疾病预防控制机构仪器设备档案管理探讨

2022.09.20

陈慧

摘要：本文旨在阐述疾病预防控制机构仪器设备档案的收集、管理和利用在质量控制、设备管理中的重要性，强调如何发挥仪器设备档案在疾病的预防、控制及科研中的作用。

关键词：疾病预防控制;仪器设备;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.017

随着我国对外开放和经济体制改革的不断深化，借鉴外国对检验机构管理的先进经验，制定了对检验机构考核的标准，实施计量认证考核。而仪器设备是实验室正常开展检验工作，保证检测/校准工作质量，获取可靠测量数据的基础，也是取得准确可靠测量数据的重要资源之一。所以仪器设备档案管理的好坏，直接影响着疾病预防控制机构计量认证考核的成败。同时仪器设备档案也反映着疾病预防控制机构对疾病预防和控制的整体水平及发展潜力，是单位重要的财产。因此，做好仪器设备档案的收集、管理和开发利用，对促进疾病预防控制机构的卫生服务水平、实验室能力建设和科研工作卓有成效的开展具有十分重要的作用。

1 做好仪器设备档案管理的意义

1.1 儀器设备管理的重要性

随着疾控机构能力建设的提升和进程的加快，日常监测和检测活动对大型精密仪器设备的依赖度日益增大，仪器设备的需求和使用呈多元化、高级化和复杂化，完整的仪器设备档案承载着购前可行性论证、申购批复、政府采购、安装、验收、使用、维保直至报废等全过程，能客观、完整、连续地反应大型仪器设备的运行状况，保证检测结果的准确性和可溯源性[1][2]。

1.2 仪器设备档案是提高保养和维修效率的必备条件

实践中，仪器设备在投入使用一定的周期后，容易出现零配件磨损、腐蚀松动和线路老化等故障，对仪器设备的使用性能和检测精度有直接影响，必须及时进行维护和检修，缩短停机时间;此外还要主动、及时地对仪器设备进行定期维护和检修，确保仪器设备处于良好的检测和运行状态，以降低使用成本、减少故障的发生率和延长仪器设备的使用寿命。这些维保工作均需仪器设备档案的基础资料，方可及时联系仪器设备的厂家或供应商等协助维护和检修[3]。

1.3 仪器设备档案可为疾控机构设备采购提供参考依据

现代科学技术发展日新月异，疾控机构日常工作需采购大量的高尖端仪器设备，完整规范的仪器设备档案，可为日常申购同类型的仪器设备提供参考，使采购计划和经费预算更加的科学精准，为单位领导决策提供更加科学的依据。

2 实践中，疾病预防控制机构仪器设备档案的经验做法：

2.1 疾病预防控制机构仪器设备档案材料分类。

疾病预防控制机构仪器设备档案材料可分为六类。第一类：仪器设备前期采购相关材料;第二类：仪器设备验收材料;第三类：仪器设备出厂材料;第四类：仪器设备的维修等材料;第五类：设备使用过程中产生的各类记录材料。第六类：设备使用过程中的检定材料。

1）仪器设备前期采购相关材料，主要包括购买设备申请报告;批准采购设备的办公会议纪要，如果是上级配送的设备应有上级拨款或配送设备的文件;大型设备可行性报告;采购计划、采购合同、政府采购申报表、医疗设备申购审查表等。

2）仪器设备验收材料，是指设备接收/启用日期记录;对设备符合规范的核查验收记录;固定财产登记卡等。

3）仪器设备出厂材料，主要包括装箱单、合格证、生产许可证明、服务承诺、保修卡、使用说明书等。

4）仪器设备的维修等材料，是指设备的任何损坏、故障、改装或修理的历史记录。

5）设备使用过程中产生的各类记录材料，主要是指设备的使用记录和维护记录。

6）设备使用过程中的检定材料，主要包括检定证书、校准证书、测试报告、测试证书等。

2.2 疾病预防控制机构仪器设备档案的收集

做好仪器设备档案的收集工作，应该明确责任，把仪器设备档案的收集工作编写进单位计量认证的程序文件、单位管理制度和年终目标考核方案中。另外，可以将仪器设备档案的收集工作纳入科室的绩效考核范围，与绩效奖金挂钩，增加各室科人员的档案收集意识，为收集仪器设备档案营造良好的气氛。实践证明，这一举措大大提高了仪器设备档案资料收集的完整性和及时性。仪器设备档案的收集可以从以下两个方面开展：

1）定期收集。仪器设备的前期采购、维修、使用和维护记录、检定材料等可以由各具体使用科室负责收集，到年末统一移交单位档案室。

2）动态收集。在实践工作中，笔者发现，许多具体使用仪器设备的科室比较喜欢在设备开箱时把说明书等重要资料拿走，为的是方便自己使用，从而造成资料的流失。所以仪器设备采购或调拨到位后，可以由计量员、使用科室、档案管理员、采购员等按照说明书、装箱单进行开箱清点验收，验收合格的仪器设备由单位档案管理员对开箱材料进行登记和建档，开箱的设备资料原件由单位档案室负责存档后再复印给具体使用的科室。这样档案管理员不仅可以了解仪器设备的来龙去脉，还能了如指掌的掌握仪器设备的出厂资料，有利于及时收集的同时又便于今后有的放矢的对仪器设备档案进行管理。

2.3 疾病预防控制机构仪器设备档案的管理

1）建立仪器设备档案应当符合计量认证评审准则的要求，可以按科室分类，对仪器设备以一台一档的方式建立档案。同类的多只小型计量器具，如微型振动器、移液器、照度计等则可建立在同一个案卷里，集中存放相关材料。

2）可以利用现代科技手段，通过财产管理软件将仪器设备录入计算机，建立固定财产登记卡，并且给每台仪器设备编写一个唯一的设备代码，并把设备代码用标签纸粘贴在档案盒的上方，有利于检索和查找。

3）按照计量认证要求，所有的仪器设备均有明显的标识来表明其状态。仪器设备的状态标识分为“合格”、“准用”和“停用”三种，通常以“绿”、“黄”、“红”三种颜色表示。在档案盒的下方可以对应其要求，用绿、黄、红不同颜色的标签纸标识该仪器设备的状态，以便及时发现停用的仪器设备，有利于仪器设备档案的日常分类管理。

4）计量认证评审准则中特别强调建立仪器设备档案的重点是对检测/校准有重要影响的仪器设备和主要的大型仪器设备。笔者在实践中发现，在评审中往往重点检查的就是这些档案，因此，我们在档案管理中，可以有针对性的收集和补充这些仪器设备的材料，可以有效的提高计量认证评审的通过率。

2.4 开发利用疾病预防控制机构仪器设备档案信息资源

1）仪器设备档案的管理为疾病预防控制机构通过各类认证提供了支持。仪器设备档案不仅可以服务于疾病预防控制机构的计量认证评审，还可以为食品检验机构资质认定、实验室认可、职业健康检查机构资质认证等各类认证的通过发挥应有的作用。

2）仪器设备档案可以为疾病预防控制机构设备的购置提供参考。近年来，随着人感染H7N9禽流感等的传播和流行，国家进一步加大了对疾病预防控制机构仪器设备的投入，仪器设备档案可以使领导全面了解设备的技术指标、功能及参数，通过同类设备之间的对比，更好的为领导决策服务，有利于设备的更新换代，避免重复购置。

3）仪器设备档案可以为仪器设备保驾护航。仪器设备档案，如同对人们实行定期体格检查，生病时医生诊治建立“病历”一样，况且仪器不像人能主动的反映病情[4]，当仪器发生故障时，仪器设备档案可以及时找到病因所在，维修时可以节省时间和精力。

3 当前仪器设备档案管理工作中主要存在问题。

3.1 信息化管理程度不高

大部分单位，特别像疾病预防控制机构这种技术部门，管理者更注意的是相关的业务科室的信息化水平，对行政部门的信息化管理不够重视。许多单位只是简单的投入电脑、打印机等设备，很少会采用现代化的办公系统，就算是有相关的办公系统，由于系统的功能有限，只能进行简单的数据录入，不能准确的反映每一台仪器设备的现状，难以使仪器设备的管理清晰化，条理化。

3.3 资产管理不到位，人员不稳定

管理存在比较突出的问题是各科室的管理人员更换频繁，而且以兼职为主，资产管理的意识和专业知识储备不够，尤其是实验室这些仪器设备多的科室，会出现仪器设备与仪器设备编号不匹配的混乱现象，稍有不慎，儀器设备很容易丢失和混乱，造成资产流失。

4 仪器设备档案管理的建议和对策

4.1 加大投入，不断完善仪器设备信息系统

信息化的档案管理模式是伴随着计算机信息技术与数据库技术的逐渐普及而发展起来的一种科学、高效、便捷的管理模式，在大型仪器的档案管理中有着越来越广泛的应用[5]。加大对仪器设备信息系统的投入，使得仪器设备的自动采集、分布、动行状态等情况可以随时随地的查询，能在一定程度上促进疾病预防控制机构仪器设备档案管理的科学化和现代化。

4.2 定期进行资产核查

建议每三到五年进行一次资产核查，通过资产核查，进一步完善完整的资产台账，使资产状态清楚、管理到位。为仪器设备档案收集管理工作创造有利的工作条件。

5 结语

仪器设备档案的收集、管理和利用在疾病预防控制机构检验服务能力和技术水平的提高中起着重要的作用，在日常工作中系统化、规范化的做好仪器设备档案可以更好的为疾病预防控制机构服务。

参考文献