， it is conducive to improving the quality and efficiency of their construction.By ex？ ploring the relationship between digital archives and wisdom archives and then clarifying the connotation of wisdom archives， the inevitability of the develop？ ment of wisdom archives is discussed in terms of the transformation of archival work， the shift in user needs and technological development.It also propos？ es strategies for the construction of wisdom archives with the construction goal of creating a common con？ struction， sharing and governance pattern， focusing on human needs and development， basing on ar？ chives construction practices， focusing on archival content and physical management and improving the archival work environment， which provide references for the construction of wisdom archives.
Keywords： Wisdom archives；Digital archives；Wisdom
2003年8月20日，青島市数字档案馆通过国家档案局组织的科技成果鉴定，成为国内第一个正式投入运行的数字档案馆。[1]截至2020年12月，我国已有55个全国示范数字档案馆（室）。随着档案馆建设的不断发展，智慧档案馆越来越受到重视。杨来青等人于2013年提出，从发展的眼光看，数字档案馆受理念、资源、技术等因素制约，存在一定的局限性，智慧档案馆是档案馆未来发展的新前景。[2]此后，智慧档案馆的相关理论与实践探讨不断深入，学者们指出，档案馆的模式向高级档案范式和新型档案馆模式转变，如今已迈进智慧档案范式，向智慧档案馆发展。[3]
一、智慧档案馆的内涵
学者们对于数字档案馆与智慧档案馆的关系主要有“升级论”（阶段论）和“并行交叉”两种描述。[4]毕娟提出“智慧型档案馆是数字档案馆发展延续和升华”[5]。许桂清肯定了这一观点，并指出了智慧档案馆和数字档案馆在建设目标、理念、内容等方面的不同[6]。而陶水龙认为“智慧档案馆与数字档案馆相互独立、各司其职，智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持”[7]。数字档案馆建设和智慧档案馆建设都是我国档案信息化发展的需要，两者在理论研究和建设实践上有所交叉。明确数字档案馆与智慧档案馆的差异，理顺两者之间的关系，才能更好地推动我国档案馆建设。
从建设内容看，数字档案馆通过数字化技术将模拟信号转变为数字信号，实现馆藏数字化和原生电子档案的管理；而智慧档案馆不仅需要在数字档案馆的基础上进行档案内容的数据化和知识化管理，实现深层次的开发利用，同时还要实现档案实体的智能管理，提供智慧化服务。从建设目标看，数字档案馆建设主要是解决电子文件或电子档案的管理问题；智慧档案馆在此基础上，还需解决档案馆智能化管理问题，即实体档案馆建设。因此，智慧档案馆既需要利用智能技术对档案数字资源进行数据挖掘和知识管理，也需要实现档案馆建筑、运行设备、档案实体等智能化管控，通过物物互联、数据互联、知识互联等实现档案内容和档案实体的双重智慧化管理，提供智慧化服务。
虽然智慧档案馆在学界尚未形成统一的明确定义，但基本达成以下共识。一是强调智慧化服务。杨来青等人提出智慧档案馆应当利用物联网、云计算等新技术智能进行管理，提供档案信息泛在服务[8]；傅荣校、施蕊认为智慧档案馆应当提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务[9]；巨珺认为智慧档案馆应当实现无线泛在、个性互动的档案智慧化服务[10]，即学者们普遍强调智慧档案馆服务的个性化、人性化和精细化等。二是注重智能技术的运用。杨来青表明云计算、云存储、大数据等技术为智慧档案馆提高存储和服务等能力提供可能；[11]杨桂明提出智慧档案馆的建设基于物联网、云计算、大数据、云平台、人工智能等技术手段。[12]三是坚持“以人为本”理念。王小健等人提出智慧档案馆要贯彻以人为本理念[13]；李桦提出智慧档案馆要坚守技术为人服务的根基，以用户为中心，实现人文关怀[14]。基于智慧档案馆的以上特性，本文认为，智慧档案馆是贯彻以人为本理念，以传统实体档案馆和数字档案馆为基础，运用智能技术实现档案信息资源知识管理和实体档案馆智能管控，并提供智慧化服务的档案馆模式。
二、智慧档案馆发展的必然性
现代档案管理工作的需要、智能技术的发展和用户档案信息需求的知识转向使得智慧档案馆成为数字转型背景下档案馆建设的必然趋势。
（一）数字转型的迫切需求
随着信息化的快速发展和数字化管理的大力推进，档案信息资源成倍增长，对档案的长期永久保存提出了挑战。在档案工作数字转型背景下，档案馆的管理对象从档案实体扩展至数字代码，工作环境也扩展至虚拟空间，管理难度和工作量大幅度提升。面对信息时代的海量数据，依靠经验的传统人工档案管理方式已经不能满足档案管理的需求，档案工作数字转型需求迫切。因此，档案馆需要改变传统管理方法，从现代档案管理工作需要出发，利用人工智能等技术实现档案管理过程自动化，简化档案实体管理，提高管理效率。
（二）技术推动档案馆智能建设
我国重视科技在档案馆智能化建设中的应用。 2021年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。[15]此外，人工智能、海量数据存储技术、知识管理与数据挖掘技术、OCR和手写字扫描识别技术、声音转化文字技术、人脸识别技术、多媒体数据访问和检索技术、服务导向体系架构技术、电子档案凭证保障和验证技术等技术的应用和发展为智慧档案馆的建设提供了现代化手段和方法[16]。
（三）用户信息需求的知识转向
知识经济时代，用户的档案信息需求发生变化，用户不再满足于单一查找档案，而是希望借助档案解决实际问题。档案馆不只是被动地接受信息查询，还需要根据用户日益增长和变化的信息需求，通过档案数据的知识管理，主动为政府提供决策支持、为企业提供知识咨询、为公众解决实际问题，提供更多样、更丰富、更人性化、更精细化的档案智慧化服务。
三、智慧档案馆的建设策略
智慧档案馆是档案馆建设的高级形式。智慧档案馆与传统档案馆在建设定位、目标和管理对象等方面均有所不同，在档案工作环境、档案实体管理、档案内容管理等方面仍有待进一步健全与完善。因此，笔者结合时代发展需求，立足档案馆建设实践，从智慧档案馆的目标、理念、原则、路径和保障等方面提出智慧档案馆的建设策略，为智慧档案馆建设提供参考。
（一）以打造共建共享共治格局为出发点
党的十九大提出建设科技强国、网络强国、数字中国、智慧社会等发展目标，面对新的时代要求，我国积极实施国家大数据战略，推动数据驱动型创新体系构建。[17]在宏观层次上，智慧档案馆作为数字中国、智慧社会的重要组成部分，只有在充分保障国家数据安全的前提下，从国家数字化战略角度对全国智慧档案馆的组织体系和档案管理工作进行全局部署和整体规划，出台相关法律政策推动数据的开放共享，实现各城市之间的互联互通，打破信息壁垒，才能实现档案资源的高效流转，破解“信息孤岛”问题。[18]此外，在智慧档案馆总体规划过程中需要注意数字鸿沟和建设定位问题，多方位考量经济、信息化水平等因素，明确各省市智慧档案馆的差异定位，实现智慧档案馆的合理布局，分步骤、分阶段推进全国智慧档案馆的总体建设。在中观层次上，智慧档案馆的建设和运行过程中涉及多个参与主体，如档案馆、大数据局、政府、企业、公众等，需要智慧档案馆加强与相关部门之间的数据共享和业务协同，处理好各级档案馆、政府、大数据局等主体的关系，充分发挥各类主体优势，打造共建共享共治格局。
（二）以人的需求和发展为动力点
钱毅通过信息链的分析明确了“智慧是在语义理解层次上不断深化的必然”并且“强调终极判断的人类价值，强调智慧是需要人参与的，智慧档案馆不可能是‘无人档案馆”。[19]人是发展的根本目的，也是发展的根本動力。一切为了人，一切依靠人，二者的统一构成智慧档案馆建设以人为本原则的完整内容。智慧档案馆建设应当始终秉承以人为本的理念，包括“以档案人员为本”和“以用户为本”两方面。[20]一方面，智慧档案馆建设需要多元化复合型专业人才，档案人员是档案馆建设的根本动力，这对档案人员的专业能力和知识素养提出了新要求。与此同时，在智慧档案馆建设过程中必须充分考虑档案人员的需求，注重档案馆管理系统设计的实用性和便捷性。另一方面，满足用户需求是智慧档案馆建设的最终目的，如利用5G、人工智能等技术让用户通过网络终端随时随地进行档案检索、咨询和获取，同时通过感知记录用户的活动轨迹、使用信息等，深入分析用户的习惯和偏好，适时主动推送信息，实现服务内容、方式、时空的个性化，为用户提供无线泛在、个性互动的档案智慧化服务。
（三）以档案馆建设实践为立足点
从传统档案馆到智慧档案馆的发展过程主要经过了以智能楼宇系统建设为主的档案馆智慧建筑建设[21]、以传统档案数字化和原生电子档案管理为主要任务的数字档案馆建设、以档案内容信息管理和知识管理为主要任务的智慧型数字档案馆建设[22]、以提供智慧服务为主要任务的智慧档案馆建设等四个阶段。各个阶段之间虽然没有明确界限，但每一阶段的主要矛盾和建设重点有所不同。目前我国已经在智能档案馆和数字档案馆建设方面取得一定成果，正处于第二阶段和第三阶段之间，未来发展趋势仍是建设智慧档案馆。智慧档案馆的发展过程如图1所示。
值得注意的是，智慧档案馆虽然遵循着物物互联、数据互联、知识互联、智慧服务的发展主线，但是由于档案馆实体和档案内容是智慧档案馆建设并行发展的两个方面，所以各阶段的发展并非直线型，也有可能出现跳跃式发展。明确智慧档案馆建设各阶段的特点、重点和主要建设内容，有利于指导智慧档案馆个体依据自身建设所处阶段明确其未来建设方向和重点，推动智慧档案馆建设的顺利开展。
（四）以档案实体和内容管理为切入点
智慧档案馆是实体档案馆建设和数字档案馆建设融合的高级形式。智慧档案馆在关注档案信息资源数据化、知识化管理的同时，应当注重档案馆实体管理的智慧化，利用物联网等技术使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理。[23]因此，智慧档案馆建设应从档案馆档案实体管理的智慧化和档案内容管理的智慧化两条路径切入。
档案馆实体管理的智慧化包括档案库房、设施设备、档案载体的智慧化管理，应以便于利用和安全防范为原则，利用技术进行烦琐的基础性、重复性工作，辅助档案馆人员进行智能化管理，提高档案管理工作效率。档案馆馆藏档案内容的智慧化管理是数字档案馆建设的继承和发展，包括对档案信息内容进行收集、管理、存储和提供利用；应用云计算、大数据、人工智能等新兴技术，进行大数据分析及数据挖掘，探索档案数据信息的潜在价值，实现档案信息资源的有效开发利用。智慧档案馆应当从档案的元数据著录深入到档案内容的信息管理、知识管理，对档案内容的管理实现从大颗粒、中颗粒到微颗粒的转变[24]。
（五）以档案工作环境为支撑点
智慧档案馆建设发展受到内部和外部环境的双重影响。从外部看，政治、经济和法律等因素在宏观层面上影响着智慧档案馆发展的规模、速度和质量[25]。这是因为，智慧档案馆的建设与发展离不开长效的资金支持、有力的合作投资环境、国家数字发展战略和政策引导以及信息安全和知识产权法的完善等。智慧档案馆外部环境的发展是智慧档案馆发展的重要前提，外部环境制约着智慧档案馆的发展建设。从内部看，智慧档案馆的业务流程和工作内容与传统档案馆有所不同，内部工作环境受到工作制度、业务系统和信息技术等因素影响。因此，智慧档案馆内部环境优化需要明确资源管理、设施管理、业务流程和系统管理等组织管理运作方面的具体工作规范细则；建立针对档案管理各个业务活动的数据库，并根据其特点实施精细化管理，通过高效、协同、全面的业务系统实现智慧档案馆的整体管理和系统运营；运用物联网等技术强化档案馆的智能管理和控制，为智慧档案馆的管理运作环境提供有力保障。
此外，档案工作环境建设不能一蹴而就，需要分析智慧档案馆建设评价指标，建立评价体系，形成反馈机制，进而推动智慧档案馆建设。智慧档案馆建设评价指标应涉及制度规范、馆藏资源、基础设施、系统环境等方面，档案馆根据各项指标判定档案资源全程控制情况、档案工作统筹管理水平等，并结合实际情况，明确下一阶段的建设任务和内容，持续推进智慧档案馆建设。
随着智慧理念的出现和人工智能技术的不断发展，我国智慧档案馆建设已经取得初步成果。但是真正实现智慧档案馆的建成还需要大量时间和精力的投入。只有在智慧档案馆建设过程中明确智慧内涵，把握好建设重点，才能有的放矢，推进我国智慧档案馆的发展。
注释及参考文献：
[1]青岛市档案局.关于印发《青岛市区（市）数字档案馆建设方案》的通知[EB/OL].（2004-01-14）[2020-12-11]. http：//www.qingdao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/ n24631609/n24631623/120909011001508341.html.
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[15]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-09）[2021-06-09]. https：//www.saac.gov.cn/daj/tout？ iao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.
[16]杨冬权.智慧档案馆（室）：我国档案馆（室）建设的新方向[J].中国档案，2020（11）：68-74.
[17]共产党员网.新华社评论员：用好大数据，布局新时代——学习习近平总书记在中央政治局第二次集体学习时重要讲话[EB/OL].（2017-12-10）[2020-10-29]. http：//news.12371.cn/2017/12/10/ARTI1512915854679902. shtml.
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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
