基层单位档案规范化管理的实现路径
李明秋
[摘 要] 切实做好档案规范化管理，能够促使基层单位的档案分类、整理、归档逐步向规范化、标准化、信息化迈进，使得档案管理更加科学、规范、高效，符合时代发展所需。然而，时下多数基层单位的档案管理工作因诸多因素影响，距真正实现规范化管理还有较大差距，须全面剖析现状并积极探索实现路径。文章基于多年的基层档案管理实践经验，首先剖析了当下基层单位档案管理的普遍现状，然后就档案规范化管理提出了自己的见解，与众档案管理同仁共享。
[关键词] 基层单位；档案管理；规范化管理；实现路径
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、基层单位档案管理的普遍现状分析
（一）档案管理机制不够完善
1.档案管理的服务机制不完善
人们对于档案的保密理念已根深蒂固，致使档案信息得不到有效利用，服务理念陈旧，档案管理实践孤立，档案管理工作提供不了社会服务职能，体现不了发展空间和社会效益观，严重影响了档案的社会价值和经济价值。
2.档案管理的激励机制不健全
基层单位对于档案管理的激励机制不够完善，以致档案管理工作人员的工作积极性不高，从而在一定程度上影响了档案管理工作的质量。
（二）档案管理制度存在问题
一是档案的权属问题尚不清晰，基层单位对档案的建档权、所有权、管理权、知情权和监督权等未做出明确规定，在出现问题后往往找不到责任主体，容易产生管理空白或是多重管理现象，不利于档案管理的规范化。
二是基层单位档案的收集、归类和保管缺少规范化流程，仅仅由业内专业人员收集整理资料，对如何归档、如何建立卷内目录、如何组卷、如何管理销毁没有明确统一，造成档案混乱。
三是基层单位档案以保密为由开发利用程序极其復杂，服务意识淡薄，开放流程冗长，满足不了数字化、信息化建设要求，对档案规范化管理造成了一定的困难。
（三）技术管理层面存在不足
一是基层单位对纸质档案数字化标准尚未建立，在技术要求和格式转化、检索语言、通讯规则上不统一，信息组建标准把握不准，各基层单位各行其事，档案的信息网建设和资源共享难以实现，造成人力、财力和物力资源浪费严重，规范化管理成为基层单位档案数字化转型的薄弱环节和信息化建设的最大障碍。
二是基层单位对档案信息资源数字化范围鉴定困难，基层单位实现档案迈向纸质和电子文档相结合是必然趋势，但在操作过程中需要考虑保存价值、开发利用价值和档案密级，国家档案局对纸质档案数字化做了大范围的宏观规定，如“符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化”，对诸如“一定要求”很难精准把握，增加了数字化鉴定难度；另外，对鉴定后档案信息的真实性、完整性及安全性措施还不够完善，鉴定依据不足，造成基层组织档案操作不规范。
三是基层单位对信息资源数据库建立不够及时完善，不注重文档资源的收集整理，在图片、影像等多媒体形式上资源很少，并且对档案价值时效性关注不够，对超过某个时间段后降低或丧失实际价值没有概念，对信息网站录用的资源数据库更新不够及时，造成信息价值降低。
四是基层单位在档案信息的传输及利用上存在安全防范漏洞，从内部环境因素上讲，档案管理人员缺乏安全防范意识、操作技术、保密支持和法律行政约束机制，由于档案管理人员缺少系统培训，以及安全管理制度不符合当前网络的快速发展，档案信息网络与先进的新技术不相匹配等等都造成档案数字化的安全隐患；从外部环境因素上讲，档案信息网遭受病毒入侵、黑客攻击，引起系统瘫痪或数据篡改，将会带来不堪设想的后果，唯有从法律法规、制度体系上规范并从意识上约束，才能保障信息传输和利用的安全[1]。
（四）高素质专业人才配备不足
档案管理不仅需要懂专业技术、懂归档的专业技能人才，还需配备精通信息化处理的通用综合人才，如此才能适用当前涉及的多学科多领域综合性知识。然而，当前部分基层单位的领导不重视档案管理高素质人员的配备，以往被动服务和封闭的工作状态也在一定程度上影响了档案的质量，并成为当前档案规范化管理的瓶颈。
二、基层单位档案规范化管理的实现路径
基层单位档案规范化管理需要在社会经济高速发展的实践工作中不断完善，与时俱进，以人为本，依法建制，实现可持续全面协调规范化管理。
（一）完善档案管理机制
1.引进档案工作服务机制，使档案管理实现多元化发展
基层单位的档案管理不仅仅局限于内部咨询，交叉渗透的信息资源增多，固步自封已不适应档案管理发展方向，需要提高行政服务意识，拓宽深层服务理念，并从社会公众需求、档案法治宣传、电子商务平台等方面实现档案管理的价值，实现民众对于档案规范化管理的认可。
2.建立档案管理激励机制，使档案管理实现规范化发展
档案管理延伸采用工程技术的目标绩效管理办法，采取目标责任制，将目标逐层分解落实到人，形成竞争机制体系，并针对基层单位的具体情况建立健全适用性强、可操作性大的激励目标，激发档案管理人员的管理创新，推动履职能力和服务质量，促进提升档案管理的规范化[2]。
（二）健全档案管理体制
一方面，基层单位要规范档案管理，必然需要走法制化发展道路，对此，唯有将档案管理纳入法律范畴，如开放相关的安全保密级别、保证档案资源的共享，规避人为操作，才能保证档案管理的规范化。另一方面，基层单位要根据法律法规制定符合自身的规章制度，构建档案管理和利用的精简化程序。强化档案的监督管理，通过建立健全的规章制度，规范档案管理，并结合基层单位的工作实际，对档案接收、保管、节约、鉴定、利用、保密等做出明确规定，使档案管理的各个工作环节有章可循，并严格执行问题问责制度、强化责任担当[3]。
（三）抓好相应技术管理
基层单位要构建纸质档案数字化加工建设标准，实现信息资源全面共享。随着网络技术、办公自动化的普遍运用，消除档案数字化质量要求和安全隐患，需要管理规范化才能得到保障，要对文件的生成、保管、传输等进行全过程监控，管理模式和管理手段需要规范。
基层单位要完善数字化档案信息资源鉴定标准，确保档案管理安全稳定。通过科技手段的运用规范档案管理，鉴定档案资源的真实性、安全性和完整性，并对档案信息资源是否开放做出明确规定，特别是对严格保密的重要档案信息要提高保密级别，限制部分访问权限。
基层单位要创新特殊载体档案管理的工作机制，完成档案的规范化保管。将传统档案管理工作的重心转移到多样化的载体、信息化的对象、网络化的服务模式，是当前档案管理规范化的技术核心。对此，要完善网络建设，规范特殊载体档案信息的及时更新，严格对资料予以分类整理、数字化保存，进而实现档案的规范化管理。
基层单位要完善网络技术的安全体系建设创新，加强网络信息技术维护。档案管理专业性强，与时代发展紧密结合，档案管理人员要站在科学研究前沿，不断创新研究实践，定期对操作系统、档案数据库更新升级，谨防病毒入侵破坏，并通过法律意识教育、合同手段对资源管理者和利用者约束和监督，以从规范化和法制化方向消除安全隐患[4]。
（四）培养高素质专业人才
培养全面综合型档案管理人才，是档案规范化管理的关键。对此，在档案管理中要堅持人的自然、社会和精神属性，一方面，要充分调动档案管理工作者的创造性和积极性，并将关心、尊重和提供发展机遇相结合，保障个人权益，创造个人价值，使人的主观能动性充分发挥；另一方面，加强档案人员的专业技能和基础理论知识的大力培养，在现代高科技条件下强化档案信息的搜集整理和数字化加工技术，以显著提升基层单位档案管理专业人员的技术水平。
三、结语
综上所述，规范化管理作为基层单位档案管理的必然发展趋势，需排难奋进以求早日实现。然而，纵观当下，大部分基层单位仍在管理机制、管理制度、技术层面、人才配备等方面存有诸多问题，与真正实现规范化管理还存有一定差距。对此，需排除困难，切实改进，从法律规章、权威强制以及建章立制入手，依规范化管理要求建立健全相应管控制度、体系，并通过数字化技术、信息技术、网络技术等前沿科技的实践运用，以及高素质专业人才的足额配备与大力培养，全力推进基层单位顺利实现档案管理的规范化。
参考文献：
[1]肖秀梅.基层单位档案管理的普遍性问题与规范化途径[J].环球市场信息导报，2017（6）：124.
[2]李振国.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务，2020（17）：92-93.
[3]刘焱华.如何推进事业单位档案管理工作规范化与标准化[J].黑龙江档案，2020（1）：57.
[4]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化，2016，19（15）：174-176.
