高校档案信息资源整合研究
张占武
摘要：高校档案记录着学校发展、学术研究等诸多重要信息，具有一定的利用价值。目前，高校档案资源的整合工作还存在着缺乏共享途径，缺乏科学的机构，缺乏专业人才，未能实现信息化、智能化等问题。针对上述问题，文章探索了有效整合高校档案资源的途径，从开发系统软件，健全管理机构，优化人才队伍，加强智能化、数字化建设等方面提出整合高校档案信息资源的具体措施。
关键词：高校档案 信息资源 整合
为顺应时代发展需求，高校做好档案信息资源整合工作显得尤为重要。同时，高校在建设智慧校园方面，要积极运用数字化、信息化等技术整合档案信息资源，才能提高档案资源利用效果。
一、高校档案信息资源整合的必要性
（一）高校发展迫使档案信息资源整合成为发展必然趋势
高校在发展过程中会积累、使用大量的信息资源。这些信息资源经过整理、筛选后，被高校以档案的形式进行储存、管理，它们作为高素质人才智慧的结晶，包含着大量文化学术成果，极具利用价值。高校开展教学、党政等工作，为社会提供信息服务，都要依托档案管理工作。有效地开发、整合、利用档案信息资源，能为高校及社会提供科学的技术指导；同时结合社会利用需求及利用效果对档案信息资源予以完善，加速建立档案信息资源结合体，为利用者提供准确的资源信息服务，不仅是对档案信息资源的有效整合，还能及时为党政管理等工作的开展提供可靠的信息数据支持。[1]
（二）有助于实现高校档案信息资源服务技术化
在各种先进科学技术影响下，大众获取档案信息的路径更加多样化，获取的内容也更加丰富，并且对档案信息资源的使用频率也在不断增加。由于档案信息资源内容繁杂、数量较多，所以在短时间内很难实现资源的高效利用。因此，只有科学地整合高校档案信息资源，明确主题内容、信息条目，做好归纳整理，才能提高档案信息资源使用效率。高校利用大数据、物联网、互联网等先进的技术及相关设备开展信息资源整合工作，主动构建具有科技属性的档案信息资源整体，将有助于提高对档案信息资源的收集、整理、保护、利用效果。同时，完成档案信息资源整合后，应积极购买现代化设备，构建档案信息资源库，推动档案资源智慧化管理，不断展现资源共享、共用的效果。
二、高校档案信息资源整合存在的问题
（一）缺乏共享途径
虽然国内各大高校的档案馆都筹建了独立的数字档案数据库，但这些数据库往往只收录本校的档案资源，并未与其他高校档案馆建立信息交流与共享渠道，致使高校间的档案资源管理工作成为信息孤岛，降低了档案信息资源的利用价值。
（二）缺乏科学的机构
高校档案信息的种类、数量繁多，若缺乏专业的档案管理机构，则不能有效利用所存储的档案信息资源。部分高校建立的档案管理部门，也仅限于收录、存储、提取信息资源等工作，不能对档案信息的价值进行开发，影响了档案信息资源的利用效果。[2]
（三）缺乏专业人才
高校整合档案信息资源时，需要专业素质高、专业知识丰富的人才。但目前高校档案资源管理部门中缺乏专业的档案管理人才和信息技术人才，导致高校档案信息资源整合工作陷入困境。
（四）未实现信息化和智能化
近些年，高校在整合档案信息资源的过程中，虽然引进了一些电子设备、计算机设备，初步实现了档案信息资源管理信息化，但档案资源的整合管理工作仍停留在档案信息的储存、录入层面，没有达到高校所属各门类档案有机结合和资源共享的智慧化工作状态。
三、高校档案信息资源整合的途径
高校档案资源整合的途径通常有两种：基于专业整合与基于部门智能整合。“基于专业整合”是指“通过数字化技术处理高校各部门之间的档案，以形成专业实用的档案资源库”；“部门智能整合”是指“基于数字化技术，将所有职能部门制作标识字按顺序排列，统一整理高校在发展、建设时产生的影音图像等文件，完成档案信息资源数据构建”。[3]上述整合信息的路径均需智慧校园网管中心系统平台支撑，工作中使用科学的方法，把全部档案信息资源统一制作成为标准化的数据，用这些科学标准的数据建立电子档案，形成科学易操作的档案信息操作平台，再把各门类档案的数据进行统一整合，由此补充、优化信息資源库。另外，要将应用界面设计得符合用户需求，并在方便内网用户查询信息的同时，也通过互联网为外网用户提供查询服务，从而实现档案数据资源共享。
共享信息资源的前提是有效整合档案信息资源。各高校要根据档案数据信息的形式科学配置资源。通常整合档案信息时包含档案实体整合、档案数字信息整合等诸多内容，一般采用整体化等理念完成信息通项平台的构建，这样既能有效地整合档案信息资源，又能优化档案库存结构，更能大力发挥高校智慧校园数字档案的作用，全面服务师生及需求者。
四、高校档案信息资源整合问题的解决措施
（一）开发系统软件保障档案安全
在实践中要努力开发实用性强的系统软件，并不断提高操作流程的规范性，确保著录期间文件名、重点字段的规范性，提供科学合理的档案管理利用模式。此外，还要重视为电子档案安全提供保障，实践中可从以下三方面入手：一是通过加密技术为非公开的电子档案内容提供保障；二是通过责任签署制度保证文件作者的真实性和文件内容的准确性；三是通过防火墙技术针对外界恶意入侵提供安全保障。
（二）尊重规律科学开展档案信息化工作
各种文书资料记录所形成的档案在不同时期以不同的方式形成档案。研究显示，国内诸多高校虽然开启了档案信息化、电子化建设工作，但多数档案依旧采用纸质形式存放。此类纸质档案在处理中需要根据统一标准，利用扫描工具进行数字化处理。通常高校经过长年发展，已存储了海量纸质档案资源，因此纸质档案数字化处理的任务十分繁重，要结合自身状况，科学地开展工作。档案信息化建设不是一蹴而就的事情，要按部就班地开展，在实践中要结合客观需求和真实现状，采取重点突破、循序渐进的方法，通过边实践、边总结的方式不断探索符合高校档案数字化改革的路径。高校可以采用数字化技术先处理一些档案资料，然后结合档案使用情况记录表分析档案信息利用的效果，把利用率较高的档案进行信息化处理。最后总结经验，设计符合高校档案资源信息化规律的可行性方案。在整合库存档案资源时应合理运用数字数据，建立科学实用的数字智慧档案资源库，为资源共享提供便利条件。
（三）健全管理机构并优化人才队伍
首先，高校应结合发展状况，设立专门负责档案信息资源整合的管理机构，并安排有档案管理资质的人员担任机构负责人。其次，高校应积极建设优质的档案信息资源整合工作队伍，为这项工作的开展提供人才保障。比如，聘请满足档案信息资源整合数字化、信息化、智能化等要求的综合型、复合型人才，合理安排工作岗位；优选一批敬业、工作能力强的工作人员，参加专业领域的继续教育培训，不断扩充人才队伍；设立兼职档案信息整合工作岗位，以保证档案收集路径的畅通，健全档案的收集及管理制度。[4]
（四）加快实现智慧校园建设
一是在智慧校园建设中添加档案信息化内容。国内诸多高校均在建设智慧校园，但部分高校未能正确理解智慧校园的含义，以致盲目投入重金采购大量的系统、软硬件等，却未能统一分类管理档案信息资源，导致信息系统间协调性降低，各部门不能及时有效地做好归档工作。因此要科学管理，合理规划。二是高校科学设计智慧校园建设标准。档案信息资源的核心是数据信息，在共享、集成数据时往往与各部门、各系统存在关联，所以要有效统筹、完善顶层设计。系统运用期间给后期档案归档与系统对接提供基础保障。[5]三是做好收集、归档数字化档案信息资源的相关工作。高校在处理数据信息时，传统的方法是建设统一的网络平台，然后再根据数据类型构建各类业务平台，进行数据收集处理。为了提高档案信息整合效率，可积极推广、运用智慧网络系统，打造全新的整理体系。四是主动编制、开发、运用数字化档案信息资源，集成数据的第一步是确定具体传输数据、归檔范围，从而明确基本数据、专有数据，为数据的一致性、准确性提供保障，助力高校智慧校园建设。
（五）重视双套制档案库房构建
目前，高校应秉持“双套制”原则开展档案信息整合及管理工作，即“同步保存纸质档案资料、电子档案于库房里”。虽然诸多院校建设的库房符合保存纸质档案和电子档案的标准，但依旧要对库房智能管理和防磁设备（防磁柜）性能进行提升。因此，要按照档案管理信息化建设标准，优化库房环境完善多种存储介质，并对本地存储和异地备份工作进行不断完善。必须做好“十防”及防病毒、防泄密等工作。
*本文系国家档案局科技支撑计划项目“西部高校档案资源整合与共享研究”（编号：2020-X-070）的研究成果之一。
注释及参考文献：
[1]王海鸥.档案信息资源整合与利用探讨[J].兰台内外.2020（27）：40-41；53.
[2]张洁网络环境下档案信息资源整合研究[J]..档案时空.2019（10）：34-35.
[3]方鸣，丁家友，裴洋.文旅融合背景下的档案信息资源整合研究——以苏州市为例[J].档案学通讯.2020（6）：54-60.
[4]周向阳.基于互联网环境下档案信息资源整合的思考[J].机电兵船档案.2019（3）：68-69.
[5]彭进香.大数据背景下的高校智慧校园建设研究[J].数字技术与应用.2019（9）：61-62.
作者单位：宁夏医科大学档案馆
